Obsługa dziesiątek różnych płatności wymaga od firmy zastosowania odpowiednich narzędzi. Najczęściej wykorzystywanym rozwiązaniem jest w tym przypadku wirtualny rachunek bankowy. W jaki sposób działa i kto powinien z niego skorzystać?
Spis treści:
- Wirtualny rachunek bankowy – co to jest?
- Do czego służą wirtualne rachunki bankowe?
- Rachunki wirtualne – kto powinien z nich korzystać?
- Wirtualne rachunki bankowe w enova365
Najważniejsze informacje:
- Rachunki wirtualne umożliwiają obsługę i automatyczne rozliczanie płatności masowych.
- Wirtualne rachunki bankowe są ważnym narzędziem przede wszystkim dla firm, przetwarzających dużą liczbę transakcji oraz bazujących na modelu subskrypcji.
- Wirtualny rachunek bankowy może być obsługiwany zarówno z poziomu bankowości online, jak i systemu ERP.
Wirtualny rachunek bankowy – co to jest?
Wirtualny rachunek bankowy to nowoczesne narzędzie, które umożliwia zarządzanie finansami firmy w sposób bardziej elastyczny i zautomatyzowany niż tradycyjne konta bankowe. Tworzy się je w ramach głównego konta firmowego, jednak działa ono jako odrębna jednostka do konkretnych zastosowań. Konta te są przypisywane unikalnym numerom identyfikacyjnym, co umożliwia automatyczną alokację płatności spływających z różnych źródeł.
Konta wirtualne oferują szereg zalet, zwłaszcza dla działów księgowych, ponieważ znacząco wpływają na:
- automatyzację – pozwalają na automatyczne przypisywanie wpływów i wydatków do odpowiednich projektów czy klientów, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas,
- efektywność w zarządzaniu płynnością finansową – zapewniają większą kontrolę nad przepływami pieniężnymi dzięki możliwości szybkiego identyfikowania źródeł przychodów i kierunków wydatków,
- kontrolę i bezpieczeństwo – umożliwiają ustanowienie limitów dla poszczególnych subkont, co zwiększa bezpieczeństwo finansowe i ogranicza ryzyko nadużyć.
Do czego służą wirtualne rachunki bankowe?
Proces otwierania wirtualnego konta zwykle zaczyna się od założenia głównego rachunku bankowego w instytucji oferującej takie usługi. Po spełnieniu wszystkich wymogów formalnych przedsiębiorstwo może następnie utworzyć jedno lub więcej rachunków wirtualnych będących elementami konta głównego. Proces ten jest zazwyczaj szybki i możemy przeprowadzić go online.
Obecnie praktycznie każda platforma bankowa dostępna w Polsce oferuje swoim klientom biznesowym dostęp do wszystkich niezbędnych opcji z poziomu bankowości internetowej. Coraz więcej instytucji finansowych pozwala również zarządzać takimi działaniami poprzez integrację z nowoczesnymi systemami ERP.
Zgromadzone środki mogą być swobodnie rozdzielane między poszczególne wirtualne rachunki, w zależności od potrzeb firmy. Zarządzanie nimi odbywa się zazwyczaj za pośrednictwem tych samych platform bankowości elektronicznej, co pozwala na szybkie i efektywne przesyłanie pieniędzy, ustalanie limitów dla poszczególnych subkont oraz monitorowanie wszystkich transakcji w czasie rzeczywistym.
Rachunek wirtualny umożliwia również przeprowadzanie wewnętrznych i zewnętrznych transakcji. Można go używać do zarządzania płatnościami od klientów, płatnościami dla dostawców, jak również do wewnętrznych przesunięć środków w ramach firmy.
Natomiast najważniejszym zastosowaniem wirtualnego rachunku bankowego jest obsługa płatności masowych. Dzięki temu to narzędzie staje się bardzo użyteczne dla firm prowadzących operacje z dużą liczbą transakcji. Na usprawnienie działań znaczący wpływ mają oferowane funkcje:
- centralizacja operacji – rachunki wirtualne umożliwiają centralizację operacji finansowych firmy, co jest kluczowe przy obsłudze dużych wolumenów płatności,
- automatyzacja rozliczeń – płatności masowe mogą być automatycznie rozliczane między różnymi wirtualnymi kontami, przypisanymi do innych projektów, klientów lub działów. To znacząco redukuje ryzyko błędów i oszczędza czas poświęcany na ręczne przyporządkowywanie wpłat,
- integracja z innymi programami – systemy obsługujące wirtualne konta często integrują się z innymi narzędziami finansowymi i księgowymi, co pozwala na automatyczne księgowanie transakcji, generowanie raportów finansowych i zarządzanie płynnością finansową,
- skalowalność – wirtualne rachunki bankowe są wyjątkowo skuteczne w skalowaniu operacji płatniczych, umożliwiając firmie szybką adaptację do zmieniających się potrzeb i wzrostu liczby transakcji.
