Przebieg wdrożenia
Wdrożenie zostało przeprowadzone etapowo przez Autoryzowanego Partnera enova365 Comp-Tech sp. z o.o. :
1. Analiza przedwdrożeniowa - Przeprowadzono szczegółowe warsztaty procesowe, obejmujące obieg dokumentów zakupowych oraz cykl życia umów.
2. Projekt Workflow - Zaprojektowano dedykowane ścieżki workflow, uwzględniające strukturę organizacyjną i tryb pracy 24/7.
3. Konfiguracja systemu i testy - Skonfigurowano role, uprawnienia, reguły akceptacji oraz automatyczne powiadomienia.
4. Szkolenia użytkowników - Przeszkolono pracowników administracji oraz kadrę kierowniczą.
5. Uruchomienie produkcyjne - System został uruchomiony z zachowaniem ciągłości pracy organizacji.
Opis kluczowych procesów Workflow:
Obieg dokumentów zakupowych
Proces rozpoczyna się od elektronicznego wniosku zakupowego, inicjowanego przez uprawnionego pracownika. Wniosek zawiera opis potrzeby, szacowaną wartość, kategorię kosztu oraz załączniki.
Następnie dokument trafia do wielopoziomowej akceptacji, obejmującej m.in. kierownika jednostki, dział administracyjny oraz osoby odpowiedzialne za budżet.
Po zatwierdzeniu wniosek automatycznie przechodzi do realizacji, a powiązana faktura kosztowa jest rejestrowana w enova365 i przypisywana do odpowiedniego procesu. System zapewnia pełną kontrolę terminów oraz statusów.
Rejestracja i obieg umów:
Workflow obejmuje pełny cykl życia umowy – od projektu, przez akceptację, podpisanie, aż po archiwizację.
Umowy rejestrowane są centralnie w systemie, z przypisaniem kontrahenta, okresu obowiązywania, wartości oraz odpowiedzialnych osób.
System automatycznie przypomina o kończących się umowach, zapewniając ciągłość współpracy i eliminując ryzyko niekontrolowanych przedłużeń.
Efekty wdrożenia:
Wdrożenie rozwiązania przyniosło wymierne korzyści operacyjne, znacząco usprawniając codzienną pracę organizacji. Przede wszystkim skrócono czas obiegu dokumentów dzięki automatyzacji procesów oraz eliminacji ręcznych czynności. Rezygnacja z dokumentów papierowych ograniczyła koszty administracyjne i zmniejszyła ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. System zapewnia również automatyczną kontrolę terminów, statusów oraz ścieżek akceptacji, co zwiększa dyscyplinę procesową i terminowość realizacji zadań.
Z perspektywy strategicznej rozwiązanie zapewnia pełną transparentność procesów decyzyjnych, umożliwiając szybki dostęp do aktualnych informacji oraz historii działań. Organizacja jest lepiej przygotowana na kontrole i audyty, a dostęp do danych pozwala na skuteczniejsze zarządzanie kosztami i podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.
W długim horyzoncie wdrożenie gwarantuje skalowalność systemu oraz otwiera możliwość dalszej cyfryzacji i integracji kolejnych procesów biznesowych.
