System do zarządzania flotą samochodową
Zarządzaj flotą pojazdów. Rozliczaj koszty floty w jednym systemie.
Kontroluj flotę dzięki spójności danych.
Ewidencja pojazdów
Rezerwacje przejazdów i kontrola stanów liczników
Ubezpieczenie pojazdów
Zgłaszanie szkód, mandatów, przeglądów
Użyteczny system do zarządzania flotą samochodową
Poznaj narzędzie, które wspiera nie tylko fleet managera.
Flota enova365 oferuje wszystkie funkcje potrzebne do tego, by zoptymalizować zarządzanie flotą samochodów w firmach, które są właścicielami lub leasingobiorcami pojazdów: korzystają od kilku do kilkudziesięciu pojazdów.
W przeciwieństwie do dostępnych na rynku programów do zarządzania flotą samochodową, Flota enova365 to część systemu ERP. Dlaczego jest to ważne: informacje o wykorzystywaniu floty są płynnie przekazywane do osób lub działów, których może dotyczyć proces. Daje to szereg korzyści biznesowych, m.in. szybsze rozliczanie korzystania z floty samochodowej oraz wygoda dla fleet managera, który nie musi ręcznie przekazywać danych.
Jak wygląda w praktyce praca z modułem Flota?
Wywiad z współtwórcą rozwiązania.
- (…) To nie tylko ewidencja pojazdów, rezerwacje, zgłaszanie szkód. Warto również wiedzieć, że z jednej delegacji możemy rozliczyć kilka tras. Jeśli mamy dłuższą delegację, podczas której pojazd jest wykorzystywany do przemieszczania się po drogach krajowych oraz zagranicznych, to rozliczamy delegację wg różnych parametrów.
Jakie problemy rozwiązuje system zarządzania flotą enova365?
Problem: drobiazgowa ewidencja pojazdów
rozwiązanie: kontrola kosztów
Każdy nowy pojazd to kolejne dane, dokumenty i procesy, którymi należy zarządzać. To szereg czynności związanych z ewidencją, utrzymaniem w dobrym stanie technicznym czy rozliczeniem kosztów. Każda z nich zajmuje pracownikom czas. W każdy proces mogą się też wkraść błędy, co bywa źródłem wielu problemów. Kolejne wyzwanie to przypisanie kosztów do miejsc ich powstawania. Wdrożenie systemu zarządzania flotą, który jest częścią systemu ERP, pozwala uporządkować dane i zautomatyzować wiele czynności, co przekłada się na oszczędności i wyższą wydajność.
Problem: czasochłonna obsługa procesów
rozwiązanie: wszystkie opcje pod ręką
Jedno zintegrowane źródło danych – dotyczące pojazdów oraz wszystkich związanych z nimi zdarzeń, w tym rozliczeń – zwiększa wydajność pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie flotą, księgowych oraz, dzięki opcji rezerwacji, także pracowników, którzy korzystają z pojazdów. Moduł Flota enova365 pozwala obsłużyć wszystkie procesy biznesowe realizowane w związku z posiadanymi pojazdami i ich eksploatacją.
Problem: rezerwowanie i rozliczanie przejazdów
rozwiązanie: logicznie ułożone procesy
Daj każdemu pracownikowi możliwość szybkiego sprawdzenia, który pojazd jest dostępny do rezerwacji i w jakim terminie oraz zarezerwowania go. Koniec z odwiedzaniem działu księgowości po każdym zakończeniu służbowego wyjazdu. Moduł Flota enova365 i powiązany z nim moduł Księgowość sprawiają, że teraz wystarczy jedno kliknięcie, żeby wygenerować przejazd, w celu prowadzenia księgowej ewidencji przebiegów.
Problem: przyporządkowanie kosztów do miejsca ich powstawania
Rozwiązanie: przypomnienia i podpięte dokumenty
Którego pojazdu dotyczy polisa ubezpieczeniowa albo naprawa? Kto w firmie dostał mandat? Kiedy korzystasz z modułu Flota enova365, ustalenie tego zajmie Ci sekundy. Opłacenie polis ubezpieczeniowych, obowiązkowe badania techniczne – teraz już nie musisz o tym pamiętać, bo program przypomni Ci o wszystkim, co ważne.
