System ERP enova365 usprawnia procesy biznesowe

System workflow - elektroniczny obieg dokumentów i sprawne procesy

System do zadań specjalnych – z Workflow procesy będą przebiegać płynnie

Testuj bezpłatnie
Przejrzysty system Workflow
Przejrzysty system Workflow

Workflow w enova365 został zaprojektowany tak, aby każdy mógł go obsłużyć – bez względu na stanowisko. Panel Workflow usprawni współpracę i przepływ informacji w Twojej firmie. 

Intuicyjny system Workflow
Intuicyjny system Workflow

Każdy użytkownik systemu enova365 otrzymuje powiadomienia i podpowiedzi z obszaru Workflow już od momentu jego uruchomienia. Do podglądu szczegółowych informacji służy wygodna w nawigacji Lista zadań operatora. Z tego poziomu możesz również wykonać zadanie i oznaczyć je jako zakończone.

Automatyczny
Automatyczny

System Workflow enova365 umożliwia wprowadzenie automatycznych zadań. Takie rozwiązanie przyda się w przypadku czynności wykonywanych cyklicznie. Dzięki temu zaoszczędzisz czas, ponieważ system sam zrealizuje zdefiniowane zadanie. Dodatkowo przypomni o rozpoczęciu procesu zgodnie z harmonogramem.

Mobilny
Mobilny

Podobnie jak cały system enova365, moduł Workflow jest dostępny na większości urządzeń mobilnych. Dzięki temu możesz kontrolować procesy zachodzące w Twojej firmie, nawet gdy nie ma Cię w biurze.  

Poznaj możliwości Workflow – oprogramowania pomocnego w organizacji pracy firmy

Workflow – oprogramowanie enova365

Przepływ i ewidencja dokumentów

Harmonogram zadań

Edycja procesów i zastępstwa

Workflow – oprogramowanie enova365

System enova365 wyróżnia to, że moduł Workflow jest jego integralną częścią. Dzięki temu możesz korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji, która intuicyjnie organizuje i automatyzuje Twoją pracę. Część działań dotyczących innych modułów wykonasz również bezpośrednio w panelu Workflow. Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność pracy.

  • System Workflow ułatwia organizację pracy firmy dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości wprowadzenia powiadomień mailowych. Po uruchomieniu systemu w panelu użytkownika pojawia się wygodna w nawigacji lista zadań do wykonania wraz z terminem ważności. Dzięki temu wiesz, co i kiedy musisz zrobić. Dodatkowo system generuje powiadomienia o dodaniu nowego zadania dla danego użytkownika.
  • Kiedy wybierzesz zadanie z listy powiadomień, na ekranie pojawi się formularz kreatora. Znajdziesz w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po wykonaniu każdego kroku oznaczasz go jako zakończony. Dzięki temu wiesz, na jakim etapie realizacji znajduje się wybrany proces.
  • Zadanie zostanie oznaczone jako zrealizowane, gdy zakończysz pracę z kreatorem. Jeśli zostaną spełnione określone warunki, proces przechodzi do kolejnego etapu.
  • System Workflow umożliwi Ci zdefiniowanie warunków, jakie muszą być wykonane, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być na przykład wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentu. 
  • Edytor Procesu, w jaki został wyposażony system Workflow, daje Ci możliwość zainicjowania dowolnego procesu z poziomu listy. Następnie możesz obserwować postępy w jego realizacji. 

gif rozwiązana
przeplyw-ewidencja

Przepływ i ewidencja dokumentów

W obszarze Workflow enova365 znajdziesz również system zarządzania dokumentami w firmie. DMS (Document Management System) to zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki nim zadbasz o odpowiednią organizację i uporządkowanie najważniejszych dla Twojej firmy informacji. Wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu, co usprawni elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. 

System DMS w obszarze Workflow wspiera czynności przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu. Dzięki temu usprawnisz elektroniczny obieg dokumentów w firmie. 

Harmonogram zadań

System Workflow enova365 usprawnia przepływ pracy w firmie. Jednym z narzędzi wchodzących w skład tego obszaru jest również program do harmonogramów. Dzięki niemu możesz zainicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie. Od Ciebie zależy, w jaki sposób skonfigurujesz narzędzie. Jeżeli zrobisz to dobrze, system enova365 dopilnuje, by zadania rozpoczęły się zgodnie z planem.

