Analityka biznesowa od lat zyskuje na znaczeniu. Dlatego właśnie tak ważna w prowadzeniu biznesu jest znajomość jej narzędzi. Jednym z nich jest tabela przestawna. Co to za narzędzie i w jaki sposób może ułatwić pracę? Tutaj znajdziesz odpowiedzi!
Spis treści:
- Tabela przestawna – co to jest?
- Tworzenie tabeli przestawnej – jak to zrobić?
- Przykłady zastosowania tabeli przestawnej
- Tabele przestawne w narzędziach BI
Tabela przestawna – co to jest?
Tabela przestawna to jedna z najczęściej wykorzystywanych w analityce biznesowej funkcji arkuszy kalkulacyjnych. Znajdziemy ją zarówno w najpopularniejszej aplikacji – Microsoft Excel – jak i w innych programach tego typu.
Jej budowa pozwala na łatwe wybieranie konkretnych kolumn oraz wierszy z arkusza, tak aby zestawiać je ze sobą i filtrować w celu uzyskania przejrzystych wyników danych, na których pracujemy. Pozwala to wyciągać z dużych i skomplikowanych tabel dokładnie te informacje, których potrzebujemy do przeprowadzanej właśnie analizy bądź też tworzonego raportu.
Cechą zasadniczą tabeli przestawnej jest możliwość dowolnego przekształcania jej wierszy oraz kolumn bez bezpośredniej ingerencji w oryginalne zestawy danych, dzięki czemu możemy modyfikować taką tabelę zgodnie z aktualnymi potrzebami analitycznymi. Można więc powiedzieć, że tworzenie tabeli przestawnej odbywa się w osobnej zakładce. Wszelkie przeprowadzane zmiany nie mają wpływu na wykorzystywane dane wsadowe.
Czytaj także: Raportowanie zarządcze w grupach kapitałowych
Tworzenie tabeli przestawnej. Jak zrobić?
Jak budować różne tabele przestawne? Podstawy tego procesu są proste. Najpierw potrzebujemy danych źródłowych, najlepiej przedstawionych w formie standardowej tabeli w arkuszu kalkulacyjnym. Każdy wiersz dotyczy jednej badanej pozycji (np. pracownika, produktu, wyniku), a poszczególne kolumny odpowiadają za przypisane do niej cechy. Musimy pamiętać, że dane wejściowe powinny zostać w odpowiedni sposób przygotowane:
- muszą mieć nagłówek dla każdej kolumny, którą mamy zamiar wykorzystać;
- nagłówek ten musi obejmować jedną komórkę i znajdować się w pierwszym wierszu tabeli;
- tabela nie może zawierać scalonych komórek – nie jest to kluczowa kwestia, aczkolwiek ich obecność może znacznie utrudnić pracę nad danymi;
- tabela musi być pozbawiona pustych wierszy – każda kolumna w danym wierszu powinna być wypełniona odpowiednimi danymi;
- każda kolumna musi mieć odpowiedni typ, w zależności od przypisanych do niej danych, tj. kolumny z datami powinny być sformatowane jako daty; kolumny z kosztami wyrażone w walucie itd.;
- w każdej kolumnie powinien znajdować się również tylko jeden określony typ danych.
Kolor i formatowanie tekstu nie wpływają na to, jak funkcjonuje tabela przestawna. Jak zrobić zatem tak, by dane z tabeli wyjściowej prezentowały się przejrzyście? Ważne jest ich odpowiednie dopasowanie i wyczyszczenie. Ten etap pozwoli stworzyć tabelę, która będzie przedstawiała bezbłędnie takie informacje, jakich potrzebujemy do przeprowadzenia pełnej i wartościowej analizy.
Kolejnym krokiem będzie przygotowanie tabeli przestawnej. W przypadku aplikacji Excel tworzymy ją poprzez funkcję Wstaw > Tabela przestawna z paska zadań. Możemy ją wybrać, ustawiając wcześniej kursor w dowolnym miejscu tabeli źródłowej.
Następnie otworzy się panel budowy tabeli przestawnej, w którym skonfigurujemy jej ostateczny wygląd oraz zbierane dane. Znajdziemy tu m.in. nazwy nagłówków kolumn – dlatego ważne było ich wcześniejsze uzupełnienie. Każda z kolumn tabeli może przedstawiać jedną z trzech wartości:
- tekstową;
- liczbową;
- datową.
