Obsługa reklamacji składa się zwykle z 3 kroków. Są nimi przyjęcie zgłoszenia reklamacji, rozwiązanie problemu, a następnie powiadomienie o tym klienta. System do obsługi reklamacji enova365 usprawnia działania firmy na każdym z tych etapów, dzięki czemu poprawia jej wydajność i przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku. Sprawdź, jak taki proces przebiega w enova365!
Spis treści:
- System do obsługi reklamacji enova365 – z czego się składa?
- Obsługa reklamacji i zwrotów z modułem Serwis – jak to działa w enova365?
- System do reklamacji w enova365 – jakie daje korzyści?
System do obsługi reklamacji enova365 – z czego się składa?
Zacznijmy od tego, że system ERP enova365 umożliwia pełną obsługę procesu sprzedaży – od zarządzania magazynem, przez wystawianie dokumentów sprzedażowych, aż po obsługę posprzedażową – w tym obsługę reklamacji i zwrotów. Zarządzanie tymi procesami w systemie enova365, który ma budowę modułową, odbywa się dzięki współpracy 3 modułów – Handel, CRM oraz Serwis.
Moduł Handel umożliwia obsługę magazynu, ewidencję towarów, a także łatwe wystawianie i ewidencję dokumentów sprzedażowych – faktur, paragonów czy faktur korygujących.
Moduł CRM usprawnia pracę z klientami. Pozwala na budowanie bazy klientów, ewidencjonowanie historii kontaktów, korespondencję czy przechowywanie wszystkich potrzebnych informacji związanych z klientami (w tym załączników).
„Klient ma prawo zwrócić towar do 14 dni od momentu sprzedaży bez podawania przyczyny. Może też reklamować towar, korzystając z gwarancji lub rękojmi. W tym drugim przypadku to sprzedawca odpowiada za rozwiązanie problemu z towarem. Co więcej, zwracany towar nie może trafić bezpośrednio na magazyn. Najpierw musi być zweryfikowany przed sprzedawcę, który sprawdza, czy towar jest kompletny, nie nosi śladów użytkowania, ma oryginalne opakowanie i spełnia wiele innych warunków.
W przypadku reklamacji lub rękojmi cały proces jest jeszcze bardziej skomplikowany, bo może się okazać, że towar trzeba będzie wysłać do zewnętrznej firmy, zewnętrznego serwisu lub dostawcy w celu wymiany lub naprawy”
– wyjaśnia Krzysztof Pacek, prezes firmy XDeft, Autoryzowanego Partnera Soneta Sp. z o.o.
Dopełnieniem dwóch powyższych jest moduł Serwis – to on pozwala na szybką, zorganizowaną i przyjazną klientom obsługę posprzedażową, w tym obsługę reklamacji i zwrotów.
W tym artykule skupimy się na tym ostatnim elemencie. Co zrobić, gdy klient chce zwrócić towar? Jak rozpatrzyć zgłoszenie klienta, który chce złożyć reklamację, powołując się na gwarancję lub rękojmię?
Podsumowując, systemy informatyczne mają w kwestii reklamacji wiele do zrobienia. Jak radzi sobie z tym oprogramowanie do obsługi reklamacji enova365?
Obsługa reklamacji i zwrotów z modułem Serwis – jak to działa w enova365?
W enova365 to właśnie moduł Serwis jest elementem systemu, który może obsłużyć proces posprzedażowy. Jako część systemu ERP wraz z modułem handlowym tworzy kompleksowe narzędzie do obsługi procesu i magazynowania informacji o sprzedaży i klientach. Jak proces obsługi reklamacji może wyglądać w enova365? Podzielmy go na 3 etapy.
Krok 1: Reklamacje lub zwroty zgłoszone przez sklep internetowy trafiają bezpośrednio do enova365
Po pierwsze, program do obsługi e-commerce enova365 można łatwo zintegrować z systemami zewnętrznymi, na przykład stroną internetową. Dzięki temu klient, chcąc zgłosić zwrot, nie musi dzwonić czy szukać maila do kontaktu – reklamacje bądź zwrot może zgłosić bezpośrednio przez sklep internetowy – oszczędzając przy tym czas.
