Grupy producentów rolnych, zrzeszonych w spółki kapitałowe lub rolnicze spółdzielnie produkcyjne mierzą się ze specyficznymi wyzwaniami. Ze wszystkimi świetnie radzi sobie system ERP enova365, o czym opowiadają przedstawiciele grup producentów rolnych, którzy zdecydowali się na jego wdrożenie.
Spis treści:
- Grupy producentów rolnych – co to jest?
- Wyjątkowe wyzwania w zarządzaniu spółdzielniami rolnymi
- Jak system ERP może wspomóc spółdzielnie rolnicze?
- Przykłady wdrożeń systemu enova365 w branży rolniczej
- Korzyści z wdrożenia systemu ERP w branży rolniczej
Najważniejsze informacje
- Grupy producentów rolnych zrzeszają producentów rolnych. Mogą oni tworzyć spółdzielnie rolnicze, spółki kapitałowe, zrzeszania lub stowarzyszenia.
- Częste wyzwania w zarządzaniu spółdzielniami rolnymi to między innymi prowadzenie księgowości, rozliczanie wynagrodzeń oraz kontrola kosztów.
- Rolnicze spółdzielnie produkcyjne mają swoją specyfikę, dlatego wdrażane w nich systemy ERP muszą cechować się dużą elastycznością, żeby mogły zostać dostosowane do ich wyjątkowych potrzeb na etapie wdrożeniowym.
- Efektywna obsługa księgowa i kadrowo-płacowa, szybkie agregowanie danych i raportowanie, sprawniejsze zarządzanie dokumentami i przebieg procesów, samoobsługa pracownicza, łatwa kalkulacja kosztu wytworzenia produktów to funkcje systemów ERP, które można wdrożyć w grupach producentów rolnych, żeby usprawnić ich działanie.
Grupy producentów rolnych – co to jest?
Gospodarstwom rolnym często trudno jest konkurować na rynku. Nie mają możliwości przygotowania do sprzedaży dużych partii jednolitego towaru wysokiej jakości, w konkurencyjnej cenie. Wyzwaniem jest dla nich zapewnianie ciągłości dostaw czy promocja oferty. W pojedynkę nie mogą także skutecznie negocjować warunków sprzedaży swoich produktów.
Jednym ze sposobów na zwiększanie konkurencyjności działania firm z branży rolniczej jest zrzeszanie się w grupy producentów rolnych. Jest to model biznesowy, w którym kilku lub kilkudziesięciu producentów rolnych współpracuje ze sobą w zakresie zaopatrzenia, wspólnego użytkowania maszyn, gruntów czy prowadzenia marketingu. Dzięki temu generują wyższe przychody, mogą unowocześnić proces produkcyjny czy wynegocjować lepsze ceny.
Zgodnie z polskim prawem, producenci rolni mogą zrzeszać się w grupy producenckie na wiele sposobów – na przykład tworzyć spółdzielnie rolne, spółki kapitałowe, zrzeszenia czy stowarzyszenia.
Wyjątkowe wyzwania w zarządzaniu spółdzielniami rolnymi
Sposób działania rolniczych spółdzielni produkcyjnych reguluje ustawa „Prawo spółdzielcze”. Mówi ona, że przedmiotem działalności rolniczej spółdzielni produkcyjnej jest „prowadzenie wspólnego gospodarstwa rolnego oraz działalności na rzecz indywidualnych gospodarstw rolnych członków.” Spółdzielnia rolnicza może również prowadzić inną działalność gospodarczą.
W praktyce oznacza to, że w skład rolniczej spółdzielni produkcyjnej może wchodzić wiele podmiotów – rodzinnych gospodarstw rolnych, z których każde może zajmować się czym innym. Do jednej rolniczej spółdzielni produkcyjnej mogą należeć gospodarstwa, zajmujące się na przykład produkcją mleka, paszy dla krów czy materiału siewnego. Spółdzielnia rolnicza może także uprawiać owoce oraz produkować z nich przeciery albo soki. Przedmiotem działania produkcyjnej spółdzielni rolnej może być także hodowla – np. bydła czy ryb.