Krótka broszura - natychmiastowy dostęp
Zarządzaj flotą z enova365 - przegląd opcji
Funkcje modułu Flota od enova365
Ewidencja pojazdów
System do zarządzania flotą enova365 Flota umożliwia ewidencję w pojazdów w oparciu o szereg parametrów. Pozwoli Ci to przeglądać, filtrować i sortować dane dotyczące pojazdów w formie listy. Pojazdy możesz opisać dowolnymi parametrami, które możesz dodać samodzielnie, lub skorzystać z domyślnie dostępnymi.
Domyśle parametry ewidencji pojazów
- typ i rodzaj pojazdu,
- marka i model,
- nr rejestracyjny,
- VIN,
- stan pojazdu,
- nazwa,
- opis,
- rodzaj i pojemność silnika,
- rodzaj skrzyni biegów,
- data pierwszej rejestracji,
- data zakupu,
- data gwarancji,
- norma emisji,
- kolor,
- rodzaj paliwa,
- numer karty paliwowej,
- roczny limit kilometrów,
- właściciel i dysponent,
- serwisant,
- liczba miejsc.
Rezerwacje przejazdów i kontrola stanów liczników
Warto wiedzieć, jak system zarządzania flotą pojazdów enova365 umożliwia rezerwację pojazdów oraz organizację ich przejazdów. Program automatycznie wyliczy długość trasy, rozumianą jako różnicę pomiędzy końcowym odczytem licznika, a odczytem początkowym. Co więcej, z każdej wykonanej rezerwacji za pomocą jednego kliknięcia możesz wygenerować przejazd, w celu prowadzenia księgowej ewidencji przebiegów, a do każdej dodanej rezerwacji możesz dodać dokumenty z nią związane np. mandaty.
Każda rezerwacja zawiera informacje:
- automatycznie nadawany numer rezerwacji,
- stan rezerwacji,
- rezerwowany pojazd,
- osoba rezerwująca pojazd,
- opis i cel rezerwacji,
- typ trasy,
- docelowy kontrahent,
- docelowa lokalizacja kontrahenta,
- miejsce odbioru oraz zwrotu pojazdu,
- data i godzina rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji.
Ewidencja zdarzeń związanych z pojazdem
W module Flota dostępna jest lista przedstawiająca zestawienie wszystkich zdarzeń powiązanych z pojazdami floty. Domyślnie dostępne są dwa rodzaje zdarzeń: przegląd techniczny oraz awaria samochodowa. Istnieje jednak możliwość dodawania własnych zdarzeń, dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa czy rodzaju aktywności związanych z pojazdem. Co ważne, do każdego ze zdarzeń możesz dodawać dokumenty. Jeżeli zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, informację o tym można zapisać w odpowiedniej zakładce.
Ubezpieczenie pojazdów
Dla każdego pojazdu zarejestrowanego w module Flota możesz dodać polisy ubezpieczeniowe oraz opisać pojazdy. Jeżeli do ubezpieczenia zostanie podpięty dokument zakupu polisy, to suma składki ubezpieczeniowej zostanie pobrana z niego automatycznie. Pozwoli to zarejestrować opłacenie polisy ubezpieczeniowej – w całości lub w ratach.
Parametry ubezpieczenia:
- data rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia,
- ubezpieczyciel,
- numer polisy ubezpieczeniowej,
- opis,
- OC,
- AC,
- NNW,
- Assistance,
- wycena ubezpieczanego pojazdu,
- suma składki ubezpieczeniowej,
- dołączone dokumenty i załączniki.
Zgłaszanie szkód, ewidencja mandatów
Do każdej zawartej polisy w systemie istnieje możliwość zgłoszenia szkody. W zakładce Załączniki można dodać dokumenty związane ze szkodą, takie jak zdjęcia, opisy czy mapki sytuacyjne zdarzenia. Łatwo przyporządkujesz mandat do kierowcy. System zarządzania flotą pojazdów enova365 obejmuje informacje związane ze okolicznościami otrzymania mandatu: pojazd i przejazd, do którego został wystawiony mandat, data i godzina wystawienia mandatu, kierowca pojazdu, kwota mandatu oraz liczbą punktów karnych.
