więcej niż ERP

​​Rozliczanie delegacji służbowych – jak usprawnić ich ewidencję?

​​Rozliczanie delegacji służbowych – jak usprawnić ich ewidencję?

W sukces wielu firm wpisane są wyjazdy służbowe. Czy każda podróż oznacza dla pracownika zwrot kosztów? Jak przeprowadzać rozliczanie delegacji, aby było zgodne z obowiązującymi przepisami? Czy da się zautomatyzować ten proces? Podpowiadamy!

Spis treści:

Podróż służbowa a delegacja służbowa – różnice

Nim przejdziemy do konkretów na temat rozliczania delegacji, warto przypomnieć podstawowe różnice między podróżą służbową a delegacją.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy podróż służbowa następuje wtedy, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki poza stałym miejscem ich świadczenia i robi to na zlecenie pracodawcy. W takiej sytuacji, zgodnie z przepisami, może wnioskować o zwrot kosztów ponoszonych w czasie podróży służbowej.

Podróż służbowa zazwyczaj jest wydarzeniem incydentalnym trwającym krótko, stanowiącym wyjątkowy element w codziennych czynnościach zawodowych pracownika. Delegacja z kolei to działanie skonkretyzowane, które zakłada zmianę miejsca pracy na dłuższy okres. Samo miejsce wykonywania obowiązków nie jest w tym momencie istotne, ważne jest natomiast to, że nie odbywa się ono pod adresem stałego wykonywania pracy.

Dlaczego odróżnienie podróży służbowej od delegacji jest takie ważne? Podróż służbowa umożliwia pracownikowi otrzymanie zwrotu ponoszonych kosztów oraz tzw. diety w zależności od podejmowanych w czasie podróży działań. Z kolei oddelegowanie pracownika w inne miejsce pracy nie wymaga zwrotu przez pracodawcę żadnych kosztów. Warto jednak zaznaczyć, że często firmy w swoich wewnętrznych regulaminach umieszczają zapisy dla pracowników oddelegowanych tożsame z tymi, które obowiązują osoby odbywające podróż służbową.

Jak długo może trwać delegacja służbowa?

Wiemy już, że delegacja służbowa od podróży różni się czasem trwania. Jaki jest ten czas? Niestety, żadne przepisy dokładnie nie podają wymiaru, po którym podróż służbową możemy uważać za delegację. Oznacza to, że w takich przypadkach musimy polegać na dotychczasowych interpretacjach organów podatkowych.

Stanowią one, że za podróż służbową uważa się wyjazd poza miejsce świadczenia pracy trwający nie dłużej niż 3 miesiące. Jego przekroczenie może być podstawą do uznania takiego wyjazdu za delegację.

Podróż służbowa a delegacja – zapisy umowne

Warto mieć na uwadze nie tylko czas trwania wyjazdu, ale również zapisy w umowie o pracę. Jeśli chodzi o delegacje służbowe, należy najpierw uzyskać od pracownika zgodę na taką formę pracy. Ważne jest również to, aby w razie oddelegowania go do innego miejsca (zarówno w Polsce, jak i na świecie) sporządzić stosowną umowę wyznaczającą m.in. zmianę warunków pracy oraz wynagrodzenia, np. w celu jego urealnienia względem kosztów życia w miejscu docelowym.

Rozliczanie delegacji służbowych – wzór

Rozliczenie delegacji służbowej, która, jak już ustaliliśmy, w istocie jest podróżą służbową, wymaga zgromadzenia odpowiednich danych. Należą do nich:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • jego stanowisko,
  • cel podróży,
  • miejsce odbywanej podróży,
  • liczba godzin lub dni planowanego wyjazdu,
  • daty i godziny wyjazdu oraz powrotu,
  • stawki diet, jakie przysługują pracownikowi,
  • informacje o środkach lokomocji pracownika,
  • suma wszystkich poniesionych kosztów wraz z załączonymi dokumentami stwierdzającymi ich poniesienie.

W przypadku wyjazdów służbowych nie zawsze trzeba zachowywać wszystkie faktury i rachunki. Przepisy prawa polskiego mówią bowiem, że jeśli pracodawca nie zapewnił np. noclegu, pracownik może samodzielnie zdecydować o jego miejscu, a następnie pobrać ryczałt. Dotyczy to również korzystania z komunikacji miejskiej w miejscu wykonywania pracy, a także kosztów użytkowania samochodu prywatnego (koszty delegacji dotyczące tej kwestii nazywamy tzw. kilometrówką).

Wzór dokumentu na rozliczenie delegacji służbowej powinien zawierać wszystkie powyższe dane oraz dokładne koszty (poniesione przez pracownika lub ryczałt). Aby rozliczanie podróży służbowych odbywało się możliwie jak najszybciej i było proste zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, warto wykorzystać w tym celu program do delegacji. Systemy ERP mają najczęściej odpowiednie moduły, które automatyzują cały proces. W przypadku enova365 jest to moduł Delegacje Służbowe (współpracujący m.in. z modułem Finanse i księgowość oraz Kadry Płace i HR), dzięki któremu możliwa jest m.in.:

  • prosta ewidencja delegacji służbowych,
  • automatyczne wyliczanie diety dla wyjazdów krajowych oraz zagranicznych,
  • natychmiastowe księgowanie kosztów delegacji,
  • rozliczanie delegacji na podstawie pobranych przez pracownika zaliczek,
  • rejestracja rachunków i faktur pobieranych przez pracownika w czasie trwania wyjazdu.
Konfiguracja rozliczeń delegacji w enova365

Ewidencja delegacji służbowych w enova 365

System enova365 zawiera program do delegacji, dzięki któremu jesteś w stanie skutecznie ewidencjonować pracowników wysyłanych na wyjazdy służbowe, a także koszty przez nich ponoszone. Dzięki współpracy z innymi modułami wewnętrznymi, dane dotyczące delegacji możesz bez problemu wyświetlać zarówno w Pulpicie Pracownika (dzięki czemu może on na bieżąco sprawdzać koszty delegacji), jak i w Pulpicie Kierownika, który ma możliwość śledzenia przebiegu wyjazdów wszystkich swoich podwładnych.

