Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z podejmowaniem decyzji, od których zależy rozwój całego biznesu. Jedną z najważniejszych może być odpowiedź na pytanie: czy dla biura rachunkowego lepszy będzie system finansowo-księgowy czy system ERP?
Spis treści:
- Założenia systemu księgowego i ERP
- Zakres funkcjonalności systemu księgowego
- Zakres funkcjonalności systemu ERP
- Integracja z innymi narzędziami i systemami
- System ERP i system finansowo-księgowy dla biura rachunkowego – czym się różnią?
- Który system wybrać dla biura rachunkowego?
Najważniejsze informacje:
- Systemy finansowo-księgowe to rozwiązania znacznie prostsze niż systemy ERP.
- System księgowy ERP zapewnia większą elastyczność w dostosowaniu do faktycznych potrzeb biura rachunkowego. Znacznie lepiej sprawdza się w sytuacji, w której już na początku chcemy dysponować narzędziem, pozwalającym na skalowanie biznesu w przyszłości.
- Poza automatyzacją procesów księgowych systemy ERP dla biur rachunkowych można wzbogacić w takie funkcje jak elektroniczna wymiana dokumentów i informacji z klientami, samoobsługa pracownicza, zarządzanie dokumentami czy zaawansowane raportowanie. Zwykle nie są w nie wyposażone systemy finansowo-księgowe.
Założenia systemu księgowego i ERP
Choć na pozór mogłyby się wydawać podobne, system księgowy i system ERP to dwa osobne narzędzia biznesowe. Mają oczywiście wiele cech wspólnych, jednak łatwo można znaleźć dzielące je różnice.
Systemy finansowo-księgowe to specjalnie zaprogramowane aplikacje komputerowe umożliwiające zarządzanie księgami rachunkowymi firmy. Do ich podstawowych funkcji zaliczyć możemy m.in.:
- rejestrację dokumentacji księgowej,
- generowanie faktur sprzedażowych,
- rozliczanie podatków w oparciu o wprowadzone lub wygenerowane dokumenty księgowe,
- analizę finansową,
- przygotowywanie raportów,
- przesyłanie elektronicznej dokumentacji do urzędów.
Systemy ERP są z kolei rozwiązaniami dużo bardziej zaawansowanymi, w których kwestie finansowe i rachunkowe są tylko jednym z elementów ich pełnej funkcjonalności. Stosowane są w przedsiębiorstwach różnej wielkości do zarządzania nie tylko księgowością, ale również magazynem, sprzedażą lub także produkcją.
Do podstawowych funkcji systemów ERP należą m.in.:
- gromadzenie w centralnej bazie danych wszystkich informacji wprowadzanych do systemu,
- automatyzacja procesów biznesowych, dzięki której wzrasta szybkość wykonywanych działań i zmniejsza się liczba błędów,
- zaawansowane raportowanie i analiza na podstawie danych pobieranych ze wszystkich dostępnych modułów,
- integracja poszczególnych działów w jeden sprawnie działający biznesowy organizm.
System finansowo-księgowy znajduje zatem zastosowanie w działach rachunkowości i spełnia potrzeby specjalistów finansowych. Natomiast system ERP to znacznie bardziej rozbudowane narzędzie pozwalające na integrację i automatyzację wszelkich procesów wewnątrz organizacji.
Zakres funkcjonalności systemu księgowego
Jak wspomnieliśmy wyżej, funkcjonalność systemów księgowych ogranicza się do działań związanych z codzienną pracą księgowych. W skład podstawowego pakietu wchodzą m.in.:
- przechowywanie bazy dokumentów księgowych – np. faktur zakupowych i sprzedażowych, rachunków,
- prowadzenie księgi głównej, w której zapisywane są wszystkie dokonywane przez firmę transakcje,
- dokumentacja kosztów generowanych przez firmę na podstawie dokumentów zakupowych,
- generowanie faktur sprzedażowych,
- tworzenie raportów finansowych, rachunku zysków i strat, sprawozdań przepływów pieniężnych itp.,
- kontrola budżetu firmowego na podstawie dokumentacji kosztowej,
- obliczanie podatków i monitorowanie terminów ich opłacenia,
- generowanie JPK i deklaracji podatkowych na potrzeby odpowiednich organów,
- zarządzanie windykacją, m.in. poprzez przypomnienie o zaległych terminach płatności.
