Strona główna > Zaufali nam > STE Capital Sp. z o.o.
STE Capital Sp. z o.o.
Wdrożenie systemu ERP enova365 w branży Budownictwo i nieruchomości.
Partner wdrażający: Softicon Sp. z o.o. zobacz wizytówkę
Roman Suchta Dyrektor Finansowy, STE Capital Sp. z o.o.
Roman Suchta Dyrektor Finansowy, STE Capital Sp. z o.o.
Z perspektywy finansowej kluczowym wyzwaniem było uzyskanie spójnego i wiarygodnego obrazu kosztów projektów w skali całej grupy spółek. Przed wdrożeniem dane były rozproszone pomiędzy różnymi systemami i narzędziami, co utrudniało bieżącą kontrolę budżetów oraz analizę odchyleń.
Wdrożenie enova365 pozwoliło na połączenie procesów Workflow, księgowości i controllingu w jednym środowisku. Szczególnie istotna była możliwość kontroli kosztów już na etapie akceptacji dokumentów oraz automatyczne, spójne opisywanie analityczne dokumentów finansowych.
Dzięki temu system stał się realnym narzędziem zarządczym, a nie wyłącznie ewidencyjnym, umożliwiającym bieżące analizy, raportowanie oraz podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne i porównywalne dane.
Charakterystyka firmy:
Opisywane wdrożenie dotyczy grupy powiązanych kapitałowo i operacyjnie spółek, działających w sektorze budownictwa oraz inwestycji deweloperskich. W skład grupy wchodzą podmioty realizujące projekty budowlane i mieszkaniowe, obsługujące zarówno klientów indywidualnych, jak i instytucjonalnych, a także spółki pełniące funkcje wspierające w zakresie zarządzania inwestycjami, finansami oraz procesami administracyjnymi.
Struktura grupy obejmuje kilkadziesiąt odrębnych spółek prawa handlowego, funkcjonujących w ramach wspólnego modelu operacyjnego, jednak różniących się zakresem działalności, skalą realizowanych projektów oraz rolą w całym procesie inwestycyjno-budowlanym. Część spółek odpowiada bezpośrednio za realizację robót budowlanych, inne za prowadzenie działalności deweloperskiej lub zarządzanie projektami.
W ramach niniejszego case study szczegółowo opisane zostały dwie kluczowe spółki pełniące centralną rolę w strukturze grupy. Pozostałe podmioty wchodzące w skład grupy uczestniczyły w projekcie jako jednostki operacyjne lub wspierające, jednak ze względu na charakter materiału nie są wymieniane z nazwy.
STE CAPITAL Sp. z o.o.
• Branża: budownictwo - realizacja prac budowlanych, modernizacyjnych i remontowych
• Wielkość firmy: średnie przedsiębiorstwo
• Kluczowi odbiorcy: klienci indywidualni oraz instytucjonalni
• Profil działalności: kompleksowa realizacja inwestycji budowlanych
STE CAPITAL to firma działająca w branży budowlanej, specjalizująca się w kompleksowej realizacji prac budowlanych, modernizacyjnych i remontowych. Przedsiębiorstwo realizuje inwestycje zarówno dla klientów indywidualnych, jak i instytucjonalnych, obejmujące obiekty mieszkalne, usługowe oraz przemysłowe.
Działalność firmy opiera się na wieloletnim doświadczeniu w branży oraz pracy zespołów wykwalifikowanych specjalistów, w tym kadry inżynieryjnej odpowiedzialnej za nadzór techniczny i organizację procesu budowlanego. STE CAPITAL realizuje projekty zgodnie z obowiązującymi normami, zasadami sztuki budowlanej oraz harmonogramami uzgodnionymi z inwestorami.
Firma wykonuje prace na podstawie indywidualnych projektów, dostosowując zakres i sposób realizacji do specyfiki danej inwestycji. W codziennej działalności wykorzystuje nowoczesne technologie oraz materiały budowlane, co pozwala na efektywne prowadzenie robót i zachowanie wysokiej jakości realizacji. Zakres działalności STE CAPITAL obejmuje pełny proces realizacji inwestycji budowlanych – od prac przygotowawczych, przez realizację robót budowlanomontażowych, aż po prace wykończeniowe.
Grupa Spółek GOMIKO
• Branża: deweloper, budownictwo mieszkaniowe i nieruchomości
• Wielkość firmy: średnie przedsiębiorstwo
• Kluczowi odbiorcy: klienci indywidualni oraz podmioty gospodarcze
• Profil działalności: realizacja inwestycji mieszkaniowych i osiedli domów jednorodzinnych
GOMIKO to grupa spółek deweloperskich działająca na polskim rynku nieruchomości i budownictwa od 2019 roku. Firma specjalizuje się w realizacji projektów mieszkaniowych i deweloperskich na terenie Warszawy oraz w regionie Warmii i Mazur, obejmujących budynki mieszkalne, apartamentowce oraz domy jednorodzinne. Inwestycje GOMIKO są prowadzone zarówno w obszarach miejskich, jak i na obrzeżach ośrodków miejskich, łącząc funkcjonalność zabudowy z lokalizacjami uwzględniającymi potrzeby przyszłych mieszkańców.
