Przebieg wdrożenia:
Projekt został podzielony na 6 obszarów:
- Zarządzanie kadrami i rozliczenia płacowe
- Ewidencje księgowe i zarządzanie środkami pieniężnymi
- Integracja procesowa w technologii webservices
- Przygotowanie platformy chmury prywatnej Zamawiającego
- Przepływy pracy (Workflow)
- Wdrożenie modułu Handel
Po pomyślnym zakończeniu wdrożenia oraz kilku miesiącach efektywnej pracy, strony zdecydowały się na rozszerzenie systemu o moduł enova365 Windykacja.
W obszarze kadr zespół KOMAKO przeprowadził migrację wszystkich danych kadrowych i płacowych z poprzedniego systemu kadrowego używanego przez zewnętrzne centrum rozliczeń obsługujące Chefs Culinar.
Wraz z zespołem Klienta przeprowadzono analizę wymagań użytkowników, przygotowano konfigurację systemu enova365 oraz uruchomiono rozliczenia płacowe, obejmujące cały rok podatkowy i kilkuset pracowników firmy. W kolejnym roku wdrożono również pulpity pracownicze enova365.
Aby zapewnić dopasowanie korporacyjnych systemów operacyjnych Klienta do dynamicznie zmieniających się polskich przepisów prawnych, zaprojektowano kompleksową, dwukierunkową i automatyczną integrację tych systemów z modułem enova365 Handel. Wdrożono także pełną ewidencję dokumentów na potrzeby sprawozdawczości w jednolitych plikach kontrolnych oraz rachunkowości i zarządzania finansami.
Korzyści:
W wyniku wdrożenia enova365 wraz z modułami dodatkowymi, w pełni objęto ewidencję kadr oraz naliczanie płac dla wszystkich grup pracowniczych w oddziałach. Procesy te zostały usprawnione, z zachowaniem terminowości oraz wysokiej jakości naliczeń i prowadzonej ewidencji.
Dostarczono zintegrowane rozwiązanie, które zmniejsza liczbę błędów w naliczeniach oraz interakcji w procesie uzgadniania danych kadrowych, takich jak czas pracy.
Terminowo przejęto obowiązki prowadzenia ewidencji kadrowej od zewnętrznej firmy przez zespół Chefs Culinar oraz zweryfikowano roczne naliczenia podatkowe.
- Obszar księgowy i integracja
Zaprojektowano nowe ewidencje księgowe, zastępując dotychczasowe prowadzone przez biuro księgowe. Przygotowano system terminowo do pełnej sprawozdawczości księgowej. Zespół KOMAKO wsparł proces identyfikacji potrzeb związanych z opisem zdarzeń gospodarczych oraz przejściem na nowy system księgowy.
Osiągnięto zdolność terminowego przejęcia ewidencji oraz obowiązków księgowych od zewnętrznego centrum rozliczeń przez zespół Chefs Culinar.
Wdrożono mechanizmy controllingu operacyjnego kosztów oparte na mapie wymiarów finansowych oraz zautomatyzowano decyzje o księgowaniach z wykorzystaniem matryc księgowych.
Dzięki temu uzyskano:
• z jednej strony uzyskano możliwość analiz finansowych według kluczowych parametrów, bez konieczności rozbudowy planu kont,
• z drugiej strony zautomatyzowano księgowania poprzez klasyfikacje dokumentów na etapie rejestrujących dokumenty kosztowe przepływów pracy (ścieżki akceptacji).
Na podstawie analizy wymagań wydano zalecenia dotyczące uzupełnienia informacji w kluczowych systemach operacyjnych Zamawiającego oraz wspólnie z zespołem Chefs Culinar oprogramowano dwukierunkowy interfejs wymiany dokumentów handlowych.
Integracja, oprócz kwestii technologicznych, wymagała zdefiniowania mechanizmów integratora oraz uporządkowania danych w celu:
• dopasowania do wymagań Jednolitego Pliku Kontrolnego,
• uzgodnienie struktur danych JSON do wygenerowania dokumentów w module enova365 Handel,
• ujednolicenia danych.
- Obszar workflow – przepływy pracy
Zaprojektowano i wdrożono workflow do akceptacji dokumentów kosztowych, dzięki któremu usprawniono i przyspieszono obieg dokumentów. Opracowano wielopoziomową strukturę akceptacji, dopasowaną do potrzeb kierownictwa Chefs Culinar, działającego w rozproszonej strukturze oddziałów. Uruchomiono wygodne i łatwo dostępne moduły enova365 w przeglądarkowym interfejsie użytkownika.
