Charakterystyka firmy:
Codognotto Polska Sp. z o.o. to dynamicznie rozwijająca się firma logistyczna, będąca częścią międzynarodowej grupy Codognotto. Działa na polskim rynku od 2007 roku, oferując szeroki zakres usług: transport drogowy (FTL i LTL), transport morski i lotniczy, magazynowanie, przeładunek oraz obsługę celną. Dzięki oddziałom w Łodzi, Ustroniu i Zabrzu zapewnia sprawną obsługę klientów w całym kraju, jednocześnie korzystając z globalnej sieci partnerów. Firma kładzie nacisk na kompleksową obsługę – od planowania i organizacji przewozów, przez usługi dodatkowe, aż po doradztwo logistyczne. Elastyczność, doświadczenie i innowacyjne podejście sprawiają, że Codognotto Polska jest zaufanym partnerem w zarządzaniu łańcuchem dostaw.
Sytuacja przed wdrożeniem:
Przed wdrożeniem systemu Enova firma borykała się z wieloma wyzwaniami, które znacząco obciążały codzienną pracę działów HR, kadr, księgowości oraz administracji. Jednym z kluczowych problemów było ręczne naliczanie wynagrodzeń kierowców, w tym konieczność każdorazowego obniżania podstawy ZUS i opodatkowania w związku z pakietem mobilności. Proces ten był czasochłonny i podatny na błędy, a dodatkowo angażował pracowników w powtarzalne czynności zamiast w działania o większej wartości dodanej. Kolejnym wyzwaniem był brak spójnego obiegu informacji – dotychczasowy system nie umożliwiał importu danych z programu 4Trans, co powodowało, że informacje o dietach, wyrównaniach za pracę czy kosztach sanitariatów nie były rejestrowane w systemie, a ich obsługa odbywała się poza głównym narzędziem kadrowo-płacowym.
Trudności dotyczyły również komunikacji wewnętrznej – wnioski urlopowe były składane w formie papierowej, a paski wynagrodzeń czy deklaracje PIT i RMUA wymagały każdorazowego drukowania i dystrybucji, co generowało koszty i wydłużało proces. Brak zautomatyzowanych przypomnień o kończących się badaniach lekarskich, szkoleniach BHP czy umowach sprawiał, że obowiązki administracyjne obciążały pracowników kadr, a ryzyko przeoczenia ważnych terminów było wysokie. Również procesy związane z bankowością wymagały ręcznego logowania do systemów bankowych – eksport i import operacji odbywał się w sposób rozproszony, co ograniczało kontrolę i wydłużało czas obsługi przelewów.
Dodatkową trudność stanowił brak standaryzacji dokumentów – umowy o pracę czy inne druki przygotowywane były indywidualnie, często w różnych językach, co spowalniało proces zatrudnienia nowych pracowników. Nie istniał też zautomatyzowany mechanizm naliczania premii od kwoty netto, co utrudniało korygowanie wynagrodzeń do ustalonych poziomów. Wreszcie, migracja danych historycznych i kadrowych wymagała uporządkowania – firma posiadała rozproszone informacje w różnych programach, a przy liczbie około 180 pracowników stanowiło to realne wyzwanie organizacyjne. Wszystkie te czynniki wskazywały na pilną potrzebę wdrożenia kompleksowego, zintegrowanego rozwiązania ERP, które usprawniłoby procesy, zautomatyzowało powtarzalne zadania i zapewniło większą przejrzystość w zarządzaniu kadrami i płacami.
