Żeby skutecznie odzyskiwać należności, firmy podejmują działania windykacyjne – monitorują przeterminowane należności, wysyłają przypomnienia i wezwania do zapłaty. Specjalne oprogramowanie może wykonać wiele spośród tych czynności za Ciebie, dzięki czemu postępowanie windykacyjne jest znacznie mniej pracochłonne. Sprawdź, jak działa windykacja automatyczna.
Spis treści:
- Windykacja – co to jest?
- Postępowanie windykacyjne – etapy
- Jak długo trwa proces windykacji?
- Jak działa windykacja automatyczna?
- Automatyzacja procesu windykacji – korzyści
- FAQ
Windykacja – co to jest?
Windykacja to „dochodzenie w sposób określony w przepisach swoich praw do rzeczy lub zapłaty”. Innymi słowy, windykacja to nic innego, jak zestaw czynności, które podejmuje firma w celu wyegzekwowania spłaty długu. Co istotne, robi to przy pomocy środków, określonych w przepisach prawnych. Najważniejsze jest to, że proces windykacji ma skłonić dłużnika do uregulowania należności. Jakie działania windykacyjne podejmują firmy?
Postępowanie windykacyjne – etapy
Zacznijmy od wyjaśnienia, jak wygląda proces odzyskiwania należności, czyli postępowanie windykacyjne. Etapy, na które można je podzielić, odpowiadają także rodzajom windykacji. Pierwszy etap to windykacja miękka, a drugi – windykacja twarda, inaczej nazywana windykacją sądową. Na każdy z nich składa się szereg określonych działań.
Czym jest windykacja miękka?
Miękka windykacja to, jak sama nazwa wskazuje, łagodna forma egzekwowania zadłużenia. Takie działania windykacyjne nie obejmują wchodzenia na drogę sądową, dlatego miękka windykacja jest także nazywana windykacją przedsądową. Istotą miękkiej windykacji jest skłonienie dłużnika do uregulowania zadłużenia poprzez wysyłanie pism ponaglających i przypomnień o nieuregulowaniu płatności oraz ostrzeganie przed przejściem na drogę sądową.
Windykacja miękka obejmuje następujące etapy:
- telefoniczne, mailowe i sms-owe przypomnienia o braku wpłaty wraz z podaniem numeru konta, na które trzeba wpłacić należność;
- wysyłanie do klienta pism ostrzegających przed negatywnymi konsekwencjami dalszego uchylania się od spłaty długu, takich jak wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowe;
- ostrzeganie dłużnika, że w razie dalszego uchylania się od uregulowania płatności, zostanie on wpisany do rejestrów dłużników.
Czym jest windykacja twarda?
Jeżeli miękkie czynności windykacyjne nie przynoszą rezultatu, firmy mogą rozpocząć bardziej stanowcze działania. Określa się je mianem „twarda windykacja”. Co to pojęcie obejmuje? Po pierwsze, zgłoszenie niepłacącego klienta do Krajowego Biura Informacji Gospodarczej (KBIG), Krajowego Rejestru Długów lub innego rejestru. To także wejście na drogę sądową oraz windykacja komornicza.
Czytaj także: Pieczęć prewencyjna – czyli jak zabezpieczyć płynność finansową firmy
Jak długo trwa proces windykacji?
Długość trwania procesu windykacji zależy od całego szeregu czynników. W wielu firmach działania windykacyjne są czasochłonne i angażują znaczącą część czasu pracowników. Dotyczy to przedsiębiorstw, w których proces windykacji należności nie został jeszcze zautomatyzowany i które mają dużą liczbę klientów. Jak działa windykacja w takich firmach?
Pracownicy ręcznie przeszukują faktury i wpływy z konta, sprawdzając, które z należności nie zostały jeszcze uregulowane. Następnie próbują ustalić, z kim z organizacji dłużnika warto się kontaktować w sprawie zaległych płatności oraz podejmują próby kontaktu – telefonicznie czy mailowo. Ponieważ ewidencja takich działań często jest rozproszona i związane z nią informacje, znajdują się na komputerach różnych pracowników, trudno jest szybko zyskać wgląd w historię działań windykacyjnych w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów. Można też łatwo przeoczyć konieczność przejścia do kolejnego etapu. Manualny proces windykacyjny składa się więc z całego szeregu powtarzalnych, żmudnych kroków.
Z drugiej strony, w firmach które wdrożyły automatyzację procesu, część czynności windykacyjnych wykonywana jest automatycznie przez systemy informatyczne. W efekcie proces jest skuteczniejszy, przebiega szybciej i angażuje mniej czasu pracowników. Jakie procedury windykacyjne można zautomatyzować?
Jak działa windykacja automatyczna?
Konkretny przebieg procesów windykacyjnych może wyglądać inaczej w różnych firmach. Z tego powodu, niektóre systemy klasy ERP, które umożliwiają automatyczną windykację należności, np. moduł Windykacja enova365 pozwalają zdefiniować własne procedury windykacyjne. W systemie ERP enova365 do obsługi procesów windykacji włączono bezpłatnie elementy modułu Workflow, dzięki czemu możliwe jest szybkie i proste definiowanie dowolnych etapów procesów windykacyjnych.