Zakres funkcjonalności systemu ERP
Jako znacznie bardziej kompleksowe rozwiązanie systemy ERP dają użytkownikom szerszy zakres funkcjonalności niż system finansowo-księgowy. Zapewniają one w szczególności:
- centralną bazę danych, w której przechowywane są wszystkie informacje na temat dokumentów księgowych, a także innych dokumentów tworzonych w ramach działania organizacji,
- integrację wszystkich obszarów działalności poprzez moduły obejmujące konkretne działy oraz ich współpracę w ramach wymiany informacji,
- automatyzację procesów biznesowych przy pomocy wbudowanych bądź programowanych na życzenie mechanizmów, które znacznie przyspieszają pracę, niwelując błędy pojawiające się przy ręcznej obsłudze procesów,
- zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, takimi jak stany magazynowe, maszyny, pracownicy oraz budżety działowe,
- zarządzanie relacjami z klientami dzięki modułom typu CRM,
- zarządzanie produkcją,
- integrację z wieloma zewnętrznymi narzędziami za pomocą konfigurowalnych konektorów,
- pełną analizę danych na podstawie informacji generowanych przez wszystkie działy w firmie, co pozwala jeszcze dokładniej podejmować skuteczne decyzje biznesowe i optymalizować działanie organizacji.
Integracja z innymi narzędziami i systemami
System księgowy zwykle nie tylko umożliwia prowadzenie ksiąg klientów, ale również pozwala na zarządzanie danymi finansowymi naszego biznesu. Co więcej, dzięki odpowiednim konektorom API producenci tego typu oprogramowania pozwalają łączyć się z zewnętrznymi systemami (np. bankami, platformami e-commerce lub innymi systemami księgowymi) w celu wymiany danych.
Jednak w przypadku łączenia z innymi zewnętrznymi narzędziami i systemami to możliwości systemów ERP są znacznie większe. Zapewniają wymianę informacji z praktycznie każdym innym rozwiązaniem informatycznym poprzez istniejące bądź tworzone na zamówienie oprogramowanie.
Różnice między systemem ERP a programem finansowo-księgowy
| System ERP | Program finansowo-księgowy |
| Usprawnia wszystkie obszary działania firmy, nie tylko obszar finansów i księgowości | Skupia się na optymalizacji procesów finansowo-księgowych |
| Umożliwia raportowanie na podstawie danych z wielu obszarów biznesu | Ogranicza się do analiz finansowo-księgowych |
| Droższy niż system finansowo-księgowy, ale miesięczny abonament w wersji chmurowej ma przystępną cenę | Relatywnie niedrogi |
| Wymaga analizy przedwdrożeniowej | Szybki do wdrożenia |
| Elastyczny, umożliwia precyzyjne odwzorowanie procesów | Systemy pudełkowe mogą nie mieć zbyt wielu opcji customizacji |
System ERP i system finansowo-księgowy dla biura rachunkowego – czym się różnią?
Najważniejsza różnica między systemem ERP a programem finansowo-księgowym jest taka, że ten drugi pomaga usprawnić wyłącznie procesy finansowo-księgowe. System ERP ma znacznie większe możliwości – może usprawniać działania finansistów i księgowych, ale także pracowników każdego innego obszaru przedsiębiorstwa. Dzięki temu w większym stopniu niż system finansowo-księgowy automatyzuje pracę i podnosi wydajność firm.
Oczywiście im większe biuro rachunkowe, tym większe korzyści przynosi taka optymalizacja. Jakie funkcje systemu ERP enova365, poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych, mogą być szczególnie ważne dla biur rachunkowych?
1. Elektroniczna wymiana dokumentów i informacji
Umożliwia ją moduł Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Jest to platforma do elektronicznej komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym i jego klientami. Ma charakter B2B – użytkownikiem modułu jest właściciel lub pracownik firmy będącej klientem biura rachunkowego.
Istotne jest to, że Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwia dwustronną wymianę informacji między biurem, a jego klientami. Przy pomocy Pulpitu biuro rachunkowe może udostępniać klientom informacje, dokumenty księgowe oraz wiadomości z biura. Klienci mają dzięki temu:
- wgląd w informacje o podstawowych rozliczeniach księgowo-podatkowych, związanych ze swoją działalnością,
- możliwość przekazywania przez pulpit dokumentów kosztowych do biura oraz wystawiania własnych faktur sprzedaży,
- dostęp do całej dokumentacji, rozliczeń oraz danych dla biura i klientów.
