Pieczęć prewencyjna, czyli jak zabezpieczyć płynność finansową firmy?

Pieczęć prewencyjna, czyli jak zabezpieczyć płynność finansową firmy?

Zaległości płatnicze to jeden z największych problemów, z jakim boryka się biznes w Polsce. Skutecznym sposobem na jego rozwiązanie jest pieczęć prewencyjna dołączana do wystawianych faktur. Czym jest i jak ją wykorzystać?

Spis treści:

Pieczęć prewencyjna – co to jest?

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi w Polsce przez Atradius Collections, firmę zajmującą się windykacjami, 26% wszystkich wystawionych faktur opłacanych jest po terminie. Biorąc z kolei pod uwagę raport opublikowany przez firmę Coface możemy dowiedzieć się, że zaległości płatnicze w Polsce wynoszą obecnie średnio 56,7 dnia. Co więcej, mówi się, w 11 na 12 branż wyszczególnionych w badaniach wartość ta wzrośnie. Powodem ma być m.in. niestabilna sytuacja gospodarcza, która powoduje trudności w terminowych płatnościach, zwłaszcza u mniejszych przedsiębiorców.

Jak widać, problem nieterminowego regulowania zobowiązań wynikających z wystawionego dokumentu księgowego jest w Polsce powszechny. Jednym z rozwiązań, które ułatwią egzekwowanie należności, jest tzw. pieczęć prewencyjna. Czym ona jest?

Pieczęć prewencyjna to narzędzie firm windykacyjnych, które każdy przedsiębiorca może dołączyć do wystawianych dokumentów. Informuje ono odbiorcę faktury nie tylko o konieczności terminowej zapłaty za fakturę, ale również wskazuje podmiot, który automatycznie podejmie egzekwowanie należności, gdy termin płatności zostanie przekroczony oraz o możliwych skutkach opóźnienia (np. wpis w krajowy rejestr długów).

Pieczątka na fakturze w ten sposób mobilizuje płatnika do przestrzegania terminów płatności. Jest to kluczowe zwłaszcza z punktu widzenia mniejszych firm, dla których nawet kilka dni opóźnienia w otrzymaniu środków może w znaczny sposób wpłynąć na bezpieczeństwo finansowe. Jedna niezrealizowana płatność od klienta może opóźnić własne zobowiązania publicznoprawne, a to z kolei jest prostą drogą do sporych problemów. Małe firmy często samodzielnie nie chcą przypominać o zaległościach swoim klientom, bojąc się ich reakcji i rozwiązania współpracy. Pieczęć prewencyjna może im pomóc egzekwować terminowe płatności i bezpośrednio wpłynąć na poprawę płynności finansowej.

Jak pieczęć prewencyjna zabezpieczy Twój biznes?

Jak takie działania prewencyjne wyglądają w praktyce? W pierwszej kolejności nawiązujesz współpracę z odpowiednim podmiotem – firmą windykacyjną – która w Twoim imieniu zajmie się egzekwowaniem przeterminowanych należności od Twoich klientów.

Firmy takie wystawiają pieczęć, także w formie elektronicznej, dzięki czemu możesz przypisać ją do wystawianych dokumentów w swoim systemie ERP. Każdy dobry system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (także enova365) posiada odpowiednie pole konfiguracyjne pozwalające dodać pieczęć prewencyjną do wystawianych dokumentów.

Czytaj też: Elektroniczny obieg dokumentów – co to i na czym polega?

Taka pieczątka na fakturze informuje Twojego klienta o tym, że dana płatność jest monitorowana przez konkretną firmę windykacyjną, która będzie się z nim kontaktować po przekroczeniu wskazanego terminu.

W momencie, gdy termin płatności mija, a pieniądze nie pojawiły się na Twoim koncie, fakturę taką zgłaszasz współpracującemu podmiotowi, a on w Twoim imieniu wykonuje całą procedurę odzyskania należności.

Dlaczego warto wdrożyć pieczęć prewencyjną w działaniach biznesowych?

Działania prewencyjne, zwłaszcza w kwestii płatności za wystawione faktury, to rozwiązanie pozwalające wielu firmom zachować płynność finansową, a co za tym idzie – dobrze funkcjonować nawet w trudnej rzeczywistości gospodarczej.

