Jak enova365 pomaga tworzyć e-sprawozdanie finansowe?

E-sprawozdanie finansowe należy sporządzić w strukturze logicznej i w formacie zgodnym z wytycznymi, opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie finansowe w enova365 można przygotować i wysłać w 5 prostych krokach.

Spis treści:

• E-sprawozdanie finansowe – kto trzeba je złożyć?
• E-sprawozdanie finansowe – format
• Co musi zawierać e-sprawozdanie finansowe?
• Jak enova365 pomaga tworzyć e-sprawozdanie finansowe?
• Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?

E-sprawozdanie finansowe – kto musi je złożyć?

Sprawozdanie finansowe to raport jednostki gospodarczej, sporządzany na koniec roku rachunkowego w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Ponieważ w październiku 2018 r. zmianie uległy zasady sporządzania oraz przekazywania sprawozdań finansowych, sprawozdania finansowe, które wcześniej były przygotowywane i przekazywane w formie papierowej, zgodnie z nowymi regulacjami, po tej dacie są sporządzane w formie elektronicznej, czyli jako e-sprawozdanie finansowe. Mówi o tym art. 45 ust. 1f Ustawy o Rachunkowości „Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.”

Obowiązek składania e-sprawozdań finansowych szczegółowo definiuje Ustawa o rachunkowości. W myśl tej ustawy zobowiązane są do tego organizacje, które muszą prowadzić księgi rachunkowe np. ze względu na wysokość przychodów lub status prawny oraz takie, które dobrowolnie wybrały prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnych z ustawą o rachunkowości. 

Ustrukturyzowane e-sprawozdanie finansowe sporządzają więc:

• jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, z wyjątkiem jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR),
• podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych.

E-sprawozdanie finansowe – format

„Postać elektroniczna” sprawozdania finansowego wspomniana wyżej oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno być dostarczone w postaci pliku, który można zapisać i odczytać przy pomocy programu komputerowego. 

Z art. 45, ust. 1g Ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS powinny to zrobić „w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.” Jest to tak zwane ustrukturyzowane sprawozdanie finansowe XML, czyli format zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. 

Co musi zawierać e-sprawozdanie finansowe?

Po zmianie przepisów zakres przekazywanych w e-sprawozdaniu informacji pozostał niezmieniony, czyli zgodny ze wzorcami, wynikającymi z ustawy o rachunkowości oraz rozporządzeń wykonawczych. Oznacza to więc, jak wyjaśnia art. 45, ust. 2 Ustawy o rachunkowości, że podobnie jak sprawozdanie finansowe e-sprawozdanie składa się z: 

„1) bilansu;

2) rachunku zysków i strat;

3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.”

Poszczególne elementy sprawozdania zostały jednak w pewnym stopniu ustandaryzowane, zwłaszcza w zakresie informacji o rozliczeniu podatku dochodowego. Jak wskazuje powyższy fragment ustawy, struktura sprawozdania zakłada również możliwość zamieszczenia dodatkowych pozycji uszczegóławiających. Co istotne, dodatkowe informacje i objaśnienia można przekazywać w dowolnym układzie, czyli niekoniecznie jako sprawozdania finansowe XML.

Jak enova365 pomaga tworzyć e-sprawozdanie finansowe?

Program enova365 umożliwia przygotowanie e-sprawozdań finansowych, zgodnych z zakresami określonymi w załącznikach do ustawy o rachunkowości. Możliwe jest również tworzenie e-sprawozdań skonsolidowanych dla grup kapitałowych.

Proces przygotowania sprawozdania finansowego w enova365 obejmuje następujące kroki:

#Krok 1 Wygeneruj wyniki zestawień księgowych

Pierwszym krokiem przy tworzeniu e-sprawozdania finansowego jest wygenerowanie wyników zestawień księgowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym. enova365 wspiera w tym użytkowników, oferując między innymi definicje zestawień księgowych oraz chroniąc użytkownika przed wprowadzeniem zmian, powodujących niezgodność ze strukturami logicznymi e-sprawozdań finansowych.

Definicje zestawień księgowych w enova365

Na potrzeby elektronicznych sprawozdań finansowych w programie enova365 udostępniony jest zestaw definicji zestawień księgowych zgodny z Ustawą o rachunkowości oraz strukturami logicznymi elektronicznych sprawozdań finansowych dla jednostek:

• innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,
• mikro,
• małych, korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,
• o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy.

Osobne definicje zestawień księgowych udostępniono także na potrzeby skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Ochrona sprawozdań

Ponieważ struktura elektronicznych sprawozdań finansowych jest ściśle określona, enova365 chroni użytkownika przed wprowadzeniem zmian, które mogłyby spowodować niezgodność ze strukturami logicznymi e-sprawozdań finansowych. Zestawienia księgowe zostały odpowiednio zabezpieczone.

#Krok 2 Uzupełnij formularz sprawozdania finansowego

Dane w obrębie kolejnych części sprawozdania wprowadzane są w formie opisowej lub w postaci załączników. Na tym etapie, do sprawozdania dodawane są przygotowane wcześniej wyniki zestawień księgowych.

