7 kwietnia 2023 roku weszły w życie nowe przepisy o pracy zdalnej. Od tej daty pracownikowi, który pracuje zdalnie, ustawowo należy się ekwiwalent za pracę zdalną. Sprawdź, jak obliczyć i wypłacić dodatek za pracę zdalną obejmujący zwrot kosztów za prąd i internet.
Spis treści:
- Ekwiwalent za pracę zdalną – co obejmuje?
- Komu należy się ekwiwalent za pracę zdalną?
- Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną?
- Jak obliczyć koszt pracy zdalnej?
- Ryczałt a zwrot kosztów za pracę zdalną
- Dodatek za pracę zdalną – co trzeba zapamiętać?
Ekwiwalent za pracę zdalną – co obejmuje?
Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na home office to nie tylko zwrot za prąd. Praca zdalna pracowników oznacza dla pracodawcy również konieczność zapewnienia materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycia ewentualnych innych kosztów z nią związanych.
W przypadku, gdy pracownik używa do pracy zdalnej swoich narzędzi, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu. Odnosi się to również do rachunków za internet czy telefon, ale tylko w tym zakresie, w jakim pracownik korzysta z nich w czasie pracy.
Mówi o tym artykuł 67 Kodeksu pracy, który podsumowuje obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej.
§ 1.
Pracodawca jest obowiązany:
1)
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2)
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3)
pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 6720 § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 6720 § 5 zdanie drugie;
4)
zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
§ 2.
Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.
§ 3.
W przypadku, o którym mowa w § 2, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Komu należy się ekwiwalent za pracę zdalną?
Z chwilą, gdy zaczęły obowiązywać przepisy znowelizowanego Kodeksu pracy ekwiwalent za pracę zdalną obejmujący zwrot wydatków na prąd czy internet należy się każdemu, kto wykonuje swą pracę zdalnie. Mowa tu o pracy z domu czy z innego miejsca, które pracownik zgłosi pracodawcy jako miejsce wykonywania pracy.
Zgodnie z nową definicją praca zdalna jest to całkowite lub częściowe wykonywanie swych zajęć w miejscu wskazanym przez pracownika. Może to być więc miejsce, w którym pracownik zamieszkuje lub dowolne inne miejsce pod warunkiem, że zostanie ono każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Praca zdalna jest wykonywana w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Warto też pamiętać, że zwrot kosztów pracy zdalnej należy się zarówno pracownikom, którzy pracują wyłącznie w trybie zdalnym, jak i tym, którzy pracują hybrydowo. Jednak w przypadku tych ostatnich będzie on wypłacany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej.
Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną?
Ustawa nie podaje wprost tego, ile powinien wynosić dodatek za pracę zdalną. W przepisach ustalono na przykład, że pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za prąd. Praca zdalna wiąże się ze zużyciem energii elektrycznej w domu pracownika, jednak z tego względu, że nie ma on możliwości założenia osobnego licznika, zużycie prądu trzeba oszacować.
Drugim rodzajem wydatków, za jakie pracownikowi należy się ekwiwalent, wskazanych wprost w ustawie, są wydatki na usługi telekomunikacyjne. Jednak w wypadku, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi telefon służbowy oraz internet mobilny, to nie ma już obowiązku wypłacać ekwiwalentu za usługi telekomunikacyjne.
Przy obliczaniu wysokości ryczałtu lub ekwiwalentu pracodawca musi wziąć pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy. Dotyczy to również urządzeń technicznych. Co ważne, ceny rynkowe brane pod uwagę w takich kalkulacjach trzeba udokumentować. Odnosi się to również do ilości materiałów wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy. Takie same zasady dotyczą norm zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych.
Jak obliczyć koszt pracy zdalnej?
Aby dokładnie oszacować koszt pracy zdalnej, należy wziąć pod uwagę wszystkie koszty, jakie należy zrekompensować pracownikowi. Należą do nich koszty:
- energii elektrycznej,
- usług telekomunikacyjnych,
- prywatnych narzędzi pracy,
- inne – związane bezpośrednio z pracą zdalną.
Szacując zwrot za prąd przy pracy zdalnej, należy wziąć pod uwagę, ile prądu zużywa sprzęt i oświetlenie na podobnym stanowisku pracy w firmie. Zakładając ośmiogodzinny dzień pracy, trzeba przemnożyć godzinowe zużycie energii elektrycznej przez 8 godzin, a następnie przez liczbę dni pracujących w miesiącu.
Zwrot za miesięczne zużycie energii
= godzinowe zużycie energii elektrycznej x 8 x liczba dni roboczych w danym miesiącu
Standardowy komputer zużywa prądu za około 30-35 groszy na godzinę, co daje kwotę 2,4 – 2,8 zł za dzień pracy. W miesięcznym rozrachunku uzbiera się z tego kwota rzędu 50 do 60 złotych i taki powinien otrzymać pracownik zwrot za prąd. Praca zdalna może oczywiście dotyczyć różnych branż i mogą zdarzyć się bardziej energochłonne sprzęty, ale w tym wypadku trzeba po prostu obliczyć godzinowe zużycie prądu i zgodnie z tym wypłacać ekwiwalent.
