Przebieg wdrożenia
Po analizie procesów podjęta została decyzja o rozbudowie standardowej funkcjonalności enova365 – ofert o możliwość konfigurowania żurawia na etapie przygotowywania oferty. W celu realizacji tego zadania dodany został moduł konfiguracyjny, w którym można dodawać elementy składowe żurawi i przypisywać im wartości amortyzacji oraz wskazywać które komponenty pasują do siebie nawzajem. Handlowiec przygotowujący ofertę, może skonfigurować na dokumencie oferty żurawia i na tej podstawie na bieżąco wylicz mu się koszt jego amortyzacji. To pozwala na zarządzanie planowaną marżą na kontrakcie.
Kolejnym krokiem było zbudowanie modułu do śledzenia, rozliczania i analizowania podpisanego kontraktu na najem żurawia. Przygotowany został dodatek do programu, w którym rejestrowane są warunki umowy (warunki wynikające wprost z oferty można automatycznie przenieść na kontrakt). Do fakturowania wykorzystywany jest moduł handel enova365, w którym na podstawie kontraktu wystawiane są faktury sprzedaży a ich pozycje są automatycznie wiązane z kontraktem. Dzięki temu, że również z kontraktem łączone są dokumenty kosztowe oraz znamy wartość amortyzacji wynajętego sprzętu firma ma możliwość śledzenia rentowności umowy na bieżąco, a zautomatyzowany proces fakturowania upraszcza pracę oraz gwarantuje wystawienie faktur do wszystkich umów.
Efekty wdrożenia:
Korzyści biznesowe i organizacyjne po wdrożeniu rozwiązania
Wdrożone rozwiązanie znacząco zmieniło sposób planowania, realizacji i kontroli kontraktów najmu żurawi wieżowych w Corleonis S.A., wprowadzając spójny, zintegrowany proces obejmujący cały cykl życia kontraktu – od oferty, przez realizację, aż po rozliczenie i analizę rentowności.
Pełna kontrola marży już na etapie oferty
Dzięki możliwości konfiguracji żurawia bezpośrednio na dokumencie oferty, handlowcy uzyskali natychmiastowy wgląd w rzeczywisty koszt amortyzacji sprzętu. Pozwoliło to na:
- świadome planowanie marży jeszcze przed złożeniem oferty klientowi,
- eliminację ofert o zbyt niskiej rentowności,
- ujednolicenie zasad kalkulacji kosztów niezależnie od osoby przygotowującej ofertę.
Decyzje cenowe przestały opierać się na intuicji i arkuszach Excel, a zaczęły bazować na realnych danych finansowych.
Bieżąca analiza rentowności kontraktu w trakcie realizacji
Integracja danych ofertowych, kontraktowych, kosztowych i amortyzacyjnych umożliwiła monitorowanie rentowności umowy w czasie rzeczywistym. Zarząd i osoby odpowiedzialne za rozliczenia zyskały możliwość:
- szybkiego reagowania na zmiany w trakcie realizacji kontraktu,
- identyfikacji projektów generujących ryzyko finansowe,
- podejmowania decyzji korygujących jeszcze w trakcie trwania umowy, a nie po jej zakończeniu.
To szczególnie istotne w branży charakteryzującej się dużą zmiennością harmonogramów i warunków realizacji.
Automatyzacja i bezpieczeństwo procesu fakturowania
Powiązanie kontraktów z dokumentami sprzedaży i kosztów w systemie enova365 pozwoliło na pełną automatyzację fakturowania. Efektem było:
- ograniczenie ryzyka pominięcia faktur lub błędów rozliczeniowych,
- skrócenie czasu comiesięcznego rozliczania kontraktów,
- eliminacja ręcznych notatek i arkuszy Excel jako źródła danych.
Proces fakturowania stał się przewidywalny, powtarzalny i odporny na błędy ludzkie.
Spójność danych i jeden punkt prawdy w organizacji
Zastąpienie rozproszonych narzędzi jednym, zintegrowanym rozwiązaniem zapewniło:
- spójność danych pomiędzy ofertą, kontraktem, kosztami i sprzedażą,
- łatwy dostęp do aktualnych informacji dla różnych działów firmy,
- poprawę jakości raportowania zarządczego.
Organizacja zyskała jedno centralne źródło danych, zamiast wielu niespójnych wersji tej samej informacji.
Wsparcie dla rozwoju i skalowania działalności
Rozwiązanie zostało zaprojektowane w sposób elastyczny, uwzględniający specyfikę branży oraz dalszy rozwój firmy. Dzięki temu:
- możliwe jest obsługiwanie coraz bardziej złożonych projektów,
- system wspiera rosnącą liczbę kontraktów bez wzrostu nakładów pracy administracyjnej,
- firma posiada solidne zaplecze systemowe do dalszej ekspansji na rynki zagraniczne.
Lepsza kontrola pracy handlowców i procesów ofertowych
Ustandaryzowanie procesu ofertowania umożliwiło analizę efektywności pracy handlowców, porównywanie ofert oraz ocenę skuteczności polityki cenowej. W efekcie:
- zarząd otrzymał narzędzie do realnej kontroli procesu sprzedaży,
- firma może świadomie optymalizować strategię ofertową,
- ryzyko podejmowania nierentownych kontraktów zostało znacząco ograniczone.