Sprawozdania finansowe i powiązane z nimi e-sprawozdania, stworzysz na dedykowanej liście Księgowość/Sprawozdania finansowe. Z poziomu listy można dodać formularz sprawozdania finansowego za pomocą czynności Nowy (Sprawozdanie księgowe). Po wykonaniu czynności pojawi się formatka dodawania nowego zapisu.

Na formatce należy wskazać:

• Okres obrachunkowy – okres, za jaki przygotowywane jest sprawozdanie;
• Rodzaj sprawozdania – rodzaj sprawozdania domyślnie podpowiada się na podstawie informacji wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia/ Opcje/ Księgowość/ Sprawozdania finansowe); pole decyduje o rodzaju formularza, na jakim będzie przygotowywane sprawozdanie;
• Wersję sprawozdania – wersja struktury sprawozdania finansowego. Struktury sprawozdań w wersji 1-2 obowiązują dla sprawozdań finansowych sporządzonych od dnia 1 września 2019 r.

Po zatwierdzeniu wyświetli się formularz sprawozdania finansowego, w którym trzeba uzupełnić ręcznie w formie opisowej dane w polach na poszczególnych zakładkach.

Na zakładce Wprowadzenie prezentowane są podstawowe informacje dotyczące funkcjonowania jednostki.

Na zakładce Zasady rachunkowości należy wprowadzić informacje dotyczące przyjętych i stosowanych przez jednostkę zasad rachunkowości.

Zakładka Wyniki zestawień pozwala na dołączenie elementów sprawozdania zawierających zestawione w sposób syntetyczny dane liczbowe tj.:

• bilans, 
• rachunek zysków i strat, 
• rachunek przepływów pieniężnych,
• zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym.

Zakładka Objaśnienia prezentuje dodatkowe informacje i objaśnienia wprowadzane w postaci liczbowej, opisowej i dołączanych plików. Struktura e-sprawozdania finansowego zakłada możliwość dołączenia załączników w różnych strukturach (np. w formacie .doc., .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft), które następnie zostaną przekonwertowane do postaci XML. W ramach Objaśnień można dodać np. załączniki zawierające noty objaśniające do sprawozdań finansowych.

#Krok 3 Wygeneruj XML e-sprawozdania finansowego

Po wypełnieniu i zatwierdzeniu formularza sprawozdania z poziomu czynności dostępna jest kolejna funkcja Generuj e-Sprawozdanie. Generator tworzy e-sprawozdanie w odpowiedniej strukturze i formacie XML pobierając dane z uzupełnionego formularza, konfiguracji i dołączonych załączników z zakładki Objaśnienia. Podczas generowania uruchamia się dedykowany walidator, który sprawdzi poprawność wygenerowanego e-Sprawozdania Finansowego wraz z informacją o ewentualnych błędach.

Po wygenerowaniu e-sprawozdania pojawia się kolejna zakładka e-Sprawozdanie z danymi w odpowiedniej strukturze. Dane zapisywane są do bazy danych. Natomiast na formularzu sprawozdania finansowego zmienia się stan na Do podpisania.

#Krok 4 Podpisz e-sprawozdanie finansowe

E-sprawozdanie finansowe można podpisać za pomocą Profilu Zaufanego oraz podpisem kwalifikowanym po wyeksportowaniu pliku z systemu enova365. Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło usługę Podpisz dokument elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego, dzięki której można podpisać dokument i sprawdzić, czy złożone podpisy są prawidłowe.

#Krok 5 Wyślij sprawozdanie do KAS lub KRS

Wysyłka e-Sprawozdania Finansowego odbywa się poza systemem enova365. Eksport pliku XML e-Sprawozdania Finansowego należy wykonać wybierając czynności Eksportuj XML e-Sprawozdania z poziomu formularza sprawozdania księgowego. W tym celu zapisz go na dysku komputera w lokalizacji wybranej przez Operatora. Jeśli plik został podpisany z poziomu enova365 to do ostatecznego pliku XML e-Sprawozdania Finansowego została dodana odpowiednia sygnatura na końcu pliku XML.

Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?

Przesłanie e-sprawozdania finansowego realizowane jest za pomocą narzędzia właściwego dla danego typu jednostki:

• podmioty wpisane do KRS korzystają z dedykowanego portalu udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości. Portal umożliwiający wysłanie sprawozdania do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) dostępny jest tutaj. 

• podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych korzystają z aplikacji e-sprawozdania finansowe Ministerstwa Finansów. Aplikacja e-sprawozdania finansowe umożliwia generowanie plików e-sprawozdań, podpisywanie i wysłanie e-sprawozdania do KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) oraz wczytanie gotowego, podpisanego pliku XML e-Sprawozdania Finansowego wraz z wysyłką.

Chcesz łatwo stworzyć i wysłać sprawozdanie do KAS lub KRS?

Moduł Finanse i księgowość enova365 pomoże Ci na każdym etapie tworzenia e-sprawozdań finansowych, zgodnie z wytycznymi, opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie finansowe możesz wygenerować w enova365, a następnie podpisać i wysłać do KAS lub KRS, korzystając z przeznaczonych do tego celu aplikacji Ministerstwa Finansów lub Ministerstwa Sprawiedliwości. Wszystko to zrobisz w 5 łatwych krokach.