Przejście na elektroniczny obieg dokumentów przynosi biurom rachunkowym cały szereg korzyści. Minimalizacja zaangażowania człowieka, bezpieczeństwo, przestrzeganie procedur i porządek w dokumentach – to tylko niektóre z nich. Jakie narzędzia są potrzebne do wdrożenia EOD w biurze rachunkowym? Jak takie procesy mogą przebiegać? Wyjaśniamy!
Spis treści:
- Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści dla biura rachunkowego
- Jakie narzędzia usprawnią obieg dokumentów w biurze rachunkowym?
- Jak może przebiegać elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym z enova365?
- EOD to must have w biurze rachunkowym
Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści dla biura rachunkowego
Żeby poznać skalę wyzwania, jakim jest obieg dokumentów w biurze rachunkowym zacznijmy od przypomnienia, jakie dokumenty musi przetwarzać każde biuro rachunkowe. Dokumenty kosztowe, sprzedażowe oraz sprawozdania finansowe klientów, ich deklaracje zgłoszeń do ZUS i wyrejestrowań z ZUS, akta osobowe, bilanse i raporty – każdy z tych dokumentów zawiera kluczowe z punktu widzenia obsługi klientów informacje. Każdy z nich może też wystąpić w innej formie:
- papierowej,
- pliku tekstowego,
- pliku PDF lub innej.
Optymalizację wszystkich procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie umożliwia elektroniczny obieg dokumentów (EOD).
EOD to zespół zautomatyzowanych procesów związanych z przechowywaniem dokumentów w elektronicznej formie w systemie i ich przepływem między przypisanymi do nich pracownikami w ściśle zaplanowanym porządku. Konieczny jest do tego specjalny system informatyczny.
Czytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów – co to i na czym polega?
Jak wspomnieliśmy wyżej, po wdrożeniu EOD przepływ dokumentów w biurze rachunkowym odbywa się płynnie i do pewnego stopnia automatycznie. Przekłada się to między innymi na:
- wyższą wydajność – powtarzalne czynności są wykonywane przez program komputerowy bez udziału człowieka,
- wzrost dokładności – automatyzacja procesów eliminuje błędy ludzkie, jednocześnie zwiększając poprawność dokumentów,
- przestrzeganie procedur – wdrożenie narzędzi do automatyzacji procesów umożliwia nie tylko śledzenie przepływu dokumