Menedżerowie wiedzą, że szybki dostęp do precyzyjnych informacji o stanie firmy ma ogromną wartość, a biznes, w którym decyzje opiera się na danych ma przewagę nad konkurencją. Prawda jest jednak taka, że nawet w dużych organizacjach raportowanie zarządcze często pozostawia sporo do życzenia. Kluczem do jego efektywności są nie tylko ludzie i procesy, ale także odpowiednie oprogramowanie. Jakie powinno mieć funkcje?
Spis treści:
- Co to jest raportowanie zarządcze?
- Raportowanie zarządcze w grupach kapitałowych – wyzwania
- Jak enova365 wspiera tworzenie raportów zarządczych w grupach kapitałowych?
Co to jest raportowanie zarządcze?
Termin „raportowanie zarządcze” odnosi się do analiz biznesowych, które obejmują raporty przydatne menedżerom różnego stopnia do nadzorowania działalności operacyjnej i wyników firmy. W praktyce, raporty zarządcze to po prostu odpowiednio zwizualizowane dane zebrane z kilku spółek, jednostek, działów czy centrów kosztów w firmie, najczęściej za pośrednictwem systemów klasy ERP.
Celem raportowania zarządczego jest bieżące dostarczanie menedżerom informacji o sytuacji firmy i zmianach zachodzących w jej otoczeniu rynkowym, żeby na ich podstawie mogli podejmować odpowiednie decyzje.
Żeby raportowanie zarządcze skutecznie wspierało proces podejmowania decyzji w firmie musi spełniać określone kryteria. Oczekiwania menedżerów w zakresie raportów zarządczych dobrze podsumowuje raport firmy Deloitte.
Właściwie dobrane wskaźniki (KPI)
Zacznijmy od tego, że osoby odpowiedzialne za controlling w firmie muszą stale monitorować wybrane wskaźniki, tzw. Key Performance Indicators (KPI). Istotne jest jednak, żeby analizować dokładnie te wskaźniki operacyjne, których zmiany mają bezpośredni wpływ na realizację długookresowych celów firmy.
Raport podkreśla, że grupy kapitałowe powinny regularnie sprawdzać czy KPI, które monitorują przyczynia się do realizacji celów grupy. A za każdym razem, gdy te ostatnie ulegają zmianie, odpowiednio modyfikować także monitorowane w firmie KPI.
Czytaj także: Wskaźniki KPI – co to jest? Jakie warto analizować?
Standardowe dane, na odpowiednim poziomie szczegółowości
Raporty zarządcze powinny wyraźnie wskazywać obszary, które wymagają szczególnej uwagi menedżerów. Pomaga w tym, między innymi odpowiednia wizualizacja danych. To jednak nie wszystko, bo kompleksowa analiza danych jest możliwa, jeżeli menedżerowie mogą pogłębić analizę tam, gdzie to potrzebne. Umożliwia to m.in analiza od ogółu do szczegółu za pomocą raportów przestawnych, gdzie w dowolny sposób możemy dodawać kolejne pola, stanowiące o szczegółowości analizy danych.
Konieczna jest także standaryzacja raportów, żeby menedżerowie z różnych działów, jednostek czy obszarów geograficznych dysponowali spójnymi, czyli porównywalnymi danymi wysokiej jakości, które pokazują ten sam obraz sytuacji.
Szybka reakcja na zmiany – rynkowe i organizacyjne
Jeżeli gromadzenie, agregowanie i przetwarzanie danych odbywa się za pośrednictwem wielu niezintegrowanych ze sobą aplikacji trudno jest mówić o skutecznym raportowaniu zarządczym. Tworzenie raportów zarządczych jest wtedy czasochłonne, a analiza danych, które trudno ze sobą zestawić, często nawet niemożliwa. Dlatego w grupach kapitałowych konieczna jest daleko idąca automatyzacja raportowania. Umożliwiają ją narzędzia BI – często będące jednym z modułów systemu ERP. Integrują one dane z wielu obszarów przedsiębiorstwa, a nawet wielu baz danych oraz przetwarzają je. Efektem jest przyjazna użytkownikom wizualizacja danych.
Raportowanie zarządcze w grupach kapitałowych – wyzwania
Zanim przejdziemy do omówienia wyzwań, związanych z raportowaniem w grupach kapitałowych, przypomnijmy, co to są grupy kapitałowe.