  • Narzędzie Harmonogram Zadań w obszarze Workflow ułatwi Ci odzyskanie należności od dłużnika. System sprawdza bazę faktur i wybiera z nich te, których termin płatności już upłynął. Następnie wysyła do dłużnika automatyczne powiadomienie w formie wiadomości e-mail. 
  • Jedno z rozwiązań w Harmonogramie Zadań zapewni Ci automatyczną aktualizację kursów walut podawanych przez NBP. Import odbywa się o wskazanej przez Ciebie godzinie.
  • Harmonogram Zadań w obszarze Workflow umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym zadaniu. Mają one formę SMS-a lub wiadomości e-mail. Powiadomienie może zostać wysłane na przykład do dyrektora i dotyczyć akceptacji kosztów.
  • Program do harmonogramów wygeneruje również specyfikację projektu wraz z fakturą, która trafi do Klienta. Warto zaznaczyć, że Harmonogram Zadań udostępnia oprócz tego szereg innych funkcji.

system erp enova365 moduł harmonogram zadań - screen

Edycja procesów i zastępstwa

System Workflow zagwarantuje Ci, że wyznaczone zadania trafią do odpowiednich osób. Jest to szczególnie istotne w trakcie okresów urlopowych czy w przypadku dużej rotacji pracowników. System wylicza zastępstwa na podstawie wniosków urlopowych i innych zgłoszonych form nieobecności.

  • System Workflow automatycznie przesyła dokumenty do właściwych osób zgodnie ze strukturą firmy.
  • Workflow umożliwi Ci śledzenie kolejnych kroków przetwarzania dokumentów – na każdym etapie procesu.
  • Mobilna wersja systemu Workflow umożliwi Ci kontrolę organizacji pracy firmy niezależnie od miejsca, w jakim się znajdujesz. Działania można monitorować przez Internet. Dzięki temu zawsze wiesz, czy udało się znaleźć zastępstwo i czy proces pracy nie został wstrzymany.  

edycja procesów w systemie ERP enova365 screen

  • Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów? 

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z posiadaniem obszernej dokumentacji administracyjnej, finansowej czy pracowniczej. To tylko kilka przykładów, bo do każdej firmy trafia o wiele więcej pism. Część z nich musisz przechowywać, aby móc je okazać podczas kontroli. 

Z tego powodu warto zadbać o ich odpowiednią organizację i archiwizację. Elektroniczny obieg dokumentów ułatwi Ci to zadanie. Odpowiednie uporządkowanie, udostępnianie i archiwizowanie będzie prostsze, jeżeli wszystkie dokumenty będą miały formę elektroniczną. 

DMS w systemie erp enova365 screen

  • DMS – system, który pomoże w zarządzaniu dokumentacją   

System DMS (Document Management System) to jeden z modułów wchodzących w skład obszaru enova365 Workflow. Program enova365 został wyposażony w zestaw narzędzi odpowiedzialnych za uproszczenie przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych.  System DMS w enova365 ułatwi Ci również wprowadzanie do systemu danych ze źródeł zewnętrznych. Następnie wygeneruje listę dokumentów, którą możesz przeszukiwać i analizować. Otrzymasz listę spraw zgodną z zasadami bezdziennikowego czy też mieszanego systemu kancelaryjnego. Jakie jeszcze korzyści przyniesie Ci DMS? System zarządzania dokumentami w enova365 udostępnia także oprogramowanie OCR. Jest to mechanizm rozpoznawania znaków oraz całych tekstów, który ułatwi wprowadzanie danych prosto z plików graficznych lub PDF. System zarządzania dokumentami w enova365 jest wspierany przez obszar Workflow. 

  • Co będzie potrzebne do wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją? 

Elektroniczny obieg dokumentów polega na wprowadzeniu w firmie specjalnego systemu informatycznego do obsługi dokumentów mających wersję elektroniczną. Takie rozwiązanie sprawdzi się doskonale zarówno w przypadku małych, jak i dużych przedsiębiorstw. Warto zaznaczyć, że przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów powinieneś określić schemat procesu oraz to, w jaki sposób ma on wyglądać w Twojej firmie. 