Członkowie spółdzielni wnoszą do niej wkłady gruntowe i pieniężne. „Na poczet tego wkładu spółdzielnia rolna może przyjąć środki produkcji, jak: inwentarz żywy, pasze, materiał siewny, urządzenia, maszyny i narzędzia przydatne we wspólnym gospodarstwie. Środki te podlegają oszacowaniu według stanu i cen z dnia wniesienia.”
Specyficzny sposób działania rolniczych spółdzielni produkcyjnych rodzi szereg wyzwań.
1. Prowadzenie księgowości w rolniczej spółdzielni produkcyjnej
Co istotne, rolnicza spółdzielnia produkcyjna musi spełnić wszystkie wymogi związane ze sprawozdawczością księgowo-podatkową, podobnie jak każdy inny podmiot gospodarczy. Ich spełnianie stanowi jednak szczególne wyzwanie, bo każde z gospodarstw, wchodzących w skład produkcyjnej spółdzielni rolnej musi ewidencjonować własne koszty i przychody, czyli robić własny rachunek zysków i strat. Jednocześnie dane księgowe z tych gospodarstw – z których każde niejako działa w innej branży – służą do prowadzenia księgowości i sprawozdawczości całej rolniczej spółdzielni produkcyjnej – jak każdej firmy, która ma jeden wspólny NIP.
„Przy tym rodzaju rozliczeń największą trudność sprawia wielobranżowy charakter przedsiębiorstwa” – uważa Tomasz Ojrzyński z Datio – Autoryzowanego Partnera enova365, który ma doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań klasy ERP w spółdzielniach rolniczych.
2. Rozliczanie wynagrodzeń członków spółdzielni rolnej
Członkowie produkcyjnej spółdzielni rolnej mają prawo i obowiązek pracować w niej w wymiarze ustalanym corocznie przez zarząd i, jak mówi ustawa, „są za pracę wynagradzani w formie udziału w dochodzie podzielnym stosownie do wkładu ich pracy”. Pracować w niej mogą także ich domownicy, którym przysługuje wynagrodzenie za pracę według zasad odnoszących się do członka spółdzielni, chyba że w umowie zastrzeżono inny sposób wynagradzania.
„Wypłacane wynagrodzenia przeliczane są wskaźnikiem bezpośrednio wpływającym na podstawę opodatkowania, co jest unikalne w kontekście innych form opodatkowania działalności” – wyjaśnia Tomasz Ojrzyński z Datio.
Do rozliczania tych wynagrodzeń potrzebny jest więc system finansowo-księgowy o wyjątkowej specyfice.
3. Rozliczanie urlopów i wynagrodzeń osób zatrudnionych w spółdzielni rolnej
W rolniczej spółdzielni produkcyjnej pracują nie tylko jej członkowie, ale także ich domownicy czy osoby zatrudnione w niej na podstawie umów o pracę lub innego stosunku prawnego, którego przedmiotem jest świadczenie pracy. Mają oni prawo nie tylko do wynagrodzenia, ale także urlopu czy świadczeń związanych z rodzicielstwem. Rolnicze spółdzielnie produkcyjne muszą więc wypełniać wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe, takie jak ewidencja danych pracowniczych, urlopów, wysyłanie deklaracji do ZUS, rozliczanie wynagrodzeń i inne.
4. Kontrola kosztów
Monitorowanie kosztów i przypisywanie ich do miejsc powstawania jest wyzwaniem w spółdzielniach rolnych, składających się z wielu gospodarstw rolnych, zajmujących się różnym rodzajem działalności.
Jak system ERP może wspomóc spółdzielnie rolnicze?
Jak wspomnieliśmy wyżej, ze względu na specyfikę działania rolniczych spółdzielni produkcyjnych, największymi wyzwaniami są dla nich rozliczenia kadrowo-płacowe oraz wymagana prawem sprawozdawczość finansowa. Manualne procesy w obu wymienionych obszarach można w dużym stopniu zautomatyzować, korzystając z elastycznego systemu ERP, takiego jak enova365, który można dostosować do specyficznych potrzeb spółdzielni, na etapie wdrożenia. Zautomatyzowane procesy księgowe czy kadrowo-płacowe to jednak niejedyna zaleta ich stosowania.