Zgłoszenie trafi bezpośrednio do enova365, do modułu Serwis, i firma będzie mogła zacząć pracę nad zgłoszeniem od razu po jego wpłynięciu do firmy. Jednocześnie klient, dzięki odpowiedniej integracji, będzie mógł sprawdzać status swojego zgłoszenia.
Czytaj także: Integracja programu Baselinker i systemu enova365 – jak to działa?
Krok 2: Wszystkie informacje o zgłoszeniu trafiają w jedno miejsce – do modułu Serwis
Pracownicy sklepu, którzy korzystają z enova365 od razu widzą zgłoszenie reklamacyjne w module Serwis, w którym rejestrowany jest cały proces obsługi reklamacji. Do obsługi zgłoszenia mogą przypisać konkretną osobę, która się nim zajmie, a także aktualizować statusy zgodnie z etapami procesu lub uzupełnić inne potrzebne informacje.
Pracownicy na każdym etapie mogą sprawdzić status zgłoszenia, a dzięki połączeniu z innymi modułami systemu ERP wystawić dokumenty handlowe i księgowe, bezpośrednio z poziomu zgłoszenia, bez konieczności przełączania się do innych części systemu.
Krok 3: Klient jest automatycznie powiadamiany o zmianie statusu zgłoszenia
Trzecim elementem, w którym wesprze Cię system obsługi reklamacji jest automatyzacja komunikacji z klientami. enova365 daje możliwość automatycznego powiadamiania klientów o zmianie statusów zgłoszenia. Może się to odbywać e-mailowo lub poprzez wiadomości SMS. Zautomatyzować można również wysyłkę e-maili, na przykład z protokołem serwisowym do klienta.
Ponownie, takie rozwiązanie oszczędza czas – zarówno przedsiębiorstwa, ponieważ powiadomienia wysyłane są automatycznie – jak i klienta, który nie musi logować się do sklepu internetowego, żeby sprawdzić status swojego zgłoszenia.
Czytaj także: Logistyka magazynowa – co to jest i jak może wspomóc Twój e-commerce?
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwość, jakie daje oprogramowanie do obsługi reklamacji enova365? Obejrzyj odcinek ERPresso, w którym eksperci enova365 wyjaśnią jak obsłużysz reklamacje w tym systemie.
System do reklamacji w enova365 – jakie daje korzyści?
Zastosowanie enova365 z odpowiednimi modułami niesie za sobą liczne korzyści zarówno dla przedsiębiorstwa jak i bezpośrednio dla klientów.
enova365 to kompleksowe narzędzie, przy pomocy którego cała obsługa sprzedażowa i posprzedażowa może się odbywać w jednym systemie. Wszystkie procesy – od momentu, w którym klient dokona zakupu, aż po zwrot czy omawianą w tym artykule reklamację – są ewidencjonowane w systemie i przez niego wspierane.
Dla przedsiębiorców takie rozwiązanie to:
- oszczędność pieniędzy – nie ma konieczności utrzymywania, administrowania i integrowania wielu systemów informatycznych, a obsługa sprzedażowa i obsługa reklamacji zabiera pracownikom mniej czasu,
- zadowoleni klienci – cała ścieżka klienta znajduje się w jednym miejscu, więc można szybko reagować na wszystkie zgłoszenia. Dzięki integracji enova365 z innymi serwisami, na przykład tymi sprzedażowymi, klient może w łatwy sposób przez stronę internetową złożyć reklamację, co wpłynie na satysfakcje z obsługi, bo nie musi poświęcać czasu na szukanie danych do kontaktu. Może także łatwo monitorować status swojej reklamacji.
Podsumowując, oszczędność czasu i pieniędzy, a także zadowolenie klientów to kluczowe korzyści z wdrożenia enova365 w firmie z branży e-commerce. Zapoznaj się i przetestuj enova365 wraz z modułami Handel, Sprzedaż i CRM oraz Serwis i wybierz rozwiązania najlepsze dla Twojej firmy.