Polecenie wyjazdu służbowego w Pulpicie Pracownika w enova365

Jak rozliczyć delegację służbową z enova365?

W przypadku systemu enova365 rozliczanie delegacji następuje w kilku etapach. Pierwszym z nich jest wprowadzenie wyjazdu, czyli uzupełnienie wszystkich danych z nim związanych, m.in.:

  • pracownika odbywającego podróż,
  • miejsca delegacji,
  • zakresu dat,
  • środka transportu,
  • celu.

W kolejnym kroku drukujesz gotowe polecenie wyjazdu służbowego. Gdy pracownik wróci z delegacji, stworzony wcześniej dokument PWS należy w odpowiedni sposób rozliczyć. Do systemu zatem wprowadzasz:

  • koszty nierozliczalne ponoszone przez pracownika,
  • faktury i rachunki za noclegi,
  • koszty transportu,
  • zaliczki, które pracownik otrzymał na poczet ponoszonych kosztów.

Gdy wszystkie kwoty zostaną wprowadzone, wybierasz w systemie czynność „Nalicz”, a następnie sposób rozliczenia kosztów. 

Wybór sposobu rozliczania kosztów w enova365

Teraz następuje właściwe rozliczenie delegacji. 

  1. Wybierasz czynność „Rozlicz”, 
  2. system enova365 generuje zakładkę „Płatności”,
  3. do której trafia podsumowanie środków należnych pracownikowi. 

Po ich zatwierdzeniu przez przełożonego środki zostaną wypłacone na wskazane przez pracownika konto. Żeby sprawdzić, jak proste i sprawne jest rozliczanie delegacji w enova365 wypróbuj wersję demonstracyjną systemu.

Rozliczanie delegacji służbowych w 2023 r. – zmiany w przepisach

Zmiana stawek diet z tytułu podróży służbowej

W związku z sytuacją gospodarczą w Polsce, w tym prognozowaną inflacją na 2023 r., zostały podniesione stawki diet oraz limity za nocleg dla delegacji krajowych i zagranicznych. 

Po podwyżce stawek krajowych w lipcu 2022 r., dokonano ponownej korekty. Dla delegacji krajowych od 1 stycznia 2023 roku stawka diety zostanie podwyższona do 45 zł. Zwiększenie wysokości stawki diety w podróży krajowej wpływa na:

  • ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej, który po zmianach wyniesie 9 zł (dotychczas 7,60 zł),
  • ryczałt za nocleg, który po zmianach wyniesie 67,50 zł (obecnie 57 zł),
  • limit na nocleg, który po zmianach wyniesie 900 zł (obecnie 760 zł).

Nieco inaczej wygląda sytuacja przy delegacjach zagranicznych, ponieważ dla nich zmian nie było od 2013 r. Od 29 listopada 2022 r. podwyższono niektóre kwoty diet oraz limity na nocleg w czasie podróży zagranicznej, ustalono kwotę diety i limitu na nocleg dla Watykanu, a dodatkowo ustalono dla państw takich jak:

  • Andora,
  • Liechtenstein,
  • Luksemburg,
  • Monako,
  • Palestyna,
  • San Marino,

kwoty diet oraz limitów na nocleg, bez odwoływania się do innych państw. 

Zmiany w zakresie stawek stosowanych w delegacjach służbowych krajowych i zagranicznych zostały udostępnione Klientom enova365 w wersji 2210.3.8 w ramach standardowej aktualizacji systemu.

Zmiana stawek za kilometr przebiegu pojazdów (kilometrówka)

Zgodnie z przedstawionym przez Ministra Infrastruktury projektem rozporządzenia z 11 października 2022 r. od 1 kwietnia 2023 roku podniesione zostaną maksymalne stawki dotyczące kosztów używania pojazdów do celów służbowych pokrywanych przez pracodawcę. Stawki te stosowane są w przypadku korzystania podczas podróży służbowej z pojazdu pracownika. 

Pracownikowi przysługuje w takiej sytuacji zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. 

Stawka za jeden kilometr nie może być wyższa niż określona w przepisach rozporządzenia. Zgodnie z projektem rozporządzenia nowe stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu mają wynosić: 

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (obecnie 0,5214 zł); 
  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,038 zł (obecnie 0,8358 zł);
  • dla motocykla – 0,69 zł (obecnie 0,2302 zł); 
  • dla motoroweru – 0,42 zł (obecnie 0,1382 zł). 

Zmiany w zakresie kosztów używania pojazdów do celów służbowych zostaną udostępnione Klientom enova365 w ramach standardowej aktualizacji systemu.

Podsumowanie

Delegacje i wyjazdy służbowe pracowników są w wielu branżach kluczowe dla zapewnienia ciągłości biznesowej i rozwoju przedsiębiorstwa. Twoja firma zalicza się do tej grupy? Zadbaj o sprawne rozliczenia i uporządkowaną dokumentację podróży służbowych.

System ERP enova365 jest rozwiązaniem, dzięki któremu rozliczanie delegacji będzie proste i sprawne. Wypróbuj wersję demonstracyjną systemu, która pozwoli ocenić Ci korzyści z przeniesienia swojej dokumentacji do chmury.