Za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów możesz zarządzać dostępami do plików i decydować o tym, kto będzie miał wgląd do konkretnych informacji. Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentów umożliwia automatyzację procesu archiwizacji, przeszukiwania i udostępniania danych. Dzięki cyfrowej formie dokumentów ograniczasz ryzyko zniszczenia i utraty ważnych informacji.

  • Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie? 

Jeżeli decydujesz się na elektroniczny obieg dokumentów, powinieneś zadbać o odpowiedni program usprawniający organizację tego procesu. Idealnym rozwiązaniem, które możesz dopasować do swoich potrzeb, jest system DMS enova365. Dzięki niemu ułatwisz sobie i pracownikom zarządzanie dokumentami w firmie. Warto pamiętać, że w każdej chwili możesz uzupełnić aktywny już system enova365 o moduł DMS..    

W harmonogramie wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów powinieneś uwzględnić również czas na zapoznanie swoich pracowników z nowymi procedurami oraz obsługą systemu do prowadzenia elektronicznej dokumentacji. Dzięki temu proces przestawienia się na nowy model pracy nie zaburzy funkcjonowania Twojej firmy i nie wpłynie na jakość obsługi Klientów czy efektywność pracy zespołu.

  • Dla jakich firm elektroniczny system obiegu dokumentów będzie dobrym rozwiązaniem?

Elektroniczny obieg dokumentów to doskonałe rozwiązanie dla firm z różnych branż. Po wdrożeniu programu pomożemy Ci również przeszkolić z niego pracowników. W razie pytań czy wątpliwości możesz skontaktować się ze swoim Opiekunem. Autoryzowani Partnerzy oprogramowania enova365 zapewniają sprawny proces wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów oraz wsparcie powdrożeniowe. Specjaliści przeanalizują procesy w Twojej firmie, co umożliwi im sprawne wdrożenie systemu ERP enova365 z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją. 

Elektroniczny obieg dokumentów – poznaj zalety tego rozwiązania

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie wiąże się z wieloma korzyściami. Wśród nich można wymienić przede wszystkim lepszą organizację pracy. Elektroniczny system obiegu dokumentów enova365 wykona za Ciebie obowiązki związane z porządkowaniem i archiwizowaniem danych. Dodatkowo zyskasz kontrolę nad tym, kto i do jakich informacji otrzymuje dostęp. System DMS w obszarze Workflow enova365 pomoże Ci zoptymalizować czas wykonywania rutynowych czynności, a także zautomatyzować cykliczne zadania.

Automatyzacja dotyczy takich działań, jak wysyłanie ponagleń do dłużników, przypominanie o nadchodzącym lub niewykonanym zadaniu, powiadamianie o nowym zadaniu czy kontrola urlopów wypoczynkowych pracowników. Ty możesz się zająć tym, co najistotniejsze dla Twojego biznesu – enova365 zajmie się wykonaniem cyklicznych zadań! Takie rozwiązanie może również odciążyć pracowników. W ten sposób będą mogli skupić się na ważniejszych obowiązkach wymagających manualnej ingerencji.

Co jeszcze może Ci zagwarantować elektroniczny obieg dokumentów? Program enova365 z modułem DMS przyspieszy Twoją pracę. Co to oznacza? System Workflow enova365 zapewni sprawną wymianę informacji między pracownikami Twojej firmy i kontrahentami. Ponadto możesz przeglądać potrzebne dokumenty zdalnie – nawet podczas nieobecności w firmie.  Jako administrator sprawdzisz również listę zadań swoich pracowników i zweryfikować, na jakim etapie znajdują się konkretne procesy.

Funkcje enova365 polecane dla Ciebie

enova365 workflow
Workflow

W module Workflow oprogramowanie enova365 zapewnia automatyzację procesów i prostych czynności. Dzięki temu możesz stworzyć automatyczne procesy w swojej firmie.

enova365 dms
DMS

System zarządzania dokumentami umożliwi Ci szybki wgląd do dokumentów i spraw. Usprawni również wymianę informacji pomiędzy działami w Twojej firmie.

Analizy
Podgląd

Moduł  umożliwi Ci również kontrolę wyników pracy dzięki szybkiemu dostępowi do danych.

Business Inteligence
Business Intelligence

Wiedza o stanie realizacji zadań i procesów bezpośrednio w systemie ERP enova365.

enova365 harmonogram zadan
Harmonogram Zadań

Akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika będą inicjowane w określonym czasie, co ułatwi elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

enova365 workflow w pulpitach
Workflow w pulpitach

W obszarze Workflow program enova365 umożliwia automatyzację procesów w pulpitach pracowników i kierowników.

enova365 e-mail
e-mail

Automatyczne powiadomienia w formie wiadomości e-mail o postępie pracy wysyłane po konkretnych zdarzeniach.  

enova365 jako system elektronicznego obiegu dokumentów

Program enova365 posiada wszystkie niezbędne funkcje, które pozwolą Ci wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Odpowiada za to przede wszystkim obszar Workflow, w którego skład wchodzi między innymi DMS – system elektronicznego zarządzania dokumentacją. Moduł ten umożliwi Ci porządkowanie, udostępnianie oraz archiwizowanie najważniejszych danych dla Twojej firmy. Oprócz tego otrzymasz dostęp do funkcji OCR, która ułatwi umożliwi Ci digitalizację dokumentów papierowych oraz wyszukiwanie pełnotekstowe. 

System elektronicznego obiegu dokumentów w enova365 dopasujesz do swoich potrzeb i procesów zachodzących w Twojej firmie. Masz możliwość stworzenia unikalnego środowiska pracy poprzez utworzenie własnych formularzy kartotek i określenie zakresu prezentowanych danych. W programie enova365 znajdziesz również gotowe szablony rejestrów dokumentów i kartotek. Dzięki tym rozwiązaniom z łatwością zamienisz tradycyjny obieg dokumentów na ten w formie elektronicznej. Jednocześnie warto zaznaczyć, że nie są to jedyne działania, które możesz usprawnić dzięki obszarowi Workflow. Dotyczy to każdego procesu związanego z  przepływem pracy w firmie.

Kto skorzysta z zalet enova365?

Dyrektor finansowy
Specjalista ds. HR
Asystent biura
Dyrektor finansowy

System Workflow w enova365 oferuje błyskawiczny wgląd do wybranych dokumentów. Dotyczy to między innymi wniosków inwestycyjnych czy dokumentów finansowych i kosztowych. Dzięki temu zoptymalizujesz procesy biznesowe w swojej firmie.

Specjalista ds. HR

Workflow program enova365 spaja ze sobą dane z obszarów kadrowych i automatyzuje obieg dokumentów, na przykład CV czy zaświadczeń. Informacje są pobierane z formularza, poczty elektronicznej czy też systemu CRM. 

Asystent biura

System enova365 jako system zarządzania dokumentami pomoże Ci uporządkować obieg dokumentów, które trafiają do biura. Asystent ma kontrolę nad ich przepływem i decyduje o tym, kto powinien je otrzymać.  

banner-obszar-1

Dostosuj system Workflow do swojego biznesu 

W enova365 sam wybierasz, z jakich modułów chcesz korzystać. Możesz je dopasować dowolnie do potrzeb Twojej firmy. Dzięki temu otrzymujesz elastyczny system całkowicie dostosowany do charakteru prowadzonej działalności. W każdej chwili istnieje możliwość uzupełnienia struktury o kolejne funkcjonalności. 

procesy wideo

Zobacz jak system enova365 wspiera procesy w firmie Oxyline!

Zaufali nam

enova365 pomaga rozwijać biznes licznym przedsiębiortwom instytucjom. Zobacz czyje procesy biznesowe wspiera nasz produkt.

logo stowarzyszenie księgowych w polsce
lazienki
logo 4f
Logo Stowarzyszenie Wiosna
Logo Celkar
Logo Payroll 360
Logo iTaxi
Oxyline
colorex-logo
ikona demo systemu ERP enova365
Wersja demo systemu enova365

Przetestuj produkt enova365 i poznaj jego możliwości

prezentacja
Umów bezpłatną prezentację

Spotkaj się z Autoryzowanym Partnerem enova365