Rachunki wirtualne – kto powinien z nich korzystać?
W Polsce istnieje obecnie ok. 2,5 miliona firm. Większość stanowią tzw. mikroprzedsiębiorstwa, czyli biznesy zatrudniające mniej niż 10 pracowników. Mimo możliwości, jakie dają wirtualne rachunki bankowe, nie jest to narzędzie przeznaczone dla każdej organizacji. W firmie obsługującej niewielką liczbę klientów i wystawiającej zaledwie kilka faktur sprzedażowych wdrożenie takiego systemu mogłoby się okazać niepotrzebną inwestycją.
Istnieją jednak podmioty, dla których wirtualne rachunki będą nie lada ułatwieniem w codziennej pracy. W kolejnych akapitach prezentujemy typy przedsiębiorstw, które najbardziej skorzystają na ich wdrożeniu.
Firmy przetwarzające dużą liczbę transakcji
Firmy przetwarzające dużą liczbę transakcji (np. z obszaru e-commerce) mogą wykorzystać wirtualny rachunek bankowy do łatwiejszego przyporządkowania płatności do konkretnych klientów czy zamówień. Dzięki temu proces księgowania wpływów staje się bardziej zautomatyzowany i mniej podatny na błędy.
Czytaj także: ERP e-commerce! Poznaj moc enova365 zintegrowanego z BaseLinker
Firmy z rozbudowaną siecią dostawców lub podwykonawców
Organizacje, które regularnie dokonują wypłat na rzecz wielu dostawców lub podwykonawców, mogą używać wirtualnych kont do lepszego zarządzania płatnościami. Każdy dostawca może mieć przydzielone indywidualny rachunek wirtualny, co ułatwia śledzenie i przypisywanie płatności.
Firmy działające międzynarodowo
Rachunki wirtualne są również przydatne w przedsiębiorstwach operujących na wielu rynkach międzynarodowych, ponieważ mogą obsługiwać różne waluty. Pozwala to na minimalizację kosztów związanych z przewalutowaniami i upraszcza zarządzanie finansami.
Start-upy i firmy technologiczne
Dynamicznie rozwijające się start-upy, zwłaszcza te z sektora technologicznego, często poszukują innowacyjnych rozwiązań finansowych. Wirtualne rachunki bankowe oferują elastyczność i skalowalność, które są kluczowe dla szybko rozrastających się firm.
Firmy oferujące subskrypcje lub regularne usługi
Firmy bazujące na modelu subskrypcji czy oferujące regularne usługi mogą korzystać z wirtualnych rachunków do automatyzacji cyklicznych płatności i lepszego przyporządkowania wpływów od klientów.
Wirtualne rachunki bankowe w enova365
Wirtualny rachunek bankowy może być obsługiwany zarówno z poziomu bankowości online, jak i systemu ERP. To drugie rozwiązanie jest popularne w przedsiębiorstwach, ponieważ znacznie usprawnia proces rozliczania transakcji bez potrzeby przelogowania z podstawowego narzędzia pracy księgowych.
Moduł Wirtualne Rachunki Bankowe, wchodzący w skład systemu enova365, wspomaga prowadzenie rozrachunków z kontrahentami przy wykorzystaniu możliwości, jakie daje obsługa płatności masowych. Przydzielenie konkretnego numeru konta dla określonego kontrahenta możliwe jest z poziomu enova365 i sprawia to, że na fakturach sprzedaży dla niego wystawianych pojawia się właśnie ten konkretny rachunek do wpłat. Zintegrowanie ERP z bankowością elektroniczną ponadto umożliwia import listy transakcji i ich automatyczne rozliczanie na podstawie numeru konta, na które wpłynęły płatności. To rozwiązanie ułatwia pracę działów rachunkowych i widocznie zmniejsza ryzyko błędów.
Zastosowanie wirtualnych rachunków bankowych w połączeniu z systemem enova365 zapewni każdej rozwijającej się firmie niezbędne narzędzia do obsługi dziesiątek płatności w jednym momencie. Dzięki temu zwiększa się efektywność biznesowa i skalowalność, co wpływa na wzrost obrotów firmy.
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem zaawansowanego systemu ERP w swojej firmie, przetestuj wersję demo enova365. Możesz też umówić się na prezentację, w czasie której nasi specjaliści pokażą możliwości tego narzędzia i odpowiedzą na każde pytanie.
