Krajowy system e-faktur

Krajowy System e-Faktur

Bądź gotowy na dołączenie do KSeF. enova365 umożliwia łatwą integrację z Krajowym System e-Faktur i usprawnia obieg dokumentów.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur KSeF, to więcej niż platforma wymiany faktur między przedsiębiorstwami

KSeF to także:


miejsce zbierania i archiwizowania dokumentów – faktury elektroniczne w KSeF utrzymywane są przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione; po upływie tego okresu przechowywanie faktur leży w gestii podatnika, który jest zobowiązany robić to do upływu terminu przedawnienia,


narzędzie analizy i kontroli – administracja skarbowa, która ma szeroki dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur może analizować i kontrolować prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych.

Jak wystawić fakturę w KSeF

Jak wysłać albo odebrać fakturę KSeF w enova365

Jak wysłać fakturę KSeF w enova365?

1. Zaloguj się do systemu.

2. Wystaw dokument sprzedaży za towar lub usługę. 

3. Zatwierdź fakturę.

4. Wyślij fakturę do KSeF. Możesz wykorzystać do tego wbudowaną funkcję znajdującą się w czynnościach, albo skorzystać z funkcji widocznej na zakładce na fakturze. System enova365 podpowie Ci domyślnie definicję komunikatu potrzebną do wysłania e-faktury KSeF. Kliknij „wyślij”.

5. Po krótkim czasie oczekiwania dokument jest wysłany, a ty otrzymujesz wewnętrzny numer KSeF, który jest unikalny dla dokumentu.

6. Przesłana faktura jest dostępna do odbioru u kontrahenta.


Jak zaimportować, czyli odebrać fakturę KSeF w enova365?

1. Zaloguj się do systemu.

2. Z poziomu bazy danych przypisanej do danego NIP-u pobierz fakturę do ewidencji. Przesłana faktura jest fakturą zakupu. Możesz pobrać fakturę, wykorzystując wbudowaną funkcję. System podpowie Ci domyślnie definicję komunikatu potrzebną do zaimportowania faktur.

Wybierz przedział czasowy, za który chcesz pobrać faktury. System enova365 pozwala na pobieranie faktur KSeF z różnych przedziałów czasowych, w tym z całego miesiąca.

Możesz zaimportować jeden dokument, albo pobierać faktury grupowo. 

3. Pobrane faktury zapisują się na dysku lokalnym we wskazanej lokalizacji i są gotowe do importu po stronie enovy. 

4. Zaimportuj tak przygotowane pliki wykorzystując do tego czynność wbudowaną – czyli KSeF import. 

Nie tylko automatyzacja. Także szybsze odzyskiwanie należności.

Bezpłatne archiwizowanie faktur, szybsze ściąganie należności i krótszy termin zwrotu VAT to istotne korzyści z dołączenia do KSeF. Z drugiej strony, przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur jest wyzwaniem organizacyjnym i technologicznym. Żeby stało się dla firmy impulsem do rozwoju, jak najszybciej wprowadź odpowiednie procedury i zleć wdrożenie dopasowanych do potrzeb rozwiązań informatycznych.

Rafał Owsianik, konsultant modułu Handel enova365

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Co to jest?

Faktura ustrukturyzowana to faktura, która zawiera odpowiednie, zdefiniowane w przepisach informacje i ma specjalną strukturę. 


Format

E-faktura KSeF to plik XML, generowany według określonego wzorca. Platforma KSeF umożliwia także jej wizualizację w formacie PDF. 


Udostępnianie i otrzymywanie

Faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana przy użyciu interfejsu KSeF. Ma przydzielony przez system numer identyfikacyjny. 





Zakres raportowanych informacji

Ministerstwo Finansów zdefiniowało 370 pól faktur elektronicznych. Choć część pól w schemie faktury ustrukturyzowanej jest opcjonalna – czyli ich nieuzupełnienie może nie stanowić problemu pod względem technicznym – zakres informacji wymagany w schemie e-faktury jest szerszy niż zakres danych raportowanych w JPK_VAT, JPK_V7M, czy JPK_FA.


Data wystawienia

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu, w którym zostaje przesłana do systemu. Wówczas dokument jest weryfikowany w oparciu o wzór faktury ustrukturyzowanej. Jeśli jego odbiorca nie wyraził akceptacji, faktura zostanie mu przesłana w postaci z nim uzgodnionej. 


Jak przygotować się na Krajowy System e-Faktur

Jak działa Krajowy System e-Faktur?

FAQ

Co to jest KSeF?


KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to centralna, nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową baza faktur elektronicznych. To teleinformatyczna forma gromadzenia, przechowywania, przesyłania oraz analizy i kontroli tzw. faktur ustrukturyzowanych. 


KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Polskie firmy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już od 1 stycznia 2022 r. Do końca 2023 r. przystąpienie do KSeF i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych będzie jednak dobrowolne. 1 stycznia 2024 r. stanie się obowiązkiem.

Co robi wystawca faktury w KSeF?

W celu wysłania i pobrania faktury elektronicznej przedsiębiorca musi:

  • założyć konto na platformie KSeF,
  • zadeklarować listę osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur,
  • wystawić fakturę dla odbiorcy,
  • wygenerować plik XML z tą fakturą, zgodny ze specyfikacją KSeF i wysłać ją na platformę KSeF za pośrednictwem systemu ERP, łączącego się z Web API KSeF; wysłanie faktury wymaga autoryzacji procesu przez zarejestrowaną osobę fizyczną za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.


Sprzedawca może dostarczyć nabywcy fakturę w dowolnej formie, nie tylko przez Krajowy System e-Faktur.


Co robi KSeF?

Krajowy system faktur waliduje fakturę i wysyła informację zwrotną o jej poprawności wraz z nadanym numerem w KSeF.

Co robi odbiorca faktury?

Odbiorca, który również założył konto w KSeF pobiera fakturę z platformy i importuje do swojego systemu, w którym powstaje faktura zakupu.


Odbiorca faktury nie jest zobowiązany do pobierania faktur elektronicznych wyłącznie przez krajowy system faktur.

KSeF – projekt ustawy

Polski system ERP enova365

Ministerstwo Finansów poinformowało, że Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest w Polsce na mocy następujących ustaw:

1. Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076),

2. Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).

źródło: Ministerstwo Finansów

Dlaczego warto przystąpić do KSeF?

Darmowa platforma EDI

Bezpłatne archiwum faktur

Przyspieszenie obiegu dokumentów

Krótszy termin zwrotu VAT

Zwolnienie z JPK na żądanie

Darmowa platforma EDI

KSeF umożliwia elektroniczną wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi, czyli natychmiastowo przekazuje informacje, które są zawarte w dokumentach handlowych. Dołączając do KSeF, zyskujesz więc za darmo możliwość elektronicznej wymiany faktur.

10 najczęściej zadawanych pytań o oprogramowanie ERP dla biznesu

Bezpłatne archiwum faktur

Nie musisz już drukować i archiwizować faktur w firmie, ani wystawiać duplikatów. Wysyłając fakturę do krajowego systemu e-faktur i odbierając faktury za jego pośrednictwem w pełni wywiążesz się z obowiązku archiwizacji faktur.

enova365 dostawcą oprogramowania dla Narodowego Instytutu Zdrowia Publicznego

Przyspieszenie obiegu dokumentów

Odbiorca będzie szybciej otrzymywał faktury i szybciej przekazywał je do akceptacji w firmie. Im mniej dni potrzeba na wewnętrzną akceptację kosztów, tym szybciej faktury będą opłacane, a sprzedawca w krótszym czasie odzyska swoją należność. 

zmiany-w-podatkach-polski-lad-2

Krótszy termin zwrotu VAT

Dla podatników, którzy działają dłużej niż 12 miesięcy i w całym okresie rozliczeniowym wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane obowiązuje skrócony termin zwrotu VAT. Otrzymają oni jego zwrot o 20 dni szybciej niż pozostałe firmy – już po 40 dniach.


jak-systemy-erp-zwiekszaja-jakosc-uslug

Zwolnienie z JPK na żądanie

Biznes, który korzysta z krajowego systemu faktur nie ma już obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury JPK_FA w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF.

Integracja sklepu internetowego z ERP dlaczego warto

Przystąpienie do KSeF – wyzwania

Przyspieszony obieg dokumentów może zwiększyć zapotrzebowanie na środki pieniężne, a wdrożenie KSeF i dostosowanie procesów – generować dodatkowe koszty, związane m.in. z koniecznością zaprojektowania procesów, przeszkolenia pracowników oraz dostosowania systemu informatycznego do nowych potrzeb. Dodatkowo, w Krajowym Systemie e-Faktur nie ma możliwości:

  • poprawienia raz wystawionego dokumentu,
  • umieszczenia kodów nabywcy i odbiorcy – jest tylko EAN,
  • dodawania do faktur załączników – protokołów, specyfikacji czy gwarancji,
  • wystawiania faktur według indywidualnego wzorca, np. z logiem firmy.

dzien-ksiegowego-wazna-data-dla-biznesu

Warto jednak pamiętać, że z początkiem 2024 roku przystąpienie do KSeF nie będzie już dobrowolne. Lepiej więc zawczasu przygotować się na wyzwania. Przeanalizuj proces generowania faktur i zaimplementuj procedury, które zagwarantują poprawność faktur i rozliczeń z kontrahentami także po dołączeniu do KSeF. Czas niezbędny do przygotowania się na nadchodzące zmiany zainwestuj też we wdrożenie rozwiązań klasy ERP, które już teraz są przystosowane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, takich jak enova365. 

