Zamknięcie roku w firmie to spełnienie obowiązków księgowych oraz podatkowych. Sprawdź, z czym to się wiąże i jak się do niego przygotować. Poznaj poszczególne etapy, które prowadzą do prawidłowego zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Spis treści:
- Przegląd dokumentacji finansowej
- Uzgodnienie sald kont
- Inwentaryzacja
- Rozliczenia międzyokresowe kosztów
- Obliczenie amortyzacji
- Kontrola należności i zobowiązań
- Zamknięcie ksiąg rachunkowych
- Przygotowanie do audytu zewnętrznego
- Podsumowanie
Najważniejsze informacje:
- Zamknięcie roku podatkowego pozwoli poprawnie obliczyć należne podatki.
- Przepisy wymagają uzgodnienia z kontrahentami sald należności i zobowiązań.
- Do sporządzenia sprawozdania finansowego niezbędna jest inwentaryzacja majątku.
- Zamknięcie roku w firmie to dobry czas na kontrolę przeterminowanych należności.
- Podsumowanie roku może być łatwiejsze dzięki oprogramowaniu enova365.
Przegląd dokumentacji finansowej
Sporządzenie sprawozdania finansowego powinno być poprzedzone sprawdzeniem i weryfikacją wszystkich dokumentów księgowych. Jeśli wystąpią tam jakieś błędy czy braki, to będzie miało to wpływ na poprawność i rzetelność sprawozdania rocznego.
Jedną z prostszych rzeczy, które można zrobić niskim nakładem pracy jest sprawdzenie ciągłości numeracji faktur przychodowych. Większość systemów księgowych ma opcję sprawdzania poprawności numeracji faktur już w momencie ich wystawiania. Jednak warto sprawdzić, czy ktoś nie wyłączył takiej opcji, co mogłoby skutkować brakami w numeracji.
Przedsiębiorcy mogą stosować różne serie numeracji faktur, ale powinna przy tym być zachowana ciągłość numeracji. Ewentualne braki powinny być przedmiotem sprawdzenia tego, czy faktycznie nie było wystawionej faktury z brakującym numerem, czy może nie została ona ujęta w systemie finansowo-księgowym.
Uzgodnienie sald kont
Podsumowanie roku warto zacząć od uzgodnienia sald na kontach księgowych. Z jednej strony dość łatwo sprawdzić, czy zgadzają się zapisy na kontach dotyczących środków na rachunkach bankowych lub stanu gotówki w kasie. Z drugiej strony uzgodnienie sald na kontach, gdzie prowadzone są rozrachunki z kontrahentami wymaga nieco więcej czasu i wysiłku.
Jeśli na koniec roku na kontach, na których księgowane są rozrachunki z kontrahentami występują salda, to co do zasady trzeba wysłać do takich podmiotów uzgodnienia sald. Dotyczy to zarówno odbiorców, jak i dostawców. Uzgodnienia sald nie wysyła się do osób fizycznych. Natomiast w pozostałych przypadkach trzeba uzyskać pisemne potwierdzenie salda.
Ustawa o rachunkowości nie dopuszcza milczącego akceptu, co znaczy, że podmiot, do którego wysyłane jest takie rozliczenie, powinien pisemnie potwierdzić saldo lub wykazać, z czego wynikają różnice. Cała procedura wymaga czasu, dlatego warto rozpocząć ją odpowiednio wcześniej.
W przypadku gdy saldo jest zerowe, ale obroty z danym kontrahentem mają znaczący udział we wszystkich obrotach w danej firmie, to zalecane jest uzgodnienie również takiego salda.
Inwentaryzacja
Zamknięcie ksiąg rachunkowych wymaga przeprowadzenia inwentaryzacji. Ma ona na celu sprawdzenie, czy ewidencja księgowa jest dokładnym odzwierciedleniem stanu faktycznego. W związku z tym każdy przedsiębiorca prowadzący pełne księgi rachunkowe ma obowiązek cyklicznie przeprowadzać spis z natury.
