Stowarzyszenie na Tak

Wdrożenie systemu ERP enova365 w organizacji pożytku publicznego.

Partner wdrażający: Komputronik Biznes Sp. z o.o. zobacz wizytówkę

System enova365 spełnia wymagania funkcjonalne i organizacyjne Stowarzyszenia oraz wspiera bieżącą realizację procesów operacyjnych i finansowych.

Zobacz całość

Charakterystyka firmy:

Stowarzyszenie na Tak to organizacja pozarządowa działająca na rzecz osób z niepełnosprawnościami oraz ich rodzin. Misją Stowarzyszenia jest wspieranie integracji społecznej, edukacji i aktywizacji zawodowej osób wymagających szczególnej opieki. Organizacja realizuje liczne projekty finansowane ze środków publicznych i grantów, co wymaga precyzyjnego zarządzania budżetami, rozliczeniami oraz dokumentacją kadrowo-płacową. Struktura Stowarzyszenia obejmuje wiele jednostek organizacyjnych, w których zatrudnieni są pracownicy na różnych typach umów – od umów o pracę po umowy cywilnoprawne. Dynamiczny rozwój działalności oraz rosnące wymagania formalne sprawiły, że dotychczasowe rozwiązania oparte na rozproszonych systemach i arkuszach kalkulacyjnych były niewystarczające. Klient potrzebował narzędzia, które zapewni pełną zgodność z przepisami, automatyzację procesów oraz integrację z systemami zewnętrznymi, aby móc skupić się na realizacji swojej misji społecznej.

Wyzwania postawione przed systemem:

Dotychczasowe rozwiązanie w Stowarzyszeniu na Tak opierało się na rozproszonych narzędziach – głównie arkuszach kalkulacyjnych i prostych aplikacjach, które nie były ze sobą zintegrowane. Dane kadrowe, płacowe i finansowe były przechowywane w różnych miejscach, co utrudniało ich bieżącą aktualizację i kontrolę. Brak centralnej bazy danych powodował ryzyko błędów, opóźnień w raportowaniu oraz trudności w analizie kosztów projektowych.

Ograniczenia poprzedniego rozwiązania były znaczące. Procesy kadrowo-płacowe realizowano manualnie, co wymagało dużego nakładu pracy i zwiększało ryzyko pomyłek. Naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia z ZUS i US oraz przygotowywanie deklaracji podatkowych odbywały się w sposób czasochłonny, bez automatyzacji. Raportowanie kosztów osobowych w kontekście projektów i grantów było skomplikowane, a integracja z systemami zewnętrznymi – praktycznie niemożliwa.

Proces podejmowania decyzji o zakupie systemu ERP enova365 wynikał z potrzeby usprawnienia obsługi kadrowo-płacowej i raportowania w kontekście realizowanych projektów. Organizacja poszukiwała rozwiązania, które pozwoli na centralizację danych, automatyzację kluczowych procesów oraz zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy, podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Priorytety Klienta były jasno określone: pełna automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, integracja z systemami bankowymi i instytucjami publicznymi (ZUS, PPK, platformy podatkowe), a także możliwość generowania raportów finansowych i zarządczych w sposób szybki i bezbłędny. Kluczowym celem było stworzenie rozwiązania, które nie tylko usprawni bieżącą pracę, ale również zapewni skalowalność i bezpieczeństwo danych w długiej perspektywie.

Analiza przedwdrożeniowa

Na tym etapie przeprowadzono szczegółowy audyt procesów kadrowych, płacowych i finansowych w Stowarzyszeniu. Zidentyfikowano kluczowe potrzeby, ograniczenia dotychczasowych rozwiązań oraz wymagania prawne i organizacyjne, aby przygotować optymalny plan wdrożenia.

Konfiguracja i parametryzacja

System enova365 został dostosowany do specyfiki działalności Stowarzyszenia poprzez konfigurację modułów Kadry, Płace i Raportowanie. Ustalono parametry związane z naliczaniem wynagrodzeń, obsługą umów oraz integracją z projektami i budżetami.

Migracja danych

Przeprowadzono przeniesienie danych kadrowych, płacowych i historycznych z poprzednich systemów oraz arkuszy do enova365. Proces obejmował weryfikację poprawności danych i ich zgodności z nową strukturą systemu.

Testy funkcjonalne i integracyjne

Przed uruchomieniem produkcyjnym wykonano testy wszystkich modułów, aby upewnić się, że działają zgodnie z wymaganiami. Sprawdzono również integracje z systemami bankowymi, ZUS, PPK oraz platformami podatkowymi.

Uruchomienie produkcyjne

System został wdrożony w środowisku produkcyjnym i udostępniony użytkownikom do pracy operacyjnej. Zapewniono stabilność działania oraz zgodność z przepisami prawa pracy, podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Szkolenia użytkowników

Przeprowadzono szkolenia dla zespołu Stowarzyszenia, obejmujące obsługę modułów, generowanie raportów oraz realizację procesów kadrowo-płacowych. Dzięki temu użytkownicy mogli szybko i efektywnie korzystać z nowych funkcjonalności.

Wsparcie powdrożeniowe

Po wdrożeniu zapewniono bieżące wsparcie techniczne i merytoryczne, w tym pomoc w rozwiązywaniu problemów oraz aktualizacje systemu. Partner monitorował działanie enova365, aby zagwarantować jego pełną efektywność i zgodność z regulacjami.

Efekty wdrożenia:

Wdrożenie systemu enova365 pozwoliło na pełną integrację danych kadrowo-płacowych z modułami finansowo-księgowymi, co wyeliminowało konieczność ręcznego przenoszenia informacji między różnymi narzędziami.

Dzięki automatyzacji naliczania wynagrodzeń proces przygotowania list płac stał się szybki i bezbłędny, a rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym odbywają się w sposób zautomatyzowany, zgodny z obowiązującymi przepisami.

System umożliwia również generowanie raportów kadrowych, płacowych i finansowych w różnych formatach, co znacząco skróciło czas przygotowania analiz i poprawiło kontrolę kosztów w projektach. Centralizacja danych zwiększyła przejrzystość procesów i ograniczyła ryzyko błędów, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo informacji.

Korzyści po wdrożeniu:

Operacyjne: Automatyzacja naliczania prac i raportowania, skrócenie czasu przygotowania dokumentów, centralizacja danych
Strategiczne: Lepsza kontrola kosztów osobowych w projektach, możliwość szybkiego raportowania odchyleń względem budżetu.
Długoterminowe: Skalowalność systemu, możliwość integracji z kolejnymi platformami, oszczędność czasu i kosztów.

Moduły podstawowe

Moduły dodatkowe

Wersja demo systemu enova365

Przetestuj produkt enova365 i poznaj jego możliwości

Testuj bezpłatnie

Umów bezpłatną prezentację

Spotkaj się z Autoryzowanym Partnerem enova365

Umów prezentację

Stowarzyszenie na Tak

Wdrożenie systemu ERP enova365 w organizacji pożytku publicznego.

Opis wdrożenia

Wykorzystane we wdrożeniu moduły