Charakterystyka firmy:
Biuro Rachunkowe Katarzyna Mańko działa na rynku lubelskim od 2010 roku i obsługuje mikro, małe oraz średnie firmy (handlowe, usługowe i produkcyjne), a także fundacje i stowarzyszenia. Biuro współpracuje z około 100 klientami i prowadzi ich księgi rachunkowe. Przekłada się to na duży wolumen dokumentów, wysoką powtarzalność procesów i stałą presję terminów. W codziennej pracy kluczowe są poufność, terminowość i precyzja rozliczeń, wspierane przez konsekwentną organizację pracy zespołu. Rytm tej pracy najlepiej oddają liczby: 2937 wypitych kubków kawy i 262 przepracowane dni w roku.
Biuro przez lata pracowało na systemie Symfonia. Ze względu na skalę działalności i dużą liczbę obsługiwanych podmiotów migracja do enova365 została zaplanowana etapowo: część klientów nadal pozostaje w dotychczasowym środowisku, natomiast zdecydowana większość bieżącej obsługi i procesów jest już realizowana w enova365.
Wyzwania postawione przed systemem:
Przy rosnącym wolumenie dokumentów zaczęły wychodzić na wierzch koszty pracy ręcznej i rozproszonej organizacji. Komunikacja z klientami oraz przekazywanie dokumentów odbywały się wieloma kanałami - utrudniało to kontrolę kompletności, wydłużało weryfikację i wymuszało ręczne wprowadzanie danych. Brak jednego, zintegrowanego środowiska do pracy (księgowość, fakturowanie, uporządkowany obieg informacji) przekładał się na dużą liczbę czynności powtarzalnych oraz większe ryzyko błędów wynikających z kopiowania danych. Dodatkowym istotnym aspektem było bezpieczeństwo prawne i przewidywalność kosztów: poprzednie rozwiązania nie dawały pewności dostosowania do dynamicznych zmian w polskim prawie bez dodatkowych opłat, a przy zbliżającym się obowiązku KSeF kluczowe stało się uniknięcie modelu kosztów rosnących wraz z liczbą operacji. Decyzję o zakupie systemu enova365 oparto na analizie codziennych procesów biura i wskazaniu obszarów, które najbardziej obciążają zespół w cyklu miesięcznym. Firmie zależało na wdrożeniu, które poprawi organizację pracy bez zatrzymywania bieżącej obsługi klientów, dlatego przyjęto podejście etapowe: najpierw uporządkowanie procesów i automatyzacja działań powtarzalnych (w tym fakturowania), następnie stopniowe przenoszenie kolejnych klientów oraz rozwój integracji i przygotowanie obszaru KSeF.
Priorytetem była automatyzacja pracy powtarzalnej, spójny obieg dokumentów i uporządkowana komunikacja z klientami oraz możliwość pracy na wielu bazach (biuro + bazy klientów). Istotne były również możliwości integracji (WebAPI/EDI) oraz przewidywalny model utrzymania systemu, zapewniający aktualizacje zgodne z przepisami. Szczególnie ważna była obsługa KSeF w enova365 dostępna w ramach rocznego abonamentu na nowe wersje systemu, bez dodatkowych opłat zależnych od liczby dokumentów lub operacji, co przy skali pracy biura ma bezpośrednie znaczenie kosztowe i organizacyjne.
