więcej niż ERP

Praca zdalna w Kodeksie pracy i w enova365

Praca zdalna zostanie uregulowana w polskim Kodeksie pracy. Choć nowe regulacje wejdą w życie dopiero za jakiś czas enova365 jest już gotowa na zmiany w przepisach.

Praca zdalna w Kodeksie pracy i w enova365

Już wkrótce praca zdalna zastąpi w Kodeksie pracy telepracę. Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2335), przyjęty przez Radę Ministrów 24 maja 2022 r. został skierowany do Sejmu 7 czerwca 2022 r.

Ponieważ przepisy mogą wejść w życie w ciągu 14 dni od ich ogłoszenia, pracodawcy będą mieli mało czasu na wdrożenie nowych regulacji w swoich przedsiębiorstwach.

System ERP enova365 został już zaktualizowany o funkcje i formularze, które umożliwią płynne dostosowanie się do znowelizowanych przepisów o pracy zdalnej.

Co zmieni nowelizacja Kodeksu pracy?

Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy – definicja pracy zdalnej

W Kodeksie pracy pojawi się definicja pracy zdalnej. Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika oraz uzgodnionym z pracodawcą. Jest realizowana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Osoba zatrudniona ma możliwość wykonywania pracy np. w miejscu zamieszkania.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Kto decyduje o przejściu na pracę w formie zdalnej?

Strony umowy o pracę – pracownik i pracodawca – mogą ustalić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, że pracownik będzie wykonywać pracę zdalną.  

Kodeks pracy wskazuje sytuacje, w których pracodawca ma prawo zdecydować o przejściu firmy w tryb pracy zdalnej. Z drugiej strony, określa także okoliczności, w których pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o możliwość świadczenia pracy zdalnie.

Kiedy pracodawca może zlecić pracę zdalną?

Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej w okresie:

  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
  • wystąpienia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii,
  • 3 miesięcy po odwołaniu wyżej wymienionych stanów,
  • w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Nim pracodawca zdecyduje o przejściu na pracę zdalną pracownik musi podpisać oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Wtedy pracodawca może go wysłać na pracę zdalną, a pracownik nie może odmówić przejścia na pracę w takim trybie. Jeżeli pracownikowi zmieni się sytuacja lokalowa musi niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę, a pracodawca musi cofnąć polecenie pracy zdalnej. 

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej?

Gdy złoży go m.in. pracownica lub pracownik:

  • w ciąży,
  • wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia lub dziecko o szczególnych potrzebach edukacyjnych (chyba, że nie będzie to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy),
  • który sprawuje opiekę nad niepełnosprawnym lub ciężko chorym członkiem rodziny.

Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 12 dni w roku kalendarzowym.

Czy pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej?

Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy w trybie zdalnym, z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca będzie miał prawo do kontroli pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania regulaminu pracy w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Kontrola pracownika powinna zostać przeprowadzona w porozumieniu z nim, w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Narzędzia pracy – co musi zapewnić pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi zdalnemu m.in. materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca, który zleca pracę zdalną powinien także zapewnić instalację, serwis oraz konserwację narzędzi pracy. Musi także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Uregulowanie pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone na mocy porozumienia zawieranego między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli takie porozumienie nie zostało zawarte, praca zdalna musi zostać uregulowana na mocy porozumienia pracodawcy zawartego z pracownikiem.

enova365 gotowa na zmiany regulujące pracę zdalną
– co się zmienia w systemie?

Wnioski pracownika o przejście na pracę zdalną

W module Kadry Płace, w Pulpicie Pracownika pojawiły się następujące wnioski dotyczące pracy zdalnej.

1. E-wniosek o pracę zdalną – wniosek składany przez pracownika, który chciałby przejść w tryb pracy zdalnej,

2. Wniosek składany przez kobietę w ciąży, która chce pracować w trybie zdalnym (e-wniosek o pracę zdalną – kobieta w ciąży),

3. Wniosek składany przez opiekuna osoby niepełnosprawnej, który chce pracować zdalnie w związku z opieką (e-wniosek o pracę zdalną – opiekun osoby niepełnosprawnej),

4. Wniosek składany przez rodzica dziecka do 4 roku życia (e-wniosek o pracę zdalną – rodzic dziecka do 4 r.ż.),

5. E-wniosek o pracę zdalną okazjonalną – wniosek składany przez pracownika (limit 12 dni w roku),

6. Oświadczenie pracownika o warunkach pracy zdalnej – oświadczenie pracownika, który informuje o posiadaniu warunków technicznych oraz lokalowych do wykonywania pracy zdalnej (e-wniosek),

7. Zgłoszenie miejsca wykonywania pracy zdalnej – składany przez pracownika (e-wniosek),

8. Zlecenie pracy zdalnej – składany przez kierownika, w którym deleguje pracownika do wykonywania pracy zdalnej (e-wniosek).

Opcja wyboru lokalizacji wykonywania pracy zdalnej

W kartotece pracownika dodaliśmy nową zakładkę Kadry/Lokalizacje pracy zdalnej, w której można dodać adresy pracy zdalnej. Dzięki wprowadzonej do systemu informacji, pracodawca będzie posiadał informację o miejscu wykonywania pracy zdalnej. 

Jak dodać lokalizacje wykonywania pracy zdalnej w enova365
Zakładka Kadry/Lokalizacje pracy zdalnej. Możliwość dodawania adresów  

Definicje rodzaju pracy zdalnej, czyli kto składa wniosek o pracę w formie zdalnej

W systemie można wybrać kto wnioskuje o przejście na pracę zdalną oraz sprawdzić czy obowiązuje limit dni w ciągu roku na ten rodzaj pracy zdalnej. Na liście dostępne są następujące definicje rodzaju pracy zdalnej:

  • Na wniosek – kobieta w ciąży,
  • Na wniosek – opiekun osoby niepełnosprawnej,
  • Na wniosek – rodzic dziecka do 4 r.ż.,
  • Na wniosek pracownika,
  • Okazjonalna – z określonym limitem 12 dni w ciągu roku,
  • Zlecona przez pracodawcę.
Przykładowa definicja pracy zdalnej w enova365
Przykładowa definicja rodzaju pracy zdalnej
Lista dostępnych definicji pracy zdalnej w enova365
Lista dostępnych definicji rodzaju pracy zdalnej

Wgląd w okresy pracy zdalnej poszczególnych pracowników

W sekcji „Wnioski o pracę zdalną” będą widoczne okresy pracy zdalnej z e-wniosków złożonych przez pracownika lub poprzez zlecenie ze strony pracodawcy.

Sekcja wnioski o pracę zdalną w enova365
Sekcja wnioski o pracę zdalną

Zawsze bądź gotowy na zmiany – z enova365

System enova365 jest gotowy na nowelizację przepisów, określających zasady pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Jak zawsze udowodniliśmy, że błyskawiczne dostosowywanie się do zmian w przepisach mamy w genach.

Powyżej przedstawiliśmy tylko wybrane zmiany w systemie enova365 wprowadzone w związku z nowymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej. Pełną listę zmian znajdziesz tutaj.

Chcesz płynnie wprowadzić w firmie nowe zasady pracy zdalnej?

Wnioski o możliwość przechodzenia na pracę zdalną dla różnych grup pracowników już czekają w enova365.

Testuj demo