Realizacja projektów obejmuje standard deweloperski oraz opcje wykończenia „pod klucz”. Zespół spółki obejmuje wykwalifikowaną kadrę techniczną – inżynierów budownictwa, kierowników projektów i budów, specjalistów ds. architektury i sprzedaży oraz wsparcie administracyjno-finansowe.
GOMIKO działa poprzez oddziały w Warszawie i Olsztynie i jest zaangażowane w realizację szerokiego wachlarza inwestycji mieszkaniowych, od nowych mieszkań w stolicy po domy i osiedla w regionie Warmii i Mazur.
Wyzwania postawione przed systemem:
Przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego grupa spółek korzystała z rozproszonych narzędzi informatycznych, które obsługiwały wybrane obszary działalności, jednak nie tworzyły spójnego środowiska do zarządzania procesami finansowymi, kadrowymi i projektowymi.
W obszarze ERP wykorzystywany był system Symfonia, obejmujący w szczególności moduły księgowe oraz obieg dokumentów elektronicznych (EOD). Procesy kadrowo-płacowe realizowane były w odrębnym systemie R2 Płatnik. Dodatkowo, znaczna część danych operacyjnych oraz zestawień kontrolnych była prowadzona w arkuszach kalkulacyjnych, tworzonych i utrzymywanych niezależnie w poszczególnych spółkach oraz działach.
Główne wyzwania przed wdrożeniem:
• Rozproszenie danych i systemów. Informacje finansowe, kosztowe i projektowe były przechowywane w wielu narzędziach jednocześnie: częściowo w systemie ERP, częściowo w arkuszach Excel oraz w systemie obiegu dokumentów. Brak centralnego repozytorium danych powodował trudności w uzyskaniu aktualnego i spójnego obrazu sytuacji finansowej poszczególnych projektów oraz całej grupy.
• Brak spójnego zarządzania projektami i budżetami. Nie istniał jednolity mechanizm zarządzania projektami w kontekście budżetów, kosztów i ich rozliczania. Kontrola realizacji budżetów projektowych opierała się na ręcznych zestawieniach oraz korelacjach danych pomiędzy arkuszami Excel, dokumentami kosztowymi i zapisami księgowymi. Proces ten był czasochłonny i podatny na błędy.
• Manualne korelowanie kosztów. Koszty projektowe były przypisywane i analizowane poprzez ręczne porównywanie danych pochodzących z różnych źródeł: ewidencji księgowej, dokumentów kosztowych w EOD oraz arkuszy kalkulacyjnych. Brak automatycznych powiązań pomiędzy tymi obszarami utrudniał bieżącą kontrolę kosztów i analizę rentowności projektów.
• Brak powiązania Workflow z księgowością. Procesy obiegu dokumentów funkcjonowały w oderwaniu od ewidencji księgowej. Dokumenty kosztowe przechodziły ścieżki akceptacji bez bezpośredniego, systemowego powiązania z dekretacją, budżetami projektowymi oraz analizą kosztów. Powodowało to opóźnienia, konieczność ręcznego uzupełniania danych oraz zwiększało ryzyko niespójności informacji.
Opis wdrożenia
Jednym z kluczowych wyzwań projektu było uporządkowanie i ujednolicenie procesów obsługi dokumentów kosztowych w ramach grupy spółek, przy jednoczesnym zachowaniu różnic wynikających z charakteru poszczególnych typów dokumentów oraz ról decyzyjnych w organizacji.
Przed wdrożeniem brakowało spójnego mechanizmu, który:
• łączyłby obiegi dokumentów (Workflow) z budżetami projektowymi i ewidencją księgową,
• umożliwiałby kontrolę kosztów już na etapie akceptacji merytorycznej, a nie dopiero po zaksięgowaniu dokumentów,
• zapewniałby jednolite i automatyczne opisy analityczne dokumentów księgowych we wszystkich obszarach systemu.
Dodatkowym wyzwaniem była obsługa różnych kategorii dokumentów kosztowych, takich jak:
• dokumenty związane z realizacją kontraktów (dział techniczny),
• koszty back office (pozostałe MPK),
• dokumenty poufne,
• zaliczki oraz faktury pro forma, które wymagały odmiennych ścieżek akceptacji, progów decyzyjnych oraz poziomów kontroli finansowej.
Istotnym problemem był również brak jednolitej struktury projektów i budżetów, co utrudniało porównywanie kosztów pomiędzy spółkami, projektami oraz etapami realizacji inwestycji.
Kluczowe było również prawidłowe obsłużenie uprawnień do poszczególnych podmiotów dla użytkowników logujących się do systemu.
