Charakterystyka firmy:
Nasz Klient, GLC Accounting sp. z o.o., w swojej pierwotnej formie powstał już w 1999 roku. Firma rozpoczęła działalność od outsourcingowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dzięki intensywnemu rozwojowi, już pięć lat później, rozszerzyła zakres usług o doradztwo podatkowe oraz czterokrotnie zwiększyła liczbę zatrudnionych pracowników. Kontynuując dynamiczny rozwój, spółka poszerzyła ofertę o doradztwo prawne, usługi audytu księgowego i podatkowego oraz obsługę kadrowo-płacową. W 2018 roku stała się jednym z wiodących partnerów na rynku polskim w zakresie kompleksowych usług outsourcingowych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu oraz odpowiedzialnemu podejściu do współpracy z Partnerami, firma nawiązała relacje z ponad 1000 przedsiębiorstw z Polski i zagranicy, obsługiwanych przez oddziały w Katowicach i Warszawie.
Wyzwania postawione przed systemem:
Dzięki analizie zapotrzebowania rynkowego podjęto decyzję, że PKBR powinien oferować maksymalny zakres funkcjonalności przy zachowaniu przejrzystego i zwartego interfejsu.
Istotnym założeniem było również umożliwienie elastycznego dostosowania bazy do indywidualnych potrzeb każdego klienta.
W pierwszym etapie zaprojektowano trzy ścieżki obiegu dokumentów:
- Obieg podstawowy
- Obieg zaawansowany
- Obieg zaawansowany z MPK
Każdy kolejny wariant rozszerza funkcjonalność poprzedniego.
Obieg podstawowy wymaga jedynie uzupełnienia podstawowych danych dokumentu oraz ich zatwierdzenia. Wprowadzenie daty wpływu, typu dokumentu oraz dołączenie załącznika pozwala księgowości na szybkie przejęcie dokumentacji.
Obieg zaawansowany rozszerza zakres danych o dodatkowe informacje, takie jak oddział, kontrahent czy inne dane istotne z punktu widzenia biura rachunkowego.
Obieg zaawansowany z MPK stanowi najbardziej rozbudowaną formę procesu. Na tym etapie klient przygotowuje dokument w stanie umożliwiającym jego niemal bezpośrednie zaksięgowanie – po stronie księgowości pozostaje już głównie weryfikacja.
Każdy z tych wariantów pozwala klientowi samodzielnie określić poziom swojego zaangażowania w proces współpracy z biurem.
Niezależnie od wariantu, obieg dokumentów oparto na trzech typach zadań:
- Sekretariat – etap wprowadzania dokumentów, ich opisu, dołączania załączników oraz przekazywania do zatwierdzenia.
- Sekretariat akceptacja – etap kontroli poprawności dokumentów.
Na tym etapie operator otrzymuje dokumenty w formie finalnej i podejmuje
decyzję o ich cofnięciu do poprawy, odrzuceniu lub przekazaniu do księgowości.
- Akceptacja płatności (etap opcjonalny)
Jeśli klient zdecyduje się na kontrolę płatności, księgowość po przetworzeniu dokumentów przekazuje je ponownie do PKBR w celu zatwierdzenia przelewów. Po akceptacji blokada generowania płatności zostaje zdjęta, a dokumenty mogą zostać opłacone.
Projektując powyższe etapy, skoncentrowaliśmy się na pełnej transparentności procesu dla operatorów oraz przygotowaniu rozwiązania na wdrożenie KSeF. Dzięki temu możliwe stało się skuteczne filtrowanie dokumentów oraz eliminowanie pozycji, które nie powinny trafić do księgowości.
Na tym etapie system umożliwia również – w zależności od konfiguracji danej bazy – pobieranie dokumentów bezpośrednio z KSeF przy użyciu dedykowanych workerów. Dokumenty te są automatycznie wprowadzane do bazy, wstępnie opisane i trafiają od razu na pierwszy etap obiegu. Jednocześnie, ze względu na fakt, że część dokumentów nie jest i nie będzie objęta obowiązkiem KSeF, w procesie zastosowano moduł OCR, konfigurowalny niezależnie dla każdej bazy. Operator, wgrywając dokument, może od razu skierować go do odczytu, a po pozytywnej weryfikacji system zwraca go wraz z automatycznie uzupełnionymi polami. W większości przypadków OCR uzupełnia dokumenty do poziomu obiegu zaawansowanego lub zaawansowanego z MPK.
Funkcjonalność każdego etapu może być rozbudowywana – klient, zgłaszając potrzebę zwiększenia zakresu działania, może przeprowadzić modernizację swojej bazy.
Proces wprowadzania dokumentów zaprojektowano tak, aby był możliwy na trzy sposoby: poprzez ręczne wgrywanie, integrację z KSeF lub masowe wgrywanie paczek dokumentów. Klienci otrzymują dedykowany zasób sieciowy dostępny z poziomu przeglądarki. Nad obsługą tych zasobów czuwa Harmonogram Zadań, który cyklicznie monitoruje katalogi klientów i publikuje dokumenty w PKBR (BasicDoc), automatycznie dołączając dokument startowy jako załącznik. Dzięki temu klient już na etapie dodawania dokumentu ma pełną kontrolę nad jego typem, przebiegiem oraz dalszym sposobem przetwarzania.
W efekcie zarządzanie dokumentami stało się przejrzyste i wymaga od klienta minimalnego zaangażowania. Obsługa dokumentów została dodatkowo usprawniona poprzez możliwość wykonywania operacji masowych – zatwierdzania i edycji opisów dla wielu dokumentów jednocześnie.
Zadbaliśmy też, aby na każdym etapie możliwe było wysyłanie informacji i podsumowań.
