Charakterystyka firmy:
Klientem projektu jest JOB-JOB – firma wyspecjalizowana w outsourcingu procesowym, działająca głównie na rzecz branży HoReCa, hotelarstwa, gastronomii oraz wybranych obszarów produkcji i usług. Organizacja od lat wspiera swoich kontrahentów w zapewnieniu stabilnych zespołów operacyjnych, przejmując odpowiedzialność za procesy kadrowe, organizacyjne i formalne.
Model działania JOB-JOB opiera się na kompleksowej obsłudze – od rekrutacji i organizacji pracy personelu, przez bieżące wsparcie administracyjne, aż po nadzór nad jakością realizowanych usług. Firma współpracuje z dużą liczbą zleceniobiorców, w tym z pracownikami pochodzącymi z różnych krajów, co wymaga sprawnego zarządzania dokumentacją kadrową, rozliczeniami oraz procesami legalizacji pobytu i pracy.
Istotnym elementem działalności JOB-JOB jest wsparcie cudzoziemców na każdym etapie współpracy. Firma zajmuje się m.in. organizacją formalności związanych z pozwoleniami na pracę i pobyt, kontrolą terminów ich ważności oraz bieżącą obsługą administracyjną
Skala działalności, sezonowość projektów oraz różnorodność modeli współpracy sprawiają, że JOB-JOB potrzebuje narzędzi umożliwiających szybkie reagowanie na zmiany, pełną kontrolę nad danymi oraz wysoki poziom bezpieczeństwa informacji. Właśnie te potrzeby stały się punktem wyjścia do wdrożenia zintegrowanego systemu ERP enova365.
Wyzwania postawione przed systemem:
Firma zatrudnia każdego roku kilkaset osób, a specyfika branży charakteryzuje się dużą rotacją zatrudnienia, zmiennością liczby zleceń oraz wyraźną sezonowością. Taki model działalności wymaga sprawnej organizacji procesów kadrowych, szybkiego reagowania na zmiany oraz bieżącej kontroli danych.
Przed wdrożeniem systemu ERP enova365 kluczowe procesy realizowane były w sposób rozproszony i w dużej mierze manualny. Dokumenty kadrowe przygotowywano w edytorach tekstu, natomiast ewidencje wykonanych usług oraz rozliczenia z kontrahentami i zleceniobiorcami prowadzone były w arkuszach Excel. Dane funkcjonowały w wielu plikach, często przechowywanych w różnych lokalizacjach i aktualizowanych przez różne osoby.
Taki sposób pracy utrudniał zachowanie spójności i aktualności informacji, a także znacząco wydłużał czas obsługi procesów. Wraz ze wzrostem liczby zleceniobiorców pojawiały się trudności w kontroli poprawności danych, rozliczeń oraz dokumentów legalizacyjnych cudzoziemców. Ręczny obieg dokumentów zwiększał ryzyko błędów, ograniczał bezpieczeństwo danych i utrudniał sprawny przepływ informacji pomiędzy działami.