Automatyzacja procesu windykacji pozwala na śledzenie różnego rodzaju płatności oraz zakładanie spraw windykacyjnych i łatwe monitorowanie windykacji od strony rozrachunków.
Dla przykładu Lista należności w enova365 zawiera pełne informacje na temat nieuregulowanych należności, założonych sprawach windykacyjnych oraz aktualnie realizowanych zadań.
Moduł windykacja enova365 umożliwia także definiowanie działań, jakie firma podejmuje na poszczególnych etapach miękkiej windykacji i zlecanie zadań do wykonania przez członków zespołu lub program. To pierwsze może obejmować generowanie dokumentów rozliczeniowych, takich jak wezwania do zapłaty i noty odsetkowe według wyznaczonych spraw. To drugie, pozwala na automatyczną wysyłkę wiadomości sms lub e-mail. Obie te funkcje są dostępne dla firm, które oprócz modułu Windykacja posiadają także moduł systemu ERP enova365 – CRM.
Automatyzacja procesu windykacji – korzyści
Zastanawiasz się, z jakimi korzyściami wiąże się automatyzacja procesu windykacji? Przede wszystkim eliminując różne żmudne działania, ułatwia i przyspiesza pracę osób odpowiedzialnych za rozrachunki w mniejszych firmach i działów windykacji korporacji. Dokładniej rzecz biorąc, automatyzacja postępowania windykacyjnego daje następujące efekty.
Sprawniejszy cash flow
Automatyzacja postępowania windykacyjnego sprawia, że firmy szybciej odzyskują gotówkę ze sprzedaży towarów z odroczonym terminem płatności.
Niższe koszty
Systemy informatyczne, które wspierają proces windykacji, pomagają firmom zaoszczędzić pieniądze, na przykład, poprzez obniżenie kosztów pracy i ograniczenie liczby odpisów z tytułu niezapłaconych faktur.
Lepsze raportowanie
Programy do automatyzacji windykacji należności dają szybki wgląd w sumę przeterminowanych należności dla poszczególnych kontrahentów we wskazanym przedziale przeterminowania. Dają możliwość wglądu w status każdej sprawy oraz analizowania historii działań windykacyjnych. Dzięki temu menedżerowie mogą na czas podjąć działania, które zwiększają prawdopodobieństwo otrzymania płatności.
Poprawa relacji z klientami
Dzięki automatycznemu wsparciu procesu windykacyjnego firmy reagują jeszcze zanim pojawią się przeterminowane płatności. W rezultacie mają mniej problemów z odzyskiwaniem należności i mniej spornych kwestii z klientami, dzięki czemu są oni bardziej zadowoleni.
Czytaj także: Wskaźniki KPI – co to jest i jakie warto analizować?
FAQ
Jakie są najczęstsze pytania i odpowiedzi na temat postępowania windykacyjnego? Czy warto wdrożyć w firmie automatyczne procedury windykacyjne?
Co się dzieje po windykacji miękkiej?
Jeżeli windykacja przedsądowa jest nieskuteczna, w grę wchodzi przejście na drogę postępowania sądowego i egzekucyjnego. Warto jednak pamiętać, że jeżeli masz do czynienia ze stałym klientem, z którym zamierzasz współpracować, skuteczniejsza może okazać się windykacja miękka, bo pozwala odzyskać pieniądze, jednocześnie nie powodując zerwania współpracy. Dlatego warto wdrożyć w firmie procedury, które maksymalizują skuteczność miękkiej windykacji i skorzystać z programów do automatycznej windykacji, które do pewnego stopnia automatyzują ten proces.
Czy prowadzenie postępowania windykacyjnego ze wsparciem automatyzacji sprawi, że firma będzie musiała się dostosować do odgórnych procedur windykacyjnych?
Wręcz przeciwnie. To nie firma dostosowuje się do procedur windykacyjnych, jakie wprowadzają producenci oprogramowania do windykacji, tylko oprogramowanie można dostosować do potrzeb firmy tak, żeby umożliwiało przestrzeganie ustalonych w niej dobrych praktyk, a jednocześnie eliminowało żmudne czynności.
Jakie manualne działania windykacyjne można wyeliminować dzięki wsparciu oprogramowania do windykacji?
Program do windykacji może na przykład wysłać klientowi wiadomość e-mail z przypomnieniem o płatności na 7 dni przed terminem płatności rachunku, a następnie kolejną wiadomość e-mail, gdy płatność jest spóźniona o trzy dni. Może też przypomnieć pracownikowi, żeby wykonał telefon do klienta, jeżeli płatność jest opóźniona o 10 dni.
Czy stać mnie na program do windykacji należności?
Firmy, które chcą wdrożyć oprogramowanie, które do pewnego stopnia automatyzuje miękką windykację, należności muszą ponieść koszt zakupu programu i przeszkolenia pracowników. Jednak ta inwestycja zwraca się szybko, dzięki oszczędnościom, jakie generuje firma dzięki temu, że proces windykacyjny jest wydajniejszy. Wzrost efektywności zaobserwujesz szczególnie wtedy, gdy korzystasz już z modułów enova365, takich jak Finanse i księgowość, Sprzedaż i CRM oraz Handel i magazyn.