Według Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r grupa kapitałowa to jednostka dominująca wraz z jednostkami zależnymi, kontrolowanymi przez jednostkę dominującą. Jednostka dominująca sprawuje kontrolę nad jednostkami zależnymi i wraz z nimi tworzy grupę kapitałową, inaczej holding finansowy.
Jednym z ustawowych obowiązków grupy kapitałowej jest sprawozdawczość finansowa. Jej zasady definiuje wspomniana wyżej Ustawa o rachunkowości. Na potrzeby zarządzania operacyjnego menedżerowie w grupach kapitałowych wykorzystują jednak także raportowanie zarządcze.
Ponieważ w skład grup kapitałowych wchodzi wiele organizacji, o różnych celach, zadaniach czy strukturach organizacyjnych, a organizacje te działają często w różnych krajach i operują w różnych walutach, raportowanie – zarówno zarządcze, jak i finansowe – rodzi wyzwania.
Żeby im sprostać wiele grup kapitałowych przede wszystkim decyduje się na ujednolicenie procesu ewidencji danych finansowych przez wdrożenie jednolitych zasad rachunkowych – w tym jednolitego planu kont. Znacząco ułatwia to przebieg procesu pozyskania danych do potrzeb raportowania finansowego i zarządczego na poziomie całej grupy.
Grupy kapitałowe często wdrażają także jednolity system informatyczny klasy ERP w każdej spółce, należącej do grupy kapitałowej oraz automatyzują proces raportowania.
Jak enova365 wspiera tworzenie raportów zarządczych w grupach kapitałowych?
enova365 to system ERP, który ma budowę modułową. Wykorzystanie enova365 z modułem Business Intelligence przez grupy kapitałowe umożliwia szybkie agregowanie, przetwarzanie i wizualizowanie danych z wielu baz danych i wielu modułów w jednym systemie BI.
Zastanawiasz się, jak to działa w praktyce? Baza spółki matki (baza master) może pobierać dane z baz spółek córek (baz slave) i na ich podstawie generować skonsolidowane raporty i zestawienia. Co ciekawe, BI enova365 może obsługiwać nieograniczoną liczbę baz spółek córek (baz slave), a utworzone modele danych w bazie master mogą być skopiowane do baz slave, tak żeby nie trzeba było tworzyć ich w każdej bazie z osobna.
W efekcie osoby odpowiedzialne za controlling i menedżerowie mają dostęp do informacji zawartych w bazach spółek wchodzących w skład grupy. Mogą oni między innymi:
- generować skonsolidowane zestawienia i raporty na podstawie danych pochodzących z wszystkich podległych podmiotów,
- w sposób pogłębiony analizować wybraną spółkę lub spółki,
- wykluczać transakcje wewnątrzgrupowe między spółkami powiązanymi,
- filtrować dane według wielu różnych parametrów, na przykład: na przykład: okresów, spółek, rodzajów transakcji, podmiotów powiązanych, itp.
Narzędzie jest nie tylko intuicyjne, ale także elastyczne – można je w łatwy sposób dostosować do potrzeb ad hoc, już w czasie gdy trwa analiza danych. Pozwalają na to na przykład tabele przestawne (pivot tables). Umożliwiają one szybkie przestawianie danych za pomocą interfejsu „przeciągnij i upuść”, dzięki czemu praktycznie każdy może eksplorować dane i wizualizować je w bardzo przyjazny sposób.
Dodatkowo, w BI enova365 plusem jest możliwość kontroli dostępu do danych – do każdego modelu danych istnieje możliwość nadania uprawnień, tak aby dane wrażliwe nie były publikowane dla każdego użytkownika.
Zastosowanie w grupach kapitałowych systemu enova365 wraz z modułem BI stanowi doskonałe wsparcie menedżerów i osób pracujących w obszarze controllingu w każdej grupie kapitałowej. Jeżeli chcesz wesprzeć sprawne i efektywne tworzenie raportów zarządczych w swojej firmie, zapraszamy do kontaktu. Nasi specjaliści w czasie prezentacji chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania, a także pokażą Ci możliwości zarówno naszego systemu ERP, jak i modułu do obiegu dokumentów. Zapraszamy do kontaktu!
