Skuteczna inwentaryzacja w magazynie to klucz do precyzyjnej kontroli stanów magazynowych i efektywnego zarządzania zasobami. W artykule omówimy najważniejsze zasady inwentaryzacji magazynu i wyjaśnimy, jak system enova365 może usprawnić ten proces.
Spis treści:
Najważniejsze informacje:
- Inwentaryzacja to metoda, która umożliwia śledzenie obrotu towarowego w firmie oraz wyeliminowanie błędów ewidencyjnych. Pozwala też na optymalizację zarządzania zapasami w przedsiębiorstwie.
- 5 kluczowych zasad inwentaryzacji magazynu to: dokładne zaplanowanie działań inwentaryzacyjnych, precyzyjne pomiary, dokładna identyfikacja każdego produktu, przeszkolony personel oraz zastosowanie oprogramowania, które umożliwia płynny przepływ informacji między magazynem a systemem informatycznym.
- Przed inwentaryzacją należy wybrać metodę inwentaryzacji oraz upewnić się, że wszystkie dokumenty zostały zaksięgowane i że są poprawne. Ostatni krok to weryfikacja, czy w bazie danych nie występują nierozliczone zamówienia.
- System enova365 umożliwia precyzyjną kontrolę nad stanami magazynowymi i optymalizację procesu inwentaryzacji.
Co to jest inwentaryzacja?
Zacznijmy od wyjaśnienia co to jest inwentaryzacja, inaczej remanent, w kontekście magazynu. Inwentaryzacja magazynu to kompleksowy proces kontrolny, mający na celu sprawdzenie i rejestrowanie ilości oraz wartości wszystkich znajdujących się w magazynie materiałów czy produktów. W skrócie, jest to metoda umożliwiająca monitorowanie obrotu towarowego, eliminację błędów ewidencyjnych oraz optymalizację zarządzania zapasami.
Jednym z kluczowych aspektów inwentaryzacji magazynu jest precyzyjne określenie, po co jest inwentaryzacja, czyli zdefiniowanie celów tego procesu. Może to obejmować między innymi:
- potwierdzenie faktycznej dostępności towarów,
- sprawdzenie zgodności stanu magazynowego z danymi księgowymi,
- eliminację błędów w ewidencji,
- identyfikację potencjalnych zagrożeń związanych z utratą lub uszkodzeniem zapasów.
Warto jednak pamiętać, że inwentaryzacja to nie tylko narzędzie kontroli, ale działanie, które umożliwia optymalizację zarządzania zapasami poprzez dostosowanie poziomu stanów magazynowych do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Czytaj także: Program magazynowy i analiza danych magazynowych – jak to działa w enova365?
Zasady inwentaryzacji magazynu
Efektywna inwentaryzacja w magazynie opiera się na ściśle określonych zasadach, które mają kluczowe znaczenie dla precyzyjnego zarządzania zapasami. Poniżej przedstawiamy kluczowe punkty tych zasad:
- Planowanie i organizacja – pierwszym krokiem do udanej inwentaryzacji jest solidne planowanie. Niezbędne jest określenie zakresu, celów oraz metod przeprowadzenia procesu. Wypracowanie klarownego harmonogramu pozwala na uniknięcie chaosu oraz gwarantuje skrupulatność w przeprowadzeniu inwentaryzacji.
- Dokładność w pomiarach – precyzyjne pomiary ilościowe i wartościowe są kluczowe dla rzetelnych wyników inwentaryzacji. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi pomiarowych oraz systemów automatyzacji, takich jak enova365, pozwala na zminimalizowanie błędów ludzkich i uzyskanie dokładnych danych.
- Identyfikacja produktów – kluczowym elementem inwentaryzacji jest poprawna identyfikacja każdego produktu. Nadanie unikatowych kodów kreskowych czy RFID ułatwia szybkie i bezbłędne zliczanie, eliminując ryzyko pomyłek oraz ułatwiając późniejszą analizę danych.
- Integracja z systemami informatycznymi: Zintegrowane rozwiązania, takie jak enova365, umożliwiają płynny przepływ informacji między magazynem a systemem informatycznym. Dzięki temu aktualizacja stanów magazynowych jest błyskawiczna, a dane są zawsze spójne, co wpływa korzystnie na proces inwentaryzacji.
Czytaj także: Magazynowy system informatyczny – jaki wybrać?
- Szkolenie personelu – kluczowym elementem jest odpowiednie przygotowanie personelu do przeprowadzenia inwentaryzacji. Szkolenie w zakresie obsługi narzędzi, procedur oraz korzystania z technologii, takich jak program do remanentu enova365, gwarantuje sprawną realizację procesu.
Inwentaryzacja magazynu z systemem enova365
W systemie enova365, a konkretnie jego module Handel i magazyn, proces inwentaryzacji jest rejestrowany poprzez użycie specjalnego dokumentu inwentaryzacji (INW). Ten dokument stanowi podstawę do porównania rzeczywistego stanu magazynu (spisu z natury) z zapisanymi danymi dotyczącymi towarów w systemie.
W trakcie tego porównania, program do remanentu może wykazywać różnice, zarówno ujemne, jak i dodatnie. Te różnice są następnie przenoszone, po zatwierdzeniu dokumentu inwentaryzacji, na dedykowane dokumenty – inwentaryzacja strata (INWST) oraz inwentaryzacja nadwyżka (INWND).
Po zatwierdzeniu całego procesu inwentaryzacji, wartość magazynu po inwentaryzacji można sprawdzić na liście Stany magazynowe, korzystając z opcji podsumowania lub poprzez dostępne raporty.
Ta skrupulatna procedura pozwala na rzetelne monitorowanie zmian w stanie magazynowym po przeprowadzeniu inwentaryzacji, co wpływa korzystnie na precyzyjne zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie.
Przed inwentaryzacją
Zanim przystąpisz do procesu inwentaryzacji w systemie enova365, należy podjąć kilka kluczowych kroków:
- Wybór metody inwentaryzacji
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji konieczne jest ustalenie preferowanej metody. System oferuje tutaj dwie opcje: oparcie się o stan magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego lub wybór daty dokumentu inwentaryzacji. Zaleca się zastosowanie tej drugiej metody, która umożliwia bardziej elastyczne i aktualne zarządzanie zapasami.
- Weryfikacja poprawności dokumentów
Przy wyborze metody inwentaryzacji opartej na dacie dokumentu, należy się upewnić, że wszystkie operacje magazynowe na dany dzień zostały zarejestrowane. Inwentaryzacja uwzględnia stan magazynu na koniec tego dnia. Należy również sprawdzić poprawność dokumentów, ich aktualny stan oraz uzupełnić ewentualne stany ujemne. Operator jest odpowiedzialny za weryfikację, ponieważ system nie przeprowadza automatycznej weryfikacji poprawności zapisów.
- Sprawdzenie zamówień z obrotami
Należy zweryfikować, czy w bazie danych nie występują nierozliczone zamówienia, czyli takie, które nie zostały przekształcone do wydania z magazynu. W przypadku ich istnienia, zaleca się anulowanie tych zamówień przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Nieanulowanie może skutkować zliczeniem stanu magazynu na podstawie niezrealizowanych zamówień, co prowadzi do generowania niepotrzebnych nadwyżek towaru podczas zatwierdzania dokumentu inwentaryzacji. Dlatego istotne jest, aby przed przystąpieniem do inwentaryzacji zadbać o czystość i poprawność danych w systemie.
Inwentaryzacja
Istnieje kilka miejsc, w których można zainicjować nowy dokument inwentaryzacyjny w systemie enova365, w module Handel i magazyn. Możesz to zrobić między innymi:
- z poziomu listy Handel/Magazyn/Dokumenty wg kategorii /Inwentaryzacja – dokument wymaga wprowadzania pozycji z listy towarów,
- za pomocą czynności Utwórz dokument na liście Handel | Towary i usługi – dokument zostanie zainicjowany dla zaznaczonych towarów (np. dla konkretnej grupy towarowej),
- za pomocą czynności Utwórz dokument na liście Handel | Magazyn | Zasoby – inwentaryzacja z dokładnością do zasobów. Każda dostawa towaru będzie osobną pozycją na dokumencie INW.
Inwentaryzacja z dokładnością do towaru
Inwentaryzacja z dokładnością do towaru, to standardowy sposób przeprowadzania procesu, w którym wszystkie dostawy danego towaru są uwzględniane łącznie. Ilość jednego towaru jest sumowana, tworząc stan zamknięcia, który następnie porównywany jest z faktycznie zliczoną ilością podczas inwentaryzacji.
Inwentaryzacja z dokładnością do zasobu
Natomiast w przypadku inwentaryzacji z dokładnością do zasobu, kierujemy uwagę na konkretne zasoby. Zmienia się interpretacja kolumn, takich jak „Ilość łączna„, „Stan zamknięcia” czy „Różnica ilości„. Te informacje dotyczą teraz poszczególnych zasobów i są różne dla każdej pozycji inwentaryzacji. Każdy zasób jest inwentaryzowany osobno, co oznacza, że dla każdej pozycji na liście inwentaryzacyjnej generowana jest osobna pozycja INWND (nadwyżki) lub INWST (straty), w przypadku wystąpienia rozbieżności.
W sytuacji, gdy wystąpi niedobór, jest on przypisywany wyłącznie do wskazanego zasobu, co pozwala na precyzyjne śledzenie i rozliczanie różnic podczas procesu inwentaryzacji.
Po inwentaryzacji
Warto pamiętać, że wartość dokumentu inwentaryzacji (lub suma wartości wielu dokumentów inwentaryzacji) nie stanowi wartości magazynu po inwentaryzacji. Wartość można sprawdzić na liście Stany magazynowe oraz na wydruku dokumentu Inwentaryzacji lub Różnic inwentaryzacyjnych.
Inwentaryzacja z enova365
Efektywna inwentaryzacja odgrywa jedną z kluczowych ról w procesie zarządzania zasobami magazynowymi. Moduł Handel systemu enova365 w tym kontekście staje się nieocenionym narzędziem, oferującym nie tylko precyzyjną kontrolę nad stanami magazynowymi, ale także możliwość optymalizacji całego procesu.
Zachęcamy do bezpłatnego przetestowania wersji demo enova365, aby osobiście przekonać się o potencjale tego rozwiązania w usprawnianiu procesów inwentaryzacyjnych oraz podniesieniu efektywności zarządzania magazynem.
Bibliografia:
Baza wiedzy enova365: https://dok.enova365.pl/Topic/6502
