Przebieg wdrożenia
Przebieg wdrożenia obejmował kilka kluczowych etapów, począwszy od analizy potrzeb organizacji oraz specyfiki pracy użytkowników i istniejących procesów obiegu dokumentów. Na tej podstawie firma UNIT-SOFT Sp. z o.o. zaprojektowała rozwiązanie oparte na systemie enova365, wykorzystujące moduły Workflow oraz DMS. Kolejnym etapem było dostosowanie konfiguracji systemu do pracy wielu użytkowników oraz dużej skali przetwarzanych dokumentów, z uwzględnieniem wymagań dotyczących bezpieczeństwa i spójności danych. Następnie przeprowadzono wdrożenie techniczne, testy funkcjonalne oraz szkolenia użytkowników, co umożliwiło płynne uruchomienie rozwiązania w środowisku produkcyjnym.
W ramach wdrożenia szczególny nacisk położono na rozwiązanie problemów związanych z duplikacją dokumentów. Zastosowane mechanizmy automatycznej weryfikacji pozwalają na wykrywanie powielonych zapisów już na etapie obiegu dokumentów. System na bieżąco informuje użytkownika o istniejących wpisach oraz blokuje dalsze przetwarzanie niepoprawnych lub zdublowanych danych, co znacząco usprawnia procesy, minimalizuje ryzyko błędów i podnosi jakość zarządzania dokumentacją.
Efekty wdrożenia:
Wdrożenie rozwiązania przyniosło firmie wymierne korzyści operacyjne, strategiczne oraz długoterminowe, istotnie usprawniając codzienne funkcjonowanie organizacji. Na poziomie operacyjnym kluczowym efektem była automatyzacja obsługi dokumentów kosztowych, co pozwoliło znacząco ograniczyć ręczną pracę zespołów finansowych. Procesy, które wcześniej wymagały czasochłonnego wprowadzania danych i ich wielokrotnej weryfikacji, zostały uproszczone i ustandaryzowane. Dzięki temu pracownicy działu finansowego mogą obecnie skupić się na zadaniach analitycznych i kontrolnych, zamiast na czynnościach administracyjnych. Jednocześnie zwiększyła się kontrola nad poprawnością danych, co ograniczyło liczbę błędów oraz ryzyko nieprawidłowych rozliczeń.
Z perspektywy strategicznej wdrożenie zapewniło większą przejrzystość procesów finansowych w całej organizacji. Zarząd oraz kadra menedżerska zyskali szybki dostęp do aktualnych i spójnych danych, co usprawniło podejmowanie decyzji biznesowych. System umożliwia również elastyczne reagowanie na rosnącą skalę działalności firmy, bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zasobów ludzkich w obszarze finansów.
W długim horyzoncie czasowym rozwiązanie stanowi skalowalną platformę, która może rozwijać się wraz z organizacją i obsługiwać coraz większą liczbę procesów oraz dokumentów. Jest to także solidna baza do dalszej cyfryzacji procesów biznesowych i wdrażania kolejnych usprawnień technologicznych. Dodatkową korzyścią jest poprawa bezpieczeństwa procesów finansowych oraz zwiększenie terminowości rozliczeń, co pozytywnie wpływa na wiarygodność firmy zarówno wewnętrznie, jak i wobec partnerów zewnętrznych.