Produkcyjne spółdzielnie rolne, które działają jak wielobranżowe przedsiębiorstwa o wielu, oddalonych od siebie geograficznie oddziałach, korzystając z systemów ERP mogą usprawnić także wiele innych obszarów. Należą do nich następujące funkcje:
Agregowanie danych i raportowanie
Umożliwia szybki wgląd w dane i podejmowanie decyzji w oparciu o nie. Dostarcza informacji o kosztach i miejscach ich powstawania. Dodatkowo dobre systemy ERP, takie jak enova365 są wyposażone w natywny BI, co pozwala na agregowanie danych z obszarów, w których wdrożono system ERP oraz ich wizualizację (Czytaj także: Narzędzia BI – czyli jak zyskać mapę biznesu dzięki panelom BI?)
Zarządzanie dokumentami
Porządek w dokumentach i łatwy dostęp do danych to efekty, które zaobserwujesz po wdrożeniu modułu DMS (Czytaj także: System DMS – co to jest i jakie ma zastosowanie?).
Przebieg procesów
Dzięki wdrożeniu modułu Workflow usprawnisz przebieg procesów, realizowanych przez wielu uczestników i według ustalonego zestawu reguł. (Czytaj także: Moduł Workflow od enova365 – jak działa?)
Samoobsługa pracownicza
Osoby zatrudnione w spółdzielniach rolnych, jak wszyscy pracownicy, mają prawo do urlopów, świadczeń rodzicielskich czy aktualizacji swoich danych osobowych. Przekazywanie związanych z tym dokumentów i informacji usprawnia system ERP enova365 – a konkretnie Pulpity Kierownika i Pracownika. Umożliwia on elektroniczny przepływ dokumentów między pracownikami i ich menedżerami oraz działem kadr przy pomocy specjalnego portalu pracowniczego. Co ważne, każdy wniosek pracowniczy zaakceptowany przez menedżera jest automatycznie zapisywany w systemie.
Wycena produktów
Czynniki takie jak koszt wykorzystanych do produkcji materiałów oraz bezpośredni koszt pracy związany z ich wyprodukowaniem mogą mieć wpływ na cenę, po jakiej rolnicza spółdzielnia produkcyjna sprzedaje swoje produkty. W optymalizacji procesów produkcyjnych, które umożliwiają także kalkulacje ceny szacunkowej na podstawie precyzyjnego określenia kosztów, związanych z produkcją danego produktu lub partii pomoże Ci moduł Produkcja enova365.
Zdalny dostęp do systemu
Dostęp zdalny do enova365, przez przeglądarkę sprawia, że w każdym oddziale pracownicy mogą dodawać do systemu dowolne dokumenty, jak również je przeglądać.
Obszarów, które może usprawnić system ERP w produkcyjnych spółdzielniach rolniczych jest oczywiście znacznie więcej, a to które funkcje wdrożysz zależy od Twoich potrzeb. Warto jednak pamiętać, że ze względu na wyjątkowy sposób działania spółdzielni rolniczych system ERP, który wybierzesz powinien cechować się dużą elastycznością, żeby móc dopasować go do Twojej specyfiki na etapie wdrożeniowym.
Przykłady wdrożeń systemu ERP enova365 w branży rolniczej
Grupa Gospodarstw Rolnych
W skład grupy firm wchodzi kilkanaście gospodarstw rolnych i 3 spółki wodne. Autoryzowany Partner enova365 – firma Agemit – wdrożyła w tej organizacji następujące moduły enova365: BI, Kadry Płace, Handel, CRM, DMS, Księga Handlowa, Preliminarz EŚP, Przedstawiciel Handlowy oraz Workflow.
Dzięki wdrożeniu rozwiązania wszystkie spółki wchodzące w skład grupy mogły usprawnić swoje działanie. Zoptymalizowano, między innymi, następujące obszary:
- controling
„Dzięki systemowi ERP enova365 i wdrożeniu modułu BI mamy pełną kontrolę nad kosztami i ich miejscami powstawania w każdym gospodarstwie wchodzącym w skład Grupy Gospodarstw Rolnych” – mówi Dariusz Doliński, prezes zarządu jednego z gospodarstw rolnych, wchodzących w skład grupy.
