Przebieg wdrożenia
Proces wdrożeniowy systemu enova365 w firmie Milkpol został przeprowadzony zgodnie z metodyką projektową opartą na etapowym podejściu do analizy, konfiguracji i uruchomienia systemu. Celem projektu było nie tylko techniczne wdrożenie systemu, ale przede wszystkim uporządkowanie i optymalizacja procesów handlowych oraz księgowo‑finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem sprzedaży międzynarodowej i rozliczeń VAT UE.
Etap I – analiza przedwdrożeniowa
Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza przedwdrożeniowa, realizowana wspólnie przez zespół wdrożeniowy firmy OKTA oraz kluczowych użytkowników po stronie Milkpol. Analiza objęła identyfikację obecnych procesów handlowych i księgowych, sposobu obsługi kontrahentów zagranicznych, zasad ewidencji sprzedaży, rozrachunków oraz obsługi długoterminowych kontraktów. Szczególną uwagę poświęcono problematyce wielu numerów VAT UE dla jednego kontrahenta, sposobowi prowadzenia rozrachunków na jednym koncie głównym oraz numeracji dokumentów sprzedaży.
Etap II – projekt rozwiązania
Na podstawie wyników analizy przygotowano szczegółową koncepcję wdrożenia systemu enova365. Obejmowała ona projekt struktury kartotek kontrahentów, zasady przypisywania numerów VAT UE, schematy numeracji dokumentów sprzedażowych, konfigurację rejestrów VAT oraz powiązania między modułem handlowym a księgowością. Na tym etapie określono również sposób obsługi kontraktów długoterminowych oraz reguły automatycznego przenoszenia danych z dokumentów handlowych do zapisów księgowych.
Etap III – konfiguracja i dostosowanie systemu
Kolejnym etapem była konfiguracja systemu enova365 zgodnie z przyjętą koncepcją. Obejmowała ona m.in. konfigurację kartotek kontrahentów z wieloma numerami VAT UE, wdrożenie podziału numeracji faktur w zależności od zastosowanego numeru VAT, ustawienie mechanizmów kontroli poprawności danych oraz konfigurację rozrachunków. Dodatkowo system został dostosowany do specyfiki kalkulacji jednostek stosowanych w Milkpol, przy jednoczesnym zachowaniu spójności ewidencji magazynowej.
Etap IV – testy funkcjonalne i akceptacyjne
Po zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne oraz testy akceptacyjne z udziałem użytkowników końcowych. Testy obejmowały rzeczywiste scenariusze biznesowe, takie jak wystawianie dokumentów sprzedaży z numerami NIP innymi niż PL, rozliczanie sprzedaży zagranicznej, generowanie kompensat oraz obsługę kontraktów długoterminowych. Na podstawie wyników testów wprowadzono niezbędne korekty i usprawnienia.
Etap V – szkolenia użytkowników
Równolegle z testami przeprowadzono szkolenia dla użytkowników systemu. Szkolenia miały charakter praktyczny i były dostosowane do ról użytkowników, ze szczególnym uwzględnieniem działów handlu i księgowości. Celem szkoleń było przygotowanie zespołu Milkpol do samodzielnej i efektywnej pracy w nowym systemie.
Etap VI – uruchomienie produkcyjne i wsparcie powdrożeniowe
Ostatnim etapem było uruchomienie produkcyjne systemu enova365 oraz zapewnienie wsparcia powdrożeniowego. W początkowym okresie pracy systemu zespół wdrożeniowy monitorował poprawność działania rozwiązania oraz wspierał użytkowników w bieżącej pracy. Tak zaplanowany proces wdrożeniowy pozwolił na stabilne uruchomienie systemu oraz osiągnięcie zakładanych celów biznesowych.
Efekty wdrożenia:
Wdrożenie systemu enova365 w firmie Milkpol przyniosło szerokie i długofalowe efekty, które objęły zarówno codzienną pracę operacyjną, jak i obszar zarządzania finansowego oraz kontroli biznesowej. Jednym z kluczowych rezultatów było uporządkowanie złożonych procesów handlowych i księgowych, wynikających ze specyfiki branży mleczarskiej, sprzedaży międzynarodowej oraz obsługi wielu numerów VAT UE.
Z perspektywy działu księgowości wdrożenie systemu umożliwiło znaczące uproszczenie i usystematyzowanie rozrachunków z kontrahentami. Prowadzenie rozliczeń na jednym, głównym koncie kontrahenta – niezależnie od liczby stosowanych numerów VAT – zwiększyło przejrzystość należności i zobowiązań oraz ograniczyło ryzyko błędów ewidencyjnych. Automatyzacja procesów kompensat, monitorowania sald oraz generowania wezwań do zapłaty skróciła czas obsługi rozrachunków i poprawiła płynność finansową firmy.
Istotnym efektem wdrożenia była również poprawa kontroli nad procesem wystawiania dokumentów sprzedaży. Podział numeracji faktur w zależności od zastosowanego numeru VAT zapewnił jednoznaczną identyfikację transakcji krajowych i zagranicznych oraz ułatwił weryfikację poprawności rozliczeń podatkowych. Wystawianie dokumentów sprzedaży z numerami NIP innymi niż PL zostało w pełni ustandaryzowane i objęte mechanizmami kontrolnymi, co zwiększyło bezpieczeństwo podatkowe organizacji.
Wdrożenie systemu miało także bezpośredni wpływ na obsługę kontraktów długoterminowych. Spójne powiązanie kontraktów z dokumentami handlowymi oraz zapisami księgowymi umożliwiło bieżące monitorowanie realizacji umów, kontrolę wolumenów i wartości oraz łatwiejsze rozliczanie kontraktów w długich okresach obowiązywania. Zwiększyło to przejrzystość współpracy z kluczowymi odbiorcami oraz usprawniło planowanie finansowe.
Dodatkowym, istotnym rezultatem wdrożenia była poprawa jakości danych zarządczych. Spójność informacji pomiędzy modułem handlowym a księgowością pozwoliła na szybsze i bardziej wiarygodne przygotowywanie analiz finansowych, zestawień sprzedaży oraz raportów na potrzeby zarządu. System enova365 stał się centralnym narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji biznesowych, zwiększając kontrolę nad rentownością sprzedaży i umożliwiając dalszy rozwój firmy Milkpol w oparciu o rzetelne dane.