Pod listą nagłówków znajdują się cztery obszary, do których należy następnie przeciągnąć wybrane przez nas nagłówki:
- Filtr – gdzie określamy, który zestaw danych będzie naszym filtrem (np. sprzedawcy);
- Kolumny – gdzie lądują nagłówki odpowiadające za zestawy danych w kolumnach naszej tabeli przestawnej (np. miesiące);
- Wiersze – czyli dane, jakie będziemy prezentować w poszczególnych wierszach zestawionych z wybranymi wcześniej kolumnami (np. klienci);
- Wartości – gdzie ustalimy wartości, które interesują nas w przeprowadzanej analizie (np. wartość sprzedaży).
Zaakceptowanie tabeli sprzedaży sprawi, że pojawi się ona w osobnym arkuszu i sczyta z tabeli źródłowej wszystkie interesujące nas dane. W każdej chwili możemy je łatwo zmienić poprzez modyfikacje ustawień tabeli.
Przykłady zastosowania tabeli przestawnej
Powyżej opisana tabela przestawna – przykład jeden z wielu – prezentuje wyniki sprzedażowe każdego ze sprzedawców w odniesieniu do poszczególnych miesięcy oraz klientów. Nie jest to oczywiście jedyna opcja wykorzystania tabel przestawnych w działaniach biznesowych. Narzędzie to ma szerokie spektrum zastosowań na praktycznie każdym stanowisku. Dzięki niemu możemy sprawdzić m.in.:
- którzy kontrahenci składają w naszej firmie najwięcej zamówień w danych okresach (o wartości wyrażonej zarówno kwotowo, jak i ilościowo);
- który z naszych klientów ma największe opóźnienia w płatnościach;
- jak wyglądają przychody firmy dla konkretnych grup sprzedażowych, pojedynczych produktów lub usług;
- jak w ciągu kolejnych miesięcy zmianie ulegają koszty zakupu niezbędnych surowców i materiałów;
- które działy bądź którzy pracownicy generują dla firmy najwyższy przychód,
- które działy generują dla firmy największe koszty;
- jaki jest średni czas dni chorobowych wykorzystywanych przez pracowników poszczególnych działów w wybranych przedziałach czasowych.
Widać zatem, jak istotna może być tabela przestawna. Jak zrobić ją natomiast w taki sposób, aby w pełni wykorzystać jej potencjał dla naszej firmy?
Czytaj także: Czym jest controlling strategiczny – narzędzia controllingowe w przedsiębiorstwie
Tabele przestawne w narzędziach BI
Excel ma swoje ograniczenia w analityce biznesowej – obejmują one również tabele przestawne. Podstawy funkcjonalności oferowane przez tę aplikację mogą nie być wystarczające. Dlatego warto zainteresować się zdobywającymi coraz większą popularność narzędziami Business Intelligence.
Narzędzia BI w wielu przypadkach wdrażane są w firmach jako elementy systemów ERP. Dobrym przykładem jest tutaj enova365 – system będący odpowiedzią na potrzeby wielu przedsiębiorców, umożliwiający dostosowanie go do wielkości i sposobu działania organizacji. W ramach enova365 otrzymujesz moduł BI wspierający Cię w zaawansowanej analizie biznesowej na podstawie danych przechowywanych w wewnętrznej bazie. Moduł ten umożliwia też tworzenie tabeli przestawnej, co pozwoli Ci porównywać dziesiątki rozmaitych informacji i tworzyć przejrzyste raporty oraz analizy potrzebne do dalszego działania i rozwoju firmy.
Żeby dowiedzieć się, jak tworzyć raporty przestawne w module BI enova365 zobacz najnowszy odcinek Kliknij to z enova365, w którym Karol Rajda wyjaśnia, jak to zrobić krok po kroku.
Po obejrzeniu tego odcinka wiesz już, jak może być zbudowana tabela przestawna, co to narzędzie oferuje i jak je wykorzystywać. Wbudowanie tej funkcji w system ERP enova365 daje Ci dostęp do rozwiązań, dzięki którym możesz podejmować jeszcze lepsze decyzje biznesowe. Jeśli szukasz narzędzia, które pozwoli Ci na tworzenie raportów przestawnych o dowolnym stopniu szczegółowości jeszcze dziś przetestuj demo enova365.