Praca w trybie hybrydowym jak się przygotować

Czy warto dołączyć do KSeF dobrowolnie, już w okresie przejściowym?

Nie czekaj z implementacją Krajowego Systemu e-Faktur na moment, w którym stanie się to obligatoryjne. Wydłużony czas na dostosowanie się do nowego systemu pozwoli Ci na wprowadzenie zmian we własnym tempie i dokładne przetestowanie nowych rozwiązań. Co więcej, to właśnie teraz, w chwili, gdy nie korzystają z niego wszyscy przedsiębiorcy, najłatwiej zyskasz dzięki jego wdrożeniu przewagę biznesową.

Rafał Owsianik, konsultant modułu Handel enova365

Jak enova365 współpracuje z KSeF?


System KSeF działa na podobnej zasadzie jak elektroniczna wymiana danych czyli EDI, a enova365 umożliwia ją już od wielu lat. 

W enova365 przy każdej fakturze znajduje się zakładka, która umożliwia wykonanie czynności służących do przesłania jej w trybie elektronicznego obiegu dokumentów.  enova365 umie też odczytywać pliki XML. Jest więc przystosowana do obsługi faktur ustrukturyzowanych w formacie zaproponowanym przez Ministerstwo Finansów. 

Przy imporcie lub eksporcie faktur możesz przejrzeć ich strukturę i upewnić się, że dane w niej zawarte są prawidłowe.

Przygotuj firmę na szanse i wyzwania związane z KSeF

Dofinansowanie na system ERP jak sfinansować zakup

Jako producent enova365, razem z siecią Autoryzowanych Partnerów, oferujemy wsparcie na każdym etapie działań związanych z przygotowaniem firm na przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur. 

1. Analiza procesów 

Sprawdzenie, jak przebiegają procesy finansowo-księgowe i gdzie po dołączeniu do KSeF mogą pojawiać się problemy.


2. Przebudowa procedur finansowo-księgowych

Wdrożenie procesów, których przebieg gwarantuje, że powstające dokumenty będą poprawne, a ewidencja kosztów i zamówień zgodna z polityką firmy po przystąpieniu do KSeF nadal będzie możliwa.


3. Automatyzacja

Dostosowanie istniejących rozwiązań informatycznych do integracji z KSeF oraz systemami kontrahentów lub wdrożenie nowego oprogramowania. Przygotowanie pracowników do obsługi nowych procesów finansowo-księgowych.

Masz pytanie o system KSeF?

Jakie nowe obowiązki będą mieli przedsiębiorcy w związku z KSeF?

Obowiązki przedsiębiorców po przystąpieniu do KSeF to między innymi:

  • wysyłanie faktur elektronicznych,
  • otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych,
  • pobieranie potwierdzeń i nadanych numerów KSeF,
  • rejestrowanie osób uprawnionych do KSeF.

KSeF – od kiedy obowiązek?

1 stycznia 2024 r. to termin, po którym dołączenie do KSeF jest obowiązkowe.

Krajowy System e-Faktur – jaka ustawa?

Ministerstwo Finansów opublikowało już podstawę prawną wprowadzenia w życie KSeF. Są to ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy od towarów i usług oraz decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r.

Jak skorzystam dzięki KSeF?

Krajowy system e-faktur już teraz stanowi obszerne, bezpłatne archiwum faktur. Ich obieg jest szybszy, niż obieg faktur papierowych. Przyspieszeniu ulegają procesy zamknięcia ksiąg oraz ściągalności należności. Firma działa efektywniej, bo procesy finansowo-księgowe zajmują mniej czasu, należności odzyskiwane są szybciej, a zarząd ma łatwy wgląd w informacje o kosztach i przychodach.


Formularz kontaktowy

  • Pana/ Pani dane osobowe będą przetwarzane przez Soneta sp. z o.o. w celu wysyłania informacji handlowych. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Poiltyce prywatności.

  • Ta strona jest chroniona przez Google reCAPTCHA. Więcej: Polityka prywatności.