Wdrożenie systemu zostało przeprowadzone etapowo, tak aby każda faza była w pełni dopracowana i minimalizowała ryzyko zakłóceń w codziennej pracy firmy. Prace rozpoczęły się od szczegółowej analizy wstępnej, podczas której pracownicy XDEFT opracowali dokumentację opisującą rzeczywiste procesy zachodzące w poszczególnych działach. Dzięki rozmowom z kadrą zarządzającą oraz pracownikami udało się precyzyjnie odwzorować specyfikę działalności oraz wskazać obszary wymagające optymalizacji.

Na tej podstawie przygotowana została pierwsza konfiguracja systemu oraz środowisko testowe. Po jego udostępnieniu rozpoczęły się szkolenia pracowników, które pozwoliły im poznać nowe narzędzia w praktyce. Testy funkcjonalne przeprowadzane wspólnie z zespołem klienta ujawniły elementy wymagające dopracowania — wprowadzone zostały więc niezbędne korekty i ulepszenia, aby system jak najlepiej odpowiadał na potrzeby poszczególnych działów.

Dopiero po pełnym zaakceptowaniu konfiguracji nadszedł czas finalnej migracji danych i uruchomienia systemu w środowisku produkcyjnym. Tak uporządkowane i przemyślane podejście pozwoliło na płynne przejście z poprzednich rozwiązań, bez przestojów i stresu dla zespołu, a pracownicy mogli szybko rozpocząć pracę w nowym, zintegrowanym środowisku.

Jednym z głównych wyzwań projektu było przeniesienie specyficznych procesów branży ortopedyczno-rehabilitacyjnej do nowego środowiska informatycznego. Nasz zespół wdrożeniowy, we współpracy z pracownikami RELAX-MED, odpowiednio dostosował system enova365 do wymagań działalności medycznej, rozbudowując go o funkcje umożliwiające nadzór nad dokumentami, obsługę zamówień indywidualnych oraz prowadzenie modułu kadrowo-płacowego.

Kolejnym wyzwaniem była konieczność usprawnienia współpracy pomiędzy oddziałami. Wcześniej dane były rozproszone w kilku systemach, co utrudniało kontrolę procesów i wymianę informacji. Dzięki wdrożeniu zintegrowanego rozwiązania udało się osiągnąć spójność danych i bieżący nadzór nad realizacją zadań w różnych lokalizacjach.

Efekty wdrożenia:

Efektem wprowadzonych zmian jest zwiększenie przejrzystości procesów i automatyzacja wielu zadań administracyjnych, co znacząco odciążyło pracowników i usprawniło zarządzanie. Firma zyskała narzędzie dopasowane do swojej specyfiki, które pozwala elastycznie reagować na potrzeby rynku oraz wspiera dalszy rozwój działalności.

Zintegrowanie obszaru kadrowo-płacowego z pozostałymi modułami systemu stało się kolejnym sukcesem po wdrożeniu enova365. Automatyzacja procesów pozwoliła usprawnić obieg informacji i zapewnić terminowe wypłaty dla pracowników. Dzięki temu obsługa wewnętrznych procesów administracyjnych stała się płynna, przejrzysta i mniej czasochłonna.

Już po pierwszych tygodniach od uruchomienia systemu zauważalna była poprawa efektywności w codziennej pracy. Znacząco przyspieszył proces obsługi zamówień i sprzedaży, co przełożyło się na krótszy czas realizacji i lepszą obsługę klientów. System umożliwił również precyzyjne wykonywanie analiz handlowych i magazynowych, dostosowanych do specyfiki branży ortopedyczno-rehabilitacyjnej. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskała bieżący wgląd w kluczowe dane operacyjne, co ułatwiło podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Wdrożony system wprowadził przejrzystość i porządek w obiegu dokumentów – łatwy sposób ich wystawiania i łączenia umożliwia pracownikom szybszą i bardziej intuicyjną obsługę klientów oraz kontrahentów.

Istotną korzyścią biznesową było również połączenie magazynu z własną produkcją indywidualną, co umożliwiło pełną kontrolę nad stanami materiałów i komponentów. Nowy system otworzył także możliwości rozwoju produkcji seryjnej sprzętu ortopedycznego, wspierając dalszy rozwój firmy i zwiększenie jej potencjału w zakresie produkcji seryjnej sprzętu ortopedycznego, a co za tym idzie realizacji większej liczby zamówień.

Efektem całościowych działań wdrożeniowych jest lepsza komunikacja między działami, większa wydajność pracy i pełna spójność danych w całej organizacji. Firma zyskała solidne narzędzie wspierające dalszy rozwój i skalowanie działalności.