Zgodnie z przepisami prawa raz na 4 lata trzeba dokonać spisu z natury następujących składników majątku firmy:
- środków trwałych znajdujących na terenie strzeżonym,
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych w budowie,
- maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Natomiast jeśli środki trwałe nie znajdują się na terenie strzeżonym, powinny być poddawane spisowi z natury co roku. Do tego wszystkiego dochodzi jeszcze konieczność ustalenia stanów magazynowych. Właśnie z tego powodu pod koniec roku na wielu sklepach można spotkać się z tabliczką remanent.
Czytaj także: Inwentaryzacja w magazynie – jak ją usprawnić z enova365?
Rozliczenia międzyokresowe kosztów
W rachunkowości ma zastosowanie zasada periodyzacji. Jest to ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych w określonych okresach. Jednym z założeń tej metody jest podział tych zdarzeń na przedziały czasowe, które mogą obejmować np. dany rok obrotowy.
Co do zasady koszty, które umożliwiają uzyskanie przychodów powinno ujmować się w księgach rachunkowych w tym samym okresie sprawozdawczym, co odpowiadające im przychody. Dlatego przy ponoszeniu kosztów, takich jak np. zapłata czynszu za rok z góry, zapłata za ubezpieczenie majątkowe lub komunikacyjne za cały rok czy roczny dostęp do jakiejś subskrypcji, powinno stosować się rozliczenia międzyokresowe czynne.
Takie rozliczenia dotyczą kosztów, które powinny być ujęte w kolejnych okresach sprawozdawczych. Mogą przy tym wykraczać poza rok obrotowy jako rozliczenia krótkoterminowe lub długoterminowe. Badanie bilansu może obejmować weryfikację, czy rozliczenia międzyokresowe zostały prawidłowo przyporządkowane ze względu na długość ich trwania od dnia bilansowego.
Te rozliczenia międzyokresowe, które trwają do 12 miesięcy od dnia bilansowego są kwalifikowane jako rozliczenia krótkoterminowe. Natomiast te rozliczenia, których całkowite rozliczenie będzie trwało dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego zostaną zakwalifikowane jako długoterminowe.
Jak może przebiegać ten proces dowiesz się z tego artykułu
Obliczenie amortyzacji
Przedsiębiorcy posiadający środki trwałe mogą wybrać różne rodzaje amortyzacji. Dostępne są 3 metody amortyzacji środków trwałych:
- metoda liniowa,
- metoda naturalna,
- metoda degresywna.
Drugim z możliwych wyborów jest częstotliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Mogą być one miesięczne, kwartalne lub roczne. Ze względu na możliwość zmniejszenia należnego podatku dochodowego już w ciągu roku, dość często spotyka się odpisy miesięczne.
Bez względu na wybraną częstotliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych przed zamknięciem roku warto sprawdzić ich poprawność. Błędy w tej materii wpłyną nie tylko na należny podatek dochodowy, ale również na wynik finansowy netto.
Czytaj także: Amortyzacja majątku trwałego – co to jest i jak się z nią zmierzyć?
Kontrola należności i zobowiązań
Sporządzenie sprawozdania finansowego to dobry moment na zajęcie się kontrolą należności. Trzeba mieć na uwadze, że należności mogą nie tylko przeterminować się, ale również przedawnić. Co do zasady okres przedawnienia wynosi 6 lat, ale dla roszczeń o świadczenia okresowe, a także sporej liczby roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin przedawnienia wynosi 3 lata.
Tutaj każdą sprawę należy poddać wnikliwej analizie, bo od ogólnych zasad istnieje wiele wyjątków. Przykładowo dwuletni okres przedawnienia dotyczy:
- usług telekomunikacyjnych,
- roszczeń z tytułu umowy o dzieło,
- roszczeń z tytułu umowy sprzedaży,
- roszczeń dostawcy z tytułu dokonanej dostawy,
- roszczeń z tytułu nieopłacenia faktur przez osoby fizyczne.
Istnieją kolejne wyjątki, gdzie okres przedawnienia to zaledwie jeden rok. Będzie tak m.in. w przypadku:
- umowy spedycji,
- umowy użyczenia,
- przewozu oraz transportu,
- przedwstępnej umowy sprzedaży.