2. Samoobsługa pracownicza
Usprawnienie pracy w biurze rachunkowym to nie tylko automatyzacja działań księgowych czy efektywniejsza komunikacja z klientami. To także optymalizacja wewnętrznych procesów, na przykład kadrowych. Wdrożenie narzędzi, które umożliwiają samoobsługę pracowniczą uwalnia czas kadrowych. A to dlatego, że pracownicy wiele spraw załatwiają online – bez potrzeby składania dokumentacji papierowej, wizyty w dziale kadr czy rozmowy telefonicznej z pracownikiem takiego działu. Po akceptacji przełożonego wnioski automatycznie zapisują się w systemie enova365, w module Kadry Płace. Innymi słowy, cały obieg dokumentacji pracowniczej odbywa się w wersji elektronicznej.
Komunikacja na linii pracownik-dział kadr czy pracownik-menedżer jest wielostronna. Pracownicy mogą uaktualniać swoje dane osobowe czy składać wnioski urlopowe, ale też otrzymywać PIT-y czy inne informacje od działów kadr i HR oraz automatycznie potwierdzać odbiór dokumentacji, etc.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365
3. System do zarządzania dokumentami
Żeby usprawnić w biurze rachunkowym pracę z dokumentami, możesz wdrożyć nie tylko Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, Kadry Płace oraz moduły, które usprawniają procesy księgowe, takie jak księga handlowa, podatkowa, inwentarzowa czy ewidencja środków pieniężnych, ale także moduł DMS (system do zarządzania dokumentami). Wspiera i automatyzuje on proces obiegu dokumentów w organizacji.
Dostęp do dokumentów jest bardzo prosty i każdy pracownik, w zależności od posiadanych uprawnień, może szybko odnaleźć potrzebny plik.
DMS można także zintegrować z modułem odpowiedzialnym za obieg dokumentów w firmie, takim jak Workflow enova365, co znacznie przyspiesza codzienną pracę.
4. Szybkie raportowanie i monitoring KPI
Pakiet enova365 dla biur rachunkowych ma w standardzie panele BI. Umożliwiają one generowanie różnych analiz w odniesieniu do klientów biura rachunkowego. Przy pomocy kilku kliknięć możesz sprawdzić liczbę pracowników z kończącymi się umowami, wartość ich sprzedaży według kontrahentów, zobowiązanie nierozliczone długością przeterminowania i wiele innych danych.
Zaawansowany technologicznie program dla biura rachunkowego z natywnym BI może Ci także dostarczyć wielu informacji o pracy zespołu opiekunów księgowych w biurze rachunkowym. Możesz, na przykład, łatwo śledzić KPI związane z pracą pracowników biura, żeby sprawdzić, czy dobrze wykonują swoje obowiązki.
Który system wybrać dla biura rachunkowego?
Przed podjęciem decyzji, który system dla biura rachunkowego będzie optymalny w przypadku Twojej firmy, weź pod uwagę kilka kwestii.
Bardzo ważne jest przede wszystkim odpowiednie dopasowanie wykorzystywanych funkcji do faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa. To wymaga od nas poznania możliwości każdego z branych pod uwagę systemów.
Systemy finansowo-księgowe to znacznie prostsze rozwiązania, które pozwalają skutecznie prowadzić biuro rachunkowe na optymalnym poziomie. System księgowy ERP zapewnia większą elastyczność w dostosowaniu do faktycznych potrzeb biura rachunkowego. Znacznie lepiej sprawdza się w sytuacji, w której już na początku chcemy dysponować narzędziem pozwalającym na skalowanie biznesu w przyszłości.
Dzięki swojej modułowej budowie systemy ERP zapewniają dostęp do rozwiązań pozwalających na zarządzanie wszystkimi aspektami pracy firmy, a także zaawansowaną obsługę poszczególnych jej klientów. Dużym plusem dla biur rachunkowych jest natywny BI w postaci paneli BI, które pozwalają prezentować dane finansowe klientów w prosty i czytelny dla nich sposób.
Dobry system ERP, taki jak np. enova365, jest rozwiązaniem, które doskonale sprawdza się w biurach rachunkowych nastawionych nie tylko na profesjonalną obsługę, ale również rozwój biznesu. Obejmuje on szeroki zakres funkcjonalności, w tym prowadzenie księgowości, zaawansowane analizy finansowe oraz automatyzację działań usprawniających współpracę.
Wybór odpowiedniego narzędzia do skutecznej pracy biura rachunkowego jest niezwykle ważny i wymaga przeprowadzenia szczegółowej analizy ich funkcjonalności oraz posiadanych przez firmę zasobów finansowych. Jeżeli interesuje Cię wdrożenie programu księgowego enova365, to możesz zajrzeć na naszą stronę tutaj, aby bez problemu uzyskać wszystkie informacje pomocne w podjęciu decyzji. Możesz także umówić się na prezentację z naszym przedstawicielem.