Parametry szkody:
- numer szkody,
- data zdarzenia,
- pojazd,
- kierowca,
- sprawca,
- status decyzji o odszkodowaniu,
- kwota (wysokość roszczeń),
- numer polisy ubezpieczeniowej,
- ubezpieczyciel sprawcy,
- numer rejestracyjny samochodu sprawcy,
- opis zdarzenia.
enova365 ma dobrze przemyślany program do zarządzania flotą pojazdów - oto powody:
Łatwe zarządzanie flotą samochodową
Program do zarządzania flotą samochodową enova365 usprawnia wszystkie procesy biznesowe związane z zarządzaniem pojazdami, których właścicielem lub leasingobiorcą jest firma. Od ewidencji pojazdów, awarii czy planowanych przeglądów, polis ubezpieczeniowych oraz związanych z nimi szkód, aż po zarządzanie rezerwacjami aut w czasie oraz graficzne prezentowanie zaplanowanych wyjazdów w kalendarzu.
Szybkie rozliczanie tras i dokumentów
Skorzystaj z programu do zarządzania flotą samochodową enova365, który jako moduł systemu ERP można łatwo zintegrować z innymi obszarami działania przedsiębiorstwa – na przykładem modułem Księgowość. Pozwala to szybko rozliczyć przejazdy i wykonane trasy oraz umożliwia wystawianie i rozliczanie stosownych dokumentów. Jeśli dość zgubionych polis ubezpieczeniowych i zaświadczeń o badaniach technicznych, to warto wiedzieć, program do zarządzania flotą pojazdów pozwala na dodawanie załączników. Koniec ze zgubionymi dokumentami.
Optymalizacja kosztów, eliminacja błędów
Chcesz uniknąć zbędnych kosztów i błędów? Program do zarządzania flotą, który jest modułem systemu ERP nie tylko usprawnia przepływ informacji, co pozwala oszczędzić czas wielu pracowników. Korzystając z narzędzi analitycznych systemu ERP możesz także łatwo analizować koszty i podejmować trafne decyzje dotyczące ich optymalizacji. Moduł do zarządzania flotą samochodów automatyzuje wiele czynności i procesów, dzięki czemu eliminuje ręczne, podatne na błędy działania. Wyliczenie długości trasy czy wprowadzenie księgowej ewidencji przebiegów to w module Flota enova365 kwestia dwóch kliknięć.
Najczęściej zadawane pytania o moduł enova365 Flota
Jak działa oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów?
Oprogramowanie do zarządzania flotą usprawnia większość czynności, jakie musi wykonać fleet manager albo inna osoba w firmie, której obowiązkiem jest zarządzanie flotą samochodów. Najważniejsze funkcje programu to, między innymi, ewidencja pojazdów oraz wszystkich związanych z nimi dokumentów – np. polis ubezpieczeniowych, zaświadczeń o wykonanych badaniach technicznych, ale też mandatów – oraz zdarzeń – awarii, stłuczek, szkód czy planowanych przeglądów.
Narzędzie może przypominać o istotnych datach – na przykładzie upływie terminu ubezpieczenia, ale także umożliwia zarządzanie rezerwacjami aut w firmie, a zaplanowany wyjazdy są zaprezentowane w graficznej formie kalendarza.
Co istotne, system może przekazywać także wszystkie dane, związane z ewidencją pojazdów oraz przejazdami i ich rozliczeniem do działu księgowości. Żeby skorzystać z tej ostatniej funkcji musisz posiadać, jednak, także moduł Księgowość.
Jak system do zarządzania flotą pojazdów pomaga zaoszczędzić paliwo?
System zarządzania flotą pojazdów enova365 potrafi automatycznie wyliczyć długość trasy, jako różnicę pomiędzy końcowym odczytem licznika, a odczytem początkowym. Pozwala to na kontrolę kosztów związanych z eksploatacją poszczególnych pojazdów, a w efekcie także zaoszczędzić paliwo.
Czy warto korzystać z oprogramowania do zarządzania flotą?
Dawniej firmy korzystały z wielu systemów informatycznych – do księgowości, kadr, zarządzania nieruchomościami czy flotą samochodową miały odrębne oprogramowanie. Teraz wszystkie te funkcje może zrealizować jeden system ERP, z jedną bazą danych dla wszystkich funkcji przedsiębiorstwa, taki jak enova365. Pozwala to usprawnić przepływ informacji, zautomatyzować wiele czynności, zaoszczędzić czas i zredukować koszty.
