Przebieg wdrożenia:
Wdrożenie systemu enova365 w Fundacji Idylla rozpoczęło się w 2024 roku i miało charakter etapowy. Od początku kluczowe było szybkie uruchomienie systemu tak, aby już w ciągu pierwszego tygodnia możliwe było rozpoczęcie bieżącej pracy w siedmiu spółkach należących do fundacji. Plan wdrożenia musiał uwzględniać zarówno potrzebę szybkiego startu, jak i elastycznego rozwoju – zgodnie z realnymi możliwościami organizacyjnymi i zasobami zespołu.
Pierwszym krokiem było uruchomienie kluczowych modułów: Księgowości oraz Kadr i Płac, co pozwoliło na bieżącą obsługę finansowo-kadrową wszystkich aktywnych podmiotów. Dzięki wykorzystaniu licencji wielofirmowej możliwe było prowadzenie niezależnej ewidencji dla każdej spółki, przy jednoczesnym centralnym zarządzaniu systemem i danymi.
W kolejnych etapach wdrożono m.in. moduł Księgi Inwentarzowej oraz Elektroniczne Wyciągi Bankowe, które znacząco uprościły rozliczenia i zautomatyzowały import danych z kont bankowych.
W wybranych spółkach uruchomiono także moduł Handel, który rozszerzył system o możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaż. Dodatkowo, dzięki wykorzystaniu dodatku e-Sklepy, możliwa była integracja z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi, co usprawniło procesy sprzedażowe w wybranych jednostkach.
W ciągu 1,5 roku liczba aktywnych spółek wzrosła z 7 do 14, a enova365 stała się centralnym narzędziem wspierającym pracę w całej strukturze fundacji. Obecnie rozpoczęto prace nad kolejnymi obszarami integracji m.in. z platformą ClickUp, której celem jest zautomatyzowanie procesów rekrutacyjnych, import danych kandydatów do systemu enova365, integracja kart pracy oraz zarządzanie budżetami projektów dla każdego z podmiotów.
Korzyści:
Najważniejszym efektem wdrożenia było szybkie i skuteczne rozpoczęcie pracy z systemem — w ciągu zaledwie tygodnia od podjęcia decyzji. Fundacja mogła natychmiast rozpocząć rozliczanie spółek i realizację bieżących obowiązków kadrowo-finansowych, jednocześnie zachowując możliwość samodzielnego rozwijania systemu w dopasowanym do zespołu tempie.
Dzięki elastycznemu podejściu wdrożeniowemu, zespół fundacji mógł stopniowo migrować dane historyczne, wdrażać kolejne moduły oraz rozwijać funkcjonalności zgodnie z bieżącymi potrzebami operacyjnymi.
Po 1,5 roku pracy na systemie:
• enova365 obsługuje już 14 podmiotów w strukturze fundacji,
• kluczowe procesy finansowo-kadrowe są prowadzone centralnie, z zachowaniem niezależności poszczególnych spółek,
• zautomatyzowano rozliczenia dzięki integracjom z bankowością elektroniczną oraz systemami sprzedażowymi (przez dodatek e-Sklepy),
• rozpoczęto integrację z platformą ClickUp — w obszarach rekrutacji, kart czasu pracy oraz planowania i realizacji budżetów i projektów w całej strukturze.
System enova365 umożliwił Fundacji uporządkowanie i ujednolicenie wewnętrznych procesów oraz stworzenie solidnych podstaw do dalszego rozwoju. Wdrożone rozwiązania nie tylko usprawniły codzienną pracę operacyjną, ale również zapewniły skalowalność zarówno pod względem liczby obsługiwanych podmiotów, jak i złożoności procesów.
