Wiele biur rachunkowych inwestuje w nowoczesne narzędzia informatyczne. Jest to bardzo ważne, bowiem odpowiednio dobrany system ERP stanowi duże wsparcie dla pracowników, pozwalając im wykonywać zadania szybciej i z mniejszym ryzykiem popełnienia błędu. Warto jednak zastanowić się, który model korzystania z systemu ERP będzie lepszy dla Twojej firmy – chmura obliczeniowa czy własna infrastruktura serwerowa. Sprawdźmy!
Spis treści:
- Chmura obliczeniowa – co to jest?
- Chmura obliczeniowa czy własna infrastruktura serwerowa – wady i zalety obu rozwiązań
- Jak enova365 wspiera biura rachunkowe w doborze modelu korzystania z systemu ERP do potrzeb?
Chmura obliczeniowa – co to jest?
Chmura obliczeniowa to wirtualna przestrzeń, w której wykorzystujemy określone narzędzia oraz przechowujemy dane, zlokalizowana w infrastrukturze serwerowej dostawcy danej usługi. W najprostszym modelu dostęp do niej jest opłacany w ramach tzw. abonamentów oferujących relatywnie niewielkim kosztem dostęp do funkcjonalności przewidzianej przez producenta danego rozwiązania.
Rozwiązań opartych o przetwarzanie w chmurze jest wiele – zaliczyć do nich możemy m.in. pocztę e-mail, wirtualne dyski, a także szereg narzędzi, jak choćby systemy ERP wspierające przedsiębiorstwa na całym świecie. Ich producenci coraz częściej udostępniają wersję chmurową swoich narzędzi, zapewniając pełną funkcjonalność w ramach comiesięcznych, stałych opłat.
Czy takie rozwiązanie jest lepsze niż system ERP zainstalowany na własnej infrastrukturze serwerowej? Która z opcji będzie najlepsza dla Twojego biura rachunkowego? Przyjrzyjmy się korzyściom, jakie niosą ze sobą chmury obliczeniowe oraz serwery wewnętrzne, a także sprawdźmy wady obu rozwiązań w kontekście prac rachunkowo-finansowych.
Chmura obliczeniowa czy własna infrastruktura serwerowa – wady i zalety obu rozwiązań
System ERP to potężne narzędzie, które pomaga zarządzać każdym aspektem działalności biura rachunkowego. Szereg modułów usprawniających i automatyzujących pracę księgowych sprawia, że zadania wykonywane są znacznie szybciej, a ryzyko występowania błędów przy powtarzalnych, żmudnych czynnościach jest zminimalizowane. Co więcej, dobre oprogramowanie klasy ERP umożliwia często bezpośrednią współpracę z systemami księgowymi używanymi przez klientów Twojego biura, co usprawnia m.in. wymianę dokumentacji niezbędnej do prowadzenia rozliczeń.
Czytaj także: Jak usprawnić pracę w biurze rachunkowym? 5 wskazówek
To zaawansowane narzędzie informatyczne, dlatego system ERP musi być wdrożony zgodnie z wcześniej przeprowadzoną analizą potrzeb danego biznesu, aby z jednej strony – spełniać swoje zadanie, a z drugiej – mieścić się w zakładanym budżecie.
W tym właśnie miejscu pada pytanie, która wersja systemu będzie lepsza: chmura obliczeniowa czy aplikacja zainstalowana na wewnętrznej infrastrukturze serwerowej Twojej firmy?
System ERP w chmurze obliczeniowej – korzyści
Zacznijmy od podsumowania najważniejszych korzyści korzystania z systemu ERP w chmurze obliczeniowej…
- Działasz od razu – przetwarzanie w chmurze obliczeniowej sprawia, że praktycznie od razu otrzymujesz zestaw niezbędnych każdemu księgowemu narzędzi. System w takim modelu nie wymaga długotrwałego wdrożenia, nie musisz też budować dedykowanej serwerowni czy dostosowywać obecnej do wymagań narzędzia.
- Korzystasz, gdzie chcesz – chmury obliczeniowe charakteryzuje to, że dane czy narzędzia w nich przechowywane są dostępne wszędzie – wystarczy tylko dostęp do internetu – dzięki temu Ty i Twoi pracownicy macie kontrolę nad procesami firmowymi nie tylko z biura.
- Niskie koszty początkowe – to zdecydowana zaleta zastosowania chmury obliczeniowej dla ERP. Pierwsza płatność, tak jak każda kolejna, to miesięczny abonament, który zwykle oscyluje w granicach kilkudziesięciu, maksymalnie kilkuset złotych za każde stanowisko. Co więcej, w ramach umowy zwykle otrzymujesz dowolność w dodawaniu lub odejmowaniu kolejnych użytkowników, dzięki czemu możesz na bieżąco regulować koszty w zależności od liczby pracowników Twojego biura rachunkowego.