Z tego też powodu pieczęć prewencyjna to doskonałe narzędzie, które pozwoli Twojemu biznesowi skutecznie rozwijać się i zapewni bezpieczeństwo finansowe. Jakie korzyści dla firmy przynosi taka pieczątka na fakturze?

  • Poprawa płynności finansowej biznesu – nie musisz się martwić niezapłaconymi fakturami i podejmowaniem jakichkolwiek czynności w tej sprawie. Pieczątka zmobilizuje klientów do terminowych płatności, a w razie opóźnień o Twoje należności zadba firma windykacyjna.
  • Twoje faktury traktowane są przez klientów priorytetowo – pieczęć prewencyjna wyróżnia się kolorystycznie na dokumencie, co daje duże szanse, że Twoi klienci, chcąc uniknąć potencjalnych problemów, będą opłacać Twoje faktury w pierwszej kolejności.
  • Możesz skupić się na rozwoju biznesu – zdejmujesz z siebie konieczność kontaktowania się z klientami w sprawie niezapłaconych faktur; dzięki zapłatom nie musisz martwić się o swoje zobowiązania publicznoprawne, a tym samym masz więcej czasu na naprawdę ważne sprawy, np. poszukiwanie nowych klientów czy poprawianie jakości swojej pracy.

Działania prewencyjne w biznesie – dlaczego warto je prowadzić?

Prowadzenie oraz rozwój firmy przypominają trochę wróżenie z kart. Nie masz pojęcia, jaka przyszłość Cię czeka, jednak na podstawie pewnych przesłanek możesz przygotować się na różne scenariusze. Jeden z nich – nieterminowe płatności od klientów – jak podają statystyki, jest niezwykle realistyczny i jego wystąpienie jest niemal pewne.

Warto więc skorzystać z narzędzi, które pomogą Ci, po pierwsze, monitorować status wystawionych faktur, po drugie, zabezpieczyć się przed nieterminową spłatą. To ostatnie, czyli pieczęć prewencyjna, jest Ci już znane. Co może skutecznie wspomóc Cię w pierwszym procesie? Odpowiedzią na to pytanie jest Business Intelligence. Zaawansowana analityka biznesowa daje Ci szereg możliwości, nie tylko w zakresie badania kondycji firmy oraz dróg jej rozwoju, ale również wykrywania potencjalnych przeszkód stających na drodze.

Dzięki modułowi Business Intelligence wchodzącemu w skład zintegrowanego systemu enova365 masz możliwość mierzenia na przestrzeni czasu, w jaki sposób Twoi klienci spłacają swoje należności. Pozwala to m.in. w pewnym stopniu przewidywać, czy ze strony któregoś z nich będą pojawiać się problemy z terminowym regulowaniem należności i wdrożyć odpowiednie działania prewencyjne.

Dane pochodzące z modułu Business Intelligence automatycznie, na podstawie informacji zawartych w wewnętrznej bazie systemu ERP, są w stanie podać Ci m.in. średnią liczbę dni opóźnień w spłacie, co może być doskonałym punktem wyjścia do podjęcia decyzji o wdrożeniu pieczęci prewencyjnej w Twojej firmie. Co więcej, posiadając dane historyczne, jesteś w stanie dokładnie sprawdzić, w jakim stopniu zautomatyzowane egzekwowanie należności wpływa na poprawę płynności finansowej w przedsiębiorstwie. Wszystkie dane tego typu dostarczy Ci odpowiednio przygotowany Panel BI agregujący wszelkie dane o płatnościach, a następnie prezentujący Ci je w czytelnej, przyjemnej dla oka formie.

Wykorzystanie pieczęci prewencyjnej może pomóc lepiej zarządzać finansami Twojej firmy. Dodatkowe wykorzystanie systemu ERP z modułem Business Intelligence pozwoli Ci monitorować wszelkie zdarzenia na tej płaszczyźnie, wyszukiwać potencjalne problemy i zarządzać przepływem pieniędzy w taki sposób, abyś nie popadł w problemy wykluczające Cię z terminowego realizowania własnych zobowiązań. Jeśli chcesz poznać możliwości BI w enova365 i korzyści, jakie niesie jego wdrożenie w Twoim biznesie, umów się na prezentację z naszym specjalistą.