- księgowość oraz kadry i płace
„Firma Agemit wdrożyła nam schematy księgowe, dzięki czemu dokumenty księgowane są automatycznie. Zoptymalizowaliśmy dostarczanie pasków wypłat – pracownicy otrzymują zaszyfrowane informacje za pomocą wiadomości e-mail” – wyjaśnia Klaudia Smolińska, główna księgowa w Grupie Gospodarstw Rolnych.
- procesy handlowe
„Dokonaliśmy optymalizacji procesów handlowych – w tym przetasowania bydła i trzody. Teraz są wykonywane w sposób automatyczny. Łatwo i szybko możemy dokonać wyceny bilansowej produktów rolnych oraz wystawić faktury RR dla naszych dostawców” – mówi Klaudia Smolińska.
Według Pawła Maciejewskiego, członka zarządu Agemit, system enova365 wsparł każdą działalność klienta dzięki temu, że jest skalowalny, mobilny i ma modułową budowę. Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego wideo.
Spółdzielcza Agrofirma Szczekociny
Spółdzielcza Agrofirma Szczekociny jest jednym z większych przedsiębiorstw rolnych w kraju. To nowoczesna, wielobranżowa firma, której podstawową działalnością jest produkcja zagęszczonego soku jabłkowego, aromatu jabłkowego, drobiu rzeźnego, mleka, karpia handlowego, pasz oraz suszonych wytłoków jabłkowych.
„Agrofirma szukała systemu ERP, który spełni jej wszystkie potrzeby. Od początku wiedzieliśmy, że największym wyzwaniem będzie obsługa kadrowo-płacowa członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej” – mówi Tomasz Ojrzyński, prezes Datio.
„Zaczęliśmy poszukiwać nowego systemu ze względu na wymogi prawne, takie jak wdrożenie jednolitego pliku kontrolnego. Mieliśmy świadomość, że takie wdrożenie będzie wyzwaniem zarówno dla nas, jak i dla firmy wdrażającej, bo każdy nasz dział funkcjonuje jak odrębna jednostka” – mówi Jarosław Polcyn, główny księgowy Spółdzielczej Agrofirma Szczekociny.
Firma wybrała system enova365, bo dawał największe możliwości dostosowania do specyfiki ich działalności. Jego wdrożenie znacząco usprawniło i przyspieszyło proces księgowania dokumentów. Dobrze zaspokoiło także potrzeby firmy w zakresie obsługi kadrowo-płacowej.
„Wszystkie działy obsługiwane są w jednym systemie, który obsługuje też specyficzny sposób naliczania wynagrodzeń członkom spółdzielni” – potwierdza Sławomir Włodarski, wiceprezes Spółdzielczej Agrofirma Szczekociny.
Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego wideo.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP w branży rolniczej
Branża rolnicza obejmuje wiele różnych rodzajów produkcji rolnej – od upraw roślin, przez hodowlę zwierząt, aż po różnego rodzaju przetwórstwo. Niezależnie od tego czy grupy producentów rolnych działają jako rolnicze spółdzielnie produkcyjne czy jako spółki kapitałowe systemy ERP zapewniają kompleksowe rozwiązania, które ułatwiają zarządzanie procesami księgowo-kadrowymi, skuteczny controlling, możliwość szybkiej wyceny produktów czy podnoszenie jakości produkcji.
System ERP enova365, jest już z powodzeniem wykorzystywany przez firmy z branży rolniczej. Żeby poznać pełnię jego możliwości, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację z naszym Autoryzowanym Partnerem.
Bibliografia:
- Prawo spółdzielcze: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/prawo-spoldzielcze-16791012/cz-1-tyt-2-dz-1-roz-1
- Ustawa z dnia 15 września 2000 r. o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz o zmianie innych ustaw (Dz.U. z 2018 r., poz. 1026);
- Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 2 sierpnia 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty oraz zwrotu pomocy finansowej w ramach działania „Tworzenie grup producentów i organizacji producentów” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 (Dz.U.2016.1284 z dnia 2016.08.18);