Zastosowane rozwiązania:
Całość wdrożenia została zrealizowana w oparciu o licencję platynową systemu enova365 w wariancie Wielofirma w jednej bazie danych. Wszystkie spółki wchodzące w skład grupy zostały skonfigurowane w ramach jednej bazy danych, natomiast kontrola dostępu została oparta na rozszerzonym systemie praw danych oraz mechanizmach uprawnień dostępnych w licencji platynowej enova365.
Przyjęte rozwiązanie umożliwia operatorom proste przełączanie się pomiędzy kontekstami pracy, zarówno w zakresie pełnionej funkcji (roli operacyjnej), jak i spółki, w której aktualnie wykonują czynności. Pozwala to na zachowanie wysokiego poziomu kontroli dostępu do danych przy jednoczesnym uproszczeniu codziennej pracy użytkowników działających w strukturze wielofirmowej.
Dodatkowo wykorzystanie mechanizmów zastępstw umożliwiło płynne i kontrolowane przekazywanie obowiązków pomiędzy operatorami.
W ramach wdrożenia enova365 zaprojektowano i uruchomiono kompleksowe procesy Workflow dla dokumentów kosztowych, obejmujące: zakupy, zaliczki, dokumenty pro forma.
Procesy te zostały zbudowane w oparciu o jasno zdefiniowane role (rejestracja, opis merytoryczny, controlling, akceptacja merytoryczna, zatwierdzenie finansowe, zatwierdzenie zarządcze) oraz progi decyzyjne uzależnione od wartości dokumentu i kontekstu projektowego. Kluczowym elementem Workflow była kontrola zgodności kosztu z budżetem projektu, realizowana jeszcze przed etapem płatności.
Równolegle wdrożono jednolitą strukturę projektów wraz z budżetami, umożliwiającą:
• centralne zarządzanie projektami w całej grupie spółek,
• przypisywanie kosztów do projektów, zadań i rodzajów kosztów,
• porównywanie planów budżetowych z realizacją w czasie rzeczywistym.
Budżety projektowe są teraz tworzone na podstawie predefiniowanych wzorców, co pozwoliło ustandaryzować sposób planowania kosztów oraz skrócić czas przygotowania budżetów dla nowych projektów.
Istotnym elementem wdrożenia była automatyzacja opisów analitycznych dokumentów księgowych. Na podstawie danych wprowadzanych na etapie opisu merytorycznego w Workflow system automatycznie generuje pełny opis analityczny dokumentów księgowych.
Automatyzacja opisów analitycznych została również wdrożona w dokumentach list płac, rozliczeniach międzyokresowych kosztów (RMK), dokumentach środków trwałych oraz dokumentach handlowych.
Dodatkowo, w ramach projektu przeprowadzono migrację pełnej historii kadrowo - płacowej z poprzednio wykorzystywanych systemów. Import danych historycznych został zrealizowany z wykorzystaniem dedykowanych importerów przygotowanych przez spółkę Soneta Sp. z o.o., co pozwoliło zachować ciągłość danych kadrowych i płacowych oraz zapewnić ich poprawność w nowym systemie.
Integralną częścią wdrożenia było również przygotowanie spójnej warstwy analitycznej, umożliwiającej bieżącą analizę danych finansowych i projektowych. Dzięki ujednoliceniu struktur projektów, budżetów oraz opisów analitycznych dokumentów, możliwe stało się budowanie przekrojowych analiz BI bez konieczności ręcznego przetwarzania danych.
Dane pochodzące z kluczowych obszarów zostały udostępnione w jednolitej strukturze analitycznej systemu enova365, co pozwoliło na tworzenie raportów i zestawień obejmujących zarówno koszty historyczne, jak i bieżące wykonanie budżetów projektowych.
Efekty wdrożenia:
Wdrożone rozwiązania doprowadziły do spójnego połączenia procesów Workflow, controllingu i księgowości w jednym systemie ERP. Kluczowe efekty obejmują:
• eliminację ręcznego opisywania dokumentów księgowych,
• bieżącą kontrolę budżetów projektowych już na etapie akceptacji kosztów,
• ujednolicenie struktury projektów i kosztów w całej grupie spółek,
• zwiększenie przejrzystości procesów decyzyjnych,
• ograniczenie ryzyka błędów wynikających z ręcznej korelacji danych pomiędzy systemami i arkuszami kalkulacyjnymi.
Dzięki integracji Workflow z ewidencją księgową oraz automatyzacji opisów analitycznych, system enova365 stał się centralnym narzędziem zarządzania kosztami, budżetami i dokumentami w skali całej organizacji.
Wdrożenie spójnej warstwy danych umożliwiło wykorzystanie narzędzi analitycznych klasy BI do monitorowania kluczowych wskaźników finansowych i projektowych. Dzięki temu dane finansowe i projektowe przestały pełnić wyłącznie funkcję ewidencyjną, a stały się aktywnym narzędziem wspierającym decyzje zarządcze, zarówno na poziomie poszczególnych projektów, jak i całej grupy spółek.
Wykorzystane we wdrożeniu moduły
Moduły podstawowe
Moduły dodatkowe