Chmura obliczeniowa dla ERP – wady
Eksperci podkreślają, że system ERP w chmurze obliczeniowej to elastyczne, zawsze dostępne i w pełni bezpieczne rozwiązanie, które praktycznie nie ma wad. Mimo tego, niektórzy menedżerowie zgłaszają obawy, związane z bezpieczeństwem danych w chmurze. Obawiają się oni, że dane firmowe – często kluczowe dla podejmowania decyzji biznesowych, a w przypadku biura rachunkowego dotyczące wielu innych biznesów – które przesyłane są na zewnętrzne serwery, mogą paść ofiarą przestępców internetowych. Dotyczy to zarówno kradzieży informacji, jak i ataków na samą infrastrukturę, co z kolei może powodować przerwy w jej działaniu. Producenci systemów ERP działających online zapewniają, że są to obawy zupełnie nieuzasadnione, bo zabezpieczają się przed takimi działaniami poprzez zaawansowane szyfrowanie oraz regularny backup.
Czytaj także: Rozwiązania chmurowe a systemy ERP – fakty i mity
System ERP na wewnętrznej infrastrukturze – zalety i wady
A na co możesz liczyć, jeżeli program dla biur rachunkowych zainstalujesz na serwerach zlokalizowanych w firmie?
- Bezpieczeństwo danych i informacji – serwery, na których jest instalowany system ERP, zlokalizowane są zazwyczaj w siedzibie Twojego biura, dzięki czemu dostęp do danych może odbywać się z pominięciem sieci internetowej. To zaś sprawia, że jakakolwiek próba zniszczenia bądź kradzieży informacji musiałaby zostać przeprowadzona fizycznie. Należy jednak wspomnieć, że w razie pożaru, zalania lub innego wypadku odzyskanie Twoich danych może być niemożliwe.
- Wysokie koszty – stacjonarne licencje wiążą się z dużymi wydatkami – nie dość, że każde stanowisko to jednorazowy wydatek nawet kilku tysięcy złotych (plus okresowe opłaty aktualizacyjne), to dochodzi do tego jeszcze koszt zakupu i serwisowania serwera. Zwykle oznacza to konieczność zatrudnienia specjalisty, którego zadaniem będzie dbanie o prawidłową pracę urządzenia.
- Dostęp tylko lokalnie, z biura – w zależności od potrzeb Twojego biznesu może być to wada lub zaleta – miej to jednak na uwadze, wybierając model stacjonarny systemu ERP.
Jak enova365 wspiera biura rachunkowe w doborze modelu korzystania z systemu ERP do potrzeb?
Można powiedzieć, że plusy zastosowania chmury obliczeniowej są minusami systemu ERP na własnej infrastrukturze. I na odwrót – mankamenty pierwszego rozwiązania stanowią o sile drugiego. Dlatego wybór odpowiedniego systemu powinien być podyktowany dokładną analizą potrzeb i możliwości finansowych Twojego biura rachunkowego.
System enova365 posiada dedykowaną wersję dla biur rachunkowych w obu modelach. Jeśli zdecydujesz się na wykorzystanie chmury obliczeniowej, możesz wybrać jedną z dwóch wersji: srebrną lub złotą.
Różnica między obydwiema wersjami enova365 leży w dostępie do konkretnych modułów. Srebrna skupia się na najważniejszych opcjach kluczowych dla pracy małych biur rachunkowych, złota z kolei zapewnia pełne spektrum możliwości pozwalające świadczyć szeroki zakres usług księgowych. Wybór konkretnego rozwiązania powinno więc poprzedzić porównanie ich możliwości i weryfikacja, która z opcji będzie odpowiednia dla Twojej firmy. Niższy koszt wejścia związany z systemem enova365 w chmurze to doskonałe rozwiązanie dla mniejszych biur rachunkowych, obsługujących mniejszą liczbę klientów.
Jeśli szukasz systemu ERP do zarządzania dużym biurem rachunkowym, możesz skorzystać z możliwości zakupu jednorazowej licencji.
Jeśli nie wiesz, która opcja – srebrna, złota, chmura obliczeniowa czy wersja stacjonarna – będzie lepszym wyborem dla Twojego biura rachunkowego, skontaktuj się z nami. Specjalista chętnie odpowie na wszystkie pytania, rozwieje wątpliwości, a także zweryfikuje potrzeby i bolączki Twojego biznesu.
System enova365 sprawdza się doskonale w tysiącach biur rachunkowych w całej Polsce, zapewniając dostęp do wielofunkcyjnego narzędzia regularnie aktualizowanego zgodnie ze zmianami w przepisach podatkowych. Dzięki szerokiej ofercie modeli dystrybucji oraz funkcji masz możliwość dopasowania konkretnego rozwiązanie dokładnie do swoich potrzeb – jeszcze dziś umów się na prezentację i dowiedz się, jak wiele oferuje enova365!
Chcesz wiedzieć więcej o chmurze obliczeniowej i innych modelach korzystania z systemu ERP? Sprawdź materiały, jakie nasi eksperci przygotowali dla Ciebie na ten temat.