W tym wypadku dobrą praktyką jest bieżące monitorowanie należności, tak aby nie dopuścić do ich przedawnienia. Wtedy, gdy występują jakieś należności przeterminowane, to pierwszą rzeczą powinno być skontaktowanie się z dłużnikiem w celu ustalenia, czy dotarły do niego dokumenty, z których wynika obowiązek zapłaty. Na początek może być to kontakt telefoniczny lub mailowy.
Jeśli nie przynosi to rezultatów, to konieczne może okazać się oficjalne wezwanie do zapłaty. W przypadku braku reakcji odzyskanie należności można powierzyć firmie windykacyjnej lub skierować sprawę do sądu. Sporym ułatwieniem jest możliwość wniesienia pozwu o zapłatę w formie elektronicznej do e-Sądu w Lublinie.
Czytaj także: Windykacja należności, czyli jak egzekwować spłatę zobowiązań
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Ponieważ zamknięcie roku w firmie występuje regularnie co roku, to warto przygotować plan działania. Wprowadzenie odpowiednich procedur pozwoli nie przeoczyć żadnego punktu potrzebnego do zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Warto mieć na uwadze, że procedury mogą się różnić w zależności od tego czy zamknięciem roku zajmuje się wewnętrzny dział księgowości, czy też zewnętrzne biuro rachunkowe. Rozliczenia z kontrahentami mogą być zarówno po stronie firmy, jak i biura rachunkowego. Tutaj wszystko zależy od zapisów w umowie.
Dodatkowo trzeba pamiętać, że badanie sprawozdania finansowego należy poprzedzić poprawnym zamknięciem ksiąg rachunkowych. To samo dotyczy sporządzenia sprawozdania czy takiej czynności, jaką jest badanie bilansu, który jest jednym z elementów sprawozdania finansowego.
Przygotowanie do audytu zewnętrznego
W niektórych przypadkach niezbędne jest badanie sprawozdania finansowego sporządzone przez zewnętrzną firmę audytorską. Takie wymogi są przewidziane przez prawo m.in. dla jednostek z sektora finansowego, ubezpieczycieli oraz spółek akcyjnych.
Dokumenty potrzebne do przeprowadzenia audytu to kompletne sprawozdanie finansowe. Składa się ono z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej. W niektórych przypadkach niezbędne jest również zestawienie zmian w funduszu jednostki. Tylko przygotowanie wszystkich tych dokumentów pozwoli na sprawne przeprowadzenie zewnętrznej kontroli sprawozdania finansowego firmy.
Audytor powinien mieć też wgląd w księgi rachunkowe. Dzięki temu będzie mógł stwierdzić czy w bilansie ujęto prawidłowe wartości wynikające z sald na poszczególnych kontach księgowych. Warto mieć na uwadze, że badania sprawozdania finansowego nie podejmie się każde biuro rachunkowe. Rozliczenia roczne powinny być badane przez osobę mającą uprawnienia biegłego rewidenta, a nie w każdym biurze rachunkowym jest zatrudniona taka osoba.
Podsumowanie
Koniec roku podatkowego to czas na ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych. Ponieważ jest to operacja nieodwracalna, to trzeba się do niej odpowiednio przygotować. Ustalenie niezbędnych procedur może znacząco ułatwić cały ten proces.
Kolejnym usprawnieniem jest sprawdzone oprogramowanie księgowe. Tu z pomocą przychodzi enova365, która jest zawsze zgodna z przepisami. Już dziś pobierz bezpłatne demo i przekonaj się co możesz zyskać dzięki temu programowi. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, to umów się na prezentację. Nasz ekspert odpowie na Twoje pytania i przybliży Ci zalety oprogramowania enova365.
Bibliografia:
- Badanie sprawozdań finansowych. Kompendium zagadnień z rewizji sprawozdań finansowych. Małgorzata Garstka
- https://www.gov.pl/web/finanse/badanie-sprawozdania-finansowego–kampania-spoleczna-pana
- https://pana.gov.pl/system-rejestracji-i-ewidencji-firm-audytorskich-strefa/
- Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.
- https://www.pibr.org.pl/pl/firmy-audytorskie
