Wdrożenie systemu enova365 w Grupie Mardom objęło kluczowe obszary kadrowo-płacowe, koncentrując się na module Kadry i Płace oraz pulpitach pracowniczych i kierowniczych. Projekt został przeprowadzony zgodnie z uporządkowanym harmonogramem, obejmującym wszystkie niezbędne etapy, od analizy po uruchomienie systemu w codziennej pracy użytkowników.
Proces wdrożeniowy rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej, która trwała dwa miesiące i pozwoliła na precyzyjne zdefiniowanie potrzeb organizacji. Następnie przystąpiono do zasadniczych działań:
- konfiguracji modułu Kadry i Płace w trzech spółkach Grupy Mardom,
- migracji danych z dotychczasowego systemu,
- integracji z kartami tymczasowymi oraz systemem RCP,
- szkoleń użytkowników,
- a także wdrożenia pulpitów pracowniczych i kierowniczych.
Całość wdrożenia, realizowana od września 2024 do marca 2025, trwała siedem miesięcy i wymagała intensywnego zaangażowania zarówno ze strony klienta, jak i zespołu wdrożeniowego.
W trakcie projektu pojawiły się istotne wyzwania. Szczególnym utrudnieniem okazało się nałożenie się kilku krytycznych procesów w jednym czasie – równolegle realizowano testy naliczania wynagrodzeń w dwóch systemach (dotychczasowym i enova365), a także weryfikowano działanie nowych mechanizmów dotyczących czasu pracy oraz rozbudowanego arkusza premiowego. Dodatkowo, konieczne okazało się uwzględnienie nowych, wcześniej nieprzewidzianych funkcjonalności, co wymagało szybkiej adaptacji po stronie zespołu wdrożeniowego.
Równolegle trwało również wdrożenie nowego elementu w organizacji – pulpitów pracowniczych i kierowniczych, co stanowiło istotną zmianę dla całej Grupy Mardom. Te równoległe działania wymagały ścisłej koordynacji i intensywnej komunikacji między zespołami. Kluczową rolę odegrało doświadczenie COM@COM – partnera wdrożeniowego, który odpowiednio pokierował pracami w tym dynamicznym czasie. Istotne znaczenie miała także postawa zespołu Grupy Mardom – otwartość na zmiany, aktywne uczestnictwo w procesie oraz gotowość do nauki nowego systemu.
Dzięki wspólnemu zaangażowaniu i efektywnej współpracy, wdrożenie zakończyło się sukcesem. Przeciętny użytkownik potrzebował około dwóch miesięcy, aby sprawnie rozpocząć samodzielną pracę w systemie enova365 – oczywiście przy wsparciu szkoleń, które odegrały istotną rolę w procesie adaptacji.
Efekty wdrożenia
Po zakończonym wdrożeniu systemu enova365 w Grupie Mardom, firma odnotowała szereg istotnych i mierzalnych korzyści. Z systemu korzysta obecnie około 5 operatorów HR, a także około 650 pracowników za pośrednictwem Pulpitów Pracowniczych oraz około 60 kierowników dzięki Pulpitom Kierowniczym. To właśnie pracownicy działu HR, kierownicy oraz szeroka grupa zatrudnionych odczuli największe korzyści z implementacji systemu – przede wszystkim w postaci usprawnionych procesów, zwiększonej przejrzystości danych oraz skrócenia czasu realizacji zadań.
1. Samodzielność i elastyczność obsługi. Po wdrożeniu Grupa Mardom w pełni samodzielnie obsługuje wszystkie wdrożone funkcjonalności. Umowa serwisowa podpisana z COM@COM obejmuje bieżącą obsługę zgłoszeń, realizację usprawnień oraz zadań rozwojowych zgłaszanych przez Klienta. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad systemem i jego dalszym rozwojem.
2. Rozwiązanie zidentyfikowanych problemów. Wdrożenie enova365 skutecznie odpowiedziało na wcześniej zidentyfikowane wyzwania:
- rejestracja czasu pracy została zautomatyzowana, w tym również algorytmy naliczania wynagrodzeń, co pozwoliło działowi HR na ewolucję procesów i redukcję ręcznej pracy,
- elektroniczny obieg wniosków pracowniczych znacząco usprawnił działania kierowników, dzięki technologicznej zmianie i optymalizacji procesu akceptacyjnego,
- ciągłość aktualizacji systemu zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz bezproblemowe zarządzanie dodatkami i rozwiązaniami dedykowanymi.
3. Oszczędność czasu i kosztów. Projekt od początku zakładał oszczędność na poziomie 160 godzin miesięcznie w wyniku automatyzacji procesów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy. Po wdrożeniu udało się osiągnąć optymalizację do poziomu 240 godzin miesięcznie, co pozwoliło na dalszą reorganizację procesu ewidencji danych produkcyjnych. Równie spektakularne okazały się oszczędności finansowe – przy pierwotnych założeniach wynoszących 175 000 zł rocznie, rzeczywiste efekty to aż 228 000 zł rocznie.
4. Wzrost efektywności i poprawa komunikacji. Wdrożenie wpłynęło także na wzrost efektywności załogi. Przeniesienie odpowiedzialności za ewidencjonowanie czasu pracy na pracowników oraz za jego rozliczenie – na kierowników – pozwoliło umieścić odpowiedzialność w najbardziej właściwych punktach struktury organizacyjnej. Podobnie stało się z rozliczaniem premii – kierownik przyznaje i rozlicza premie w systemie. Dzięki temu czas naliczania listy płac skrócił się z 8 do 4 dni roboczych, co stało się jednym z kluczowych KPI monitorowanych przez organizację. Kolejnym miernikiem efektywności jest stopień automatyzacji procesów w HR, który wzrósł z 35% do 60% po wdrożeniu enova365 – a organizacja dostrzega dalszy potencjał rozwoju. Ponadto wdrożenie pulpitów znacząco ograniczyło obieg papierowych dokumentów. Pracownicy mają teraz w aplikacji dostęp do informacji zgromadzonych w ich teczkach, mogą uzupełniać dane, dostarczać brakujące dokumenty i mieć stały wgląd w stan swoich uprawnień. Co więcej, system stał się kanałem komunikacji wewnętrznej – ogólnofirmowe informacje trafiają bezpośrednio do aplikacji pracowników, z możliwością ich komentowania i zadawania pytań.
5. Największe korzyści i pozytywne efekty uboczne. Największą korzyścią, wskazywaną przez Grupę Mardom, jest stabilność systemu i bezpieczeństwo naliczania wynagrodzeń. To fundament, na którym oparto dalsze usprawnienia – automatyzację rozliczeń czasu pracy oraz stworzenie przestrzeni do wdrażania kolejnych rozwiązań bez konieczności inwestowania w dodatkowe aplikacje. Co więcej, wdrożenie przyniosło również niespodziewane, pozytywne efekty – m.in. dodatkowe oszczędności roboczogodzin oraz uświadomienie sobie, że system może skutecznie zabezpieczać kolejne procesy organizacyjne. Firma dostrzegła, że enova365 może być platformą nie tylko do obsługi kadr i płac, ale również do dalszego rozwoju w zakresie automatyzacji szkoleń wewnętrznych czy prowadzenia elektronicznych teczek pracowniczych.
