Jedną z form pracy, na którą obecnie musi być przygotowany każdy pracodawca, jest praca zdalna. 2023 rok przyniósł długo oczekiwane zmiany w prawie pracy, które wprowadzają pracę zdalną do polskich przepisów. Dowiedz się co się zmienia i jakie są obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną. Poniżej znajdziesz też listę artykułów, w których szczegółowo opisaliśmy wszystkie zmiany w kodeksie pracy, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.
Spis treści:
- Praca zdalna w Kodeksie pracy – jak było?
- Praca zdalna w 2023 roku – co się zmienia?
- Obowiązki pracodawcy vs praca zdalna w 2023 r.
- Ekwiwalent za pracę zdalną w 2023 roku
- Korzyści z dobrego przygotowania firmy na zmiany związane z pracą zdalną
- Wszystkie artykuły na temat: Praca zdalna – zmiany w Kodeksie pracy!
Praca zdalna w Kodeksie pracy – jak było?
Pandemia COVID-19 wywróciła do góry nogami rynki pracy na całym świecie. Jej konsekwencją było, między innymi, szybkie przejście milionów ludzi na pracę zdalną. Polska nie była tutaj wyjątkiem. Za firmami nie nadążały jednak zmiany w kodeksie pracy, bo aż do kwietnia 2023 r. pojęcie „praca zdalna” nie istniało w polskim ustawodawstwie. Przez prawie 3 lata – od marca 2020 do kwietnia 2023 r. – jedynymi regulacjami, które sankcjonowały pracę zdalną były przepisy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Konieczne były zmiany w prawie pracy. 2023 rok w końcu je przyniósł.
Jakie zmiany w Kodeksie pracy weszły w życie 7 kwietnia 2023 r.? Sprawdź, jak została uregulowana praca zdalna w 2023 r. w polskim ustawodawstwie.
Praca zdalna w 2023 roku – co się zmienia?
Praca zdalna od 2023 w Kodeksie pracy
Przede wszystkim, praca zdalna od 2023 roku ma już swoją definicję w Kodeksie pracy. Według zmienionych przepisów praca zdalna to praca „wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. W ustawie oprócz pracy zdalnej pojawia się także:
- praca zdalna częściowa, tzw. praca hybrydowa, czyli praca wykonywana częściowo w domu, częściowo w biurze,
- praca zdalna okazjonalna – to praca zdalna w wymiarze nie więcej niż 24 dni w ciągu roku kalendarzowego, wykonywana na wniosek pracownika.
Kto decyduje o przejściu na pracę zdalną – pracodawca czy pracownik?
Sposób wykonywania pracy – praca zdalna, hybrydowa czy stacjonarna – może zostać uzgodniony przez pracownika i pracodawcę już na etapie podpisywania umowy, albo w trakcie okresu zatrudnienia, np. w formie aneksu. O przejściu na pracę zdalną może także zdecydować pracodawca bez konsultacji z pracownikami, jednak może to zrobić tylko w następujących okolicznościach:
- gdy będzie obowiązywał stan nadzwyczajny, stan epidemii lub zagrożenia epidemicznego,
- jeżeli z powodu siły wyższej zapewnienie bezpiecznych warunków pracy przez pracodawcę nie będzie możliwe.
Co więcej, zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zoz), albo jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz lub w danej firmie nie działa zoz – w regulaminie ustalonym przez pracodawcę. Jeżeli takie porozumienie nie zostało zawarte, a firma nie ma regulaminu, który określałby zasady pracy zdalnej, wtedy przejście na pracę zdalną jest możliwe na wniosek zainteresowanego pracownika. Mówi o tym art. 67, §7 Kodeksu pracy.
Co istotne, powrót do poprzedniego sposobu wykonywania pracy jest możliwy zarówno na wniosek pracownika, jak i pracodawcy.
„W przypadku podjęcia pracy zdalnej zgodnie z art. 67 § 1 pkt 2 każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.”
Obowiązki pracodawcy vs praca zdalna w 2023 r.
Zmiany w prawie pracy 2023 to także szereg nowych obowiązków dla pracodawców. W związku z tym, że część pracowników będzie pracowała poza biurem, pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikom materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej. Szczegółowo określa to art. Art. 67 Kodeksu pracy § 1.
„Pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.”
W niektórych wypadkach – między innymi gdy o pracę zdalną wnioskuje pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko poniżej 4 roku życia lub sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny – pracodawca będzie musiał taki wniosek uwzględnić. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wykonywanie pracy zdalnej będzie niemożliwe ze względu na rodzaj pracy.
Zmiany w Kodeksie pracy 2023 to dla pracodawców, których firmy pracują zdalnie także nowe prawa. Zgodnie z nowymi przepisami mogą oni przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli danych osobowych. Pracodawca musi jednak pamiętać, że taką kontrolę przeprowadza się „w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.”