Koszty usług telekomunikacyjnych, a w szczególności koszty internetu są dość proste do obliczenia. Miesięczną opłatę za takie usługi należy podzielić przez liczbę godzin w miesiącu, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin, jaką dany pracownik wykonywał pracę zdalną. Przykładowo, jeśli miesięczna opłata za internet wynosi 100 zł, to miesięczny ekwiwalent będzie wynosił niecałe 25 zł.
Ryczałt za usługi telekomunikacyjne
= (miesięczna opłata za usługi telekomunikacyjne/ liczba godzin w miesiącu) x liczba godzin, w których pracownik wykonywał pracę zdalną.
Nieco trudniejsze jest obliczenie kosztów, jakie pracodawca powinien zwrócić za wykorzystanie w pracy prywatnych narzędzi. W tym wypadku można posiłkować się cennikami wypożyczalni sprzętu, żeby wykazać, że wypłacony pracownikowi zwrot kosztów ma odzwierciedlenie w cenach rynkowych. Innym sposobem jest zastosowanie stawek amortyzacji, jakie naliczałby pracodawca, gdyby kupił taki sprzęt na własność. Jednak najczęściej spotykaną praktyką jest wyposażenia pracownika przez pracodawcę w sprzęt służbowy – odpada wtedy obowiązek wypłaty ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu pracownika.
Mając wyliczone wszystkie składniki ekwiwalentu, zostaje jedynie wypłacić taki dodatek za pracę zdalną. Trzeba przy tym pamiętać o podatkowym wyjątku, jaki stanowi praca zdalna.
Zwrot kosztów poniesionych w związku z pracą zdalną, czy to w postaci ekwiwalentu, czy w postaci ryczałtu, jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek ZUS. W tym wypadku sprawdzi się system enova365 z modułem Kadry i Płace, który ułatwia wywiązywanie się z obowiązków kadrowych i płacowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu można błyskawicznie przygotować listę płac z wypłatą ekwiwalentu za pracę zdalną.
Ryczałt a zwrot kosztów za pracę zdalną
Pracodawca ma do wyboru dwie opcje – rozliczać się z pracownikami za pomocą ekwiwalentu lub ryczałtowo. Wbrew pozorom te dwa pojęcia nie mogą być stosowane zamiennie.
Ekwiwalent musi odpowiadać kosztom, które dany pracownik rzeczywiście poniósł. Jest to, innymi słowy, rekompensata za wydatki związane z pracą zdalną. Z tego względu nie powinna być ani niższa, ani wyższa niż faktycznie poniesione koszty. Takie podejście wymagałoby comiesięcznego obliczania dokładnych kosztów, jakie poniósł każdy z pracowników pracujących zdalnie.
W przypadku ryczałtu sprawa jest znacznie prostsza. Zgodnie z definicją językową ryczałt to z góry ustalona kwota pieniężna przeznaczona na jakieś wydatki, bez wyliczenia poszczególnych pozycji, które się na taki ryczałt składają.
Przykładem takiego rozwiązania jest ryczałt samochodowy na jazdy lokalne. Pracownik, korzystając ze swojego samochodu prywatnego do celów służbowych, może podpisać z pracodawcą umowę cywilnoprawną. I w takiej umowie wskazana jest kwota ryczałtu, który przysługuje pracownikowi, bez względu na to, czy przejechał mniej, czy więcej kilometrów.
Podobne rozwiązanie można zastosować wszędzie tam, gdzie przewidziana jest praca zdalna. Ekwiwalent wymagałby dokładnych wyliczeń, natomiast ryczałt daje możliwość wypłaty z góry ustalonej, stałej stawki.
Oczywiście ustalona kwota musi odpowiadać realiom rynkowym – nie może być ani rażąco wysoka, ani zbyt niska. Powinna raczej mieścić się w granicach szacowanych lub przewidywanych wydatków, jakie poniesie pracownik w związku z pracą zdalną.
Dodatek za pracę zdalną – co trzeba zapamiętać?
- Ekwiwalent za pracę zdalną to pokrycie kosztów poniesionych przez pracownika, jakie niesie ze sobą praca zdalna. Zwrot kosztów może też być wypłacany ryczałtowo. W tym wypadku jest to stała kwota ustalona z góry. Jednak w obu przypadkach zwrot powinien być obliczony z uwzględnieniem cen rynkowych.
- Zwrot kosztów poniesionych podczas pracy zdalnej będzie obejmował wydatki na energię elektryczną, internet i usługi telekomunikacyjne oraz inne wydatki bezpośrednio związane z pracą zdalną.
- Jeśli pracodawca nie zapewni pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, to powinien wraz z pracownikiem ustalić wysokość należnego za to ekwiwalentu.
- Zarówno ryczałt, jak i ekwiwalent za pracę zdalną są zwolnione z opodatkowania i oskładkowania.
Jeżeli chcesz sprawdzić, w jaki sposób enova365 może wspomóc pracę Twojej firmy, w tym rozliczanie ekwiwalentów za pracę zdalną, zachęcamy do przetestowania bezpłatnego demo. Moduł Kadry i Płace pozwoli na kompleksową obsługę wszystkich zatrudnionych pracowników, bez względu na to, czy pracują stacjonarnie, zdalnie czy hybrydowo.