Ekwiwalent za pracę zdalną w 2023 roku
Jak wspomnieliśmy wyżej, od dnia wejścia w życie nowych przepisów o pracy zdalnej pracownikom przysługuje zwrot kosztów za pracę zdalną. Ten termin odnosi się do pokrycia kosztów, jakie niesie ze sobą praca zdalna. Zmiany w Kodeksie pracy precyzują, że pracodawca może pokryć koszty związane z pracą zdalną ryczałtowo lub właśnie w formie ekwiwalentu.
Warto też pamiętać, że zobowiązany jest do tego pracodawca, którego pracownik używa do pracy zdalnej swoich narzędzi. Pracownikowi przysługuje też zwrot kosztów za internet czy telefon, ale tylko w tym zakresie, w jakim pracownik korzysta z nich w czasie pracy.
Jak przygotować firmę na zmiany związane z pracą zdalną?
Wiesz już, że praca zdalna to forma pracy, którą zgodnie z obowiązującym prawem swoim pracownikom musi zaoferować każdy pracodawca i że nowoczesne systemy ERP ułatwiają obsługę kadrową takiego trybu pracy – składanie i ewidencję wniosków oraz oświadczeń związanych z pracą zdalną, a także wyliczanie i księgowanie ekwiwalentu za pracę zdalną. Umożliwiają to na przykład Pulpity Pracownika i Kierownika oraz moduł Kadry Płace enova365. To jednak nie wystarczy do dobrego przygotowania firmy do pracy w trybie zdalnym, albo hybrydowym.
Żeby zespoły mogły pracować efektywnie – zdalnie lub hybrydowo – istotne jest także wdrożenie narzędzi umożliwiających między innymi:
- planowanie i delegowanie zadań,
- ewidencję czasu pracy i czasu wykonania poszczególnych zadań,
- śledzenie postępu realizacji projektów,
- często także automatyczne przyporządkowanie kosztów osobowych do projektów.
Jeżeli to zaniedbasz, możesz się borykać z takimi problemami jak na przykład spadek efektywności pracy. Z pomocą przychodzi moduł Praca hybrydowa enova365, który eliminuje te wszystkie wyzwania.
Wszystkie artykuły na temat: praca zdalna – zmiany w Kodeksie pracy!
Jeżeli interesują Cię zmiany w prawie pracy 2023 sprawdź wszystkie artykuły, jakie nasi eksperci przygotowali dla Ciebie na ten temat. Szczegółowo omawiają nie tylko temat zmian związanych z pracą zdalną, ale też wszystkich innych zmian w przepisach, jakie wprowadziła nowelizacja kodeksu pracy 2023.
Jakie są prawa i obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną? Czy pracodawca może przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej? Czy pracownik może odmówić pracy zdalnej? Kiedy pracodawca musi się zgodzić na pracą zdalną? Jakie koszty pracodawca musi zwrócić pracownikowi w związku z pracą zdalną?
Sprawdź komu się należy dodatek za pracę zdalną i ile wynosi. Dowiedz się, jak obliczyć koszt pracy zdalnej i czym różni się ekwiwalent za pracę zdalną od ryczałtu.
Joanna Walentek – kierownik projektu Kadry i Płace w firmie Soneta – wyjaśnia zmiany w Kodeksie pracy 2023 oraz mówi o przyszłości pracy zdalnej. Tłumaczy, jak przygotować firmę na zmiany.
Kiedy pracodawca może przeprowadzić kontrolę trzeźwości? Co, jako pracodawca możesz zrobić, jeżeli podejrzewasz, że pracownik jest pod wpływem alkoholu? Czy kontrolę trzeźwości możesz przeprowadzić także u osób współpracujących z firmą? Kiedy nie można dopuścić pracownika do pracy? Wszystko co powinieneś wiedzieć o kontroli trzeźwości w 2023 r.
Co się zmieniło w Kodeksie pracy i co się zmienia w systemie ERP enova365? Sprawdź, w jaki sposób enova365, która zawsze nadąża za zmianami w przepisach pomaga dostosować się do zmian w prawie pracy 2023.
Urlopy rodzicielskie, nowy urlop opiekuńczy, urlop ojcowski, zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej, elastyczna organizacja pracy dla rodziców, zmiany w zasiłku macierzyńskim i urlopie rodzicielskim, zmiany w umowach o pracę – artykuł podsumowuje wszystkie najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy.
Chcesz się łatwo wywiązywać z obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną? Sprawdź jak może Ci w tym pomóc enova365. Jeszcze dziś przetestuj bezpłatnie demo lub umów się na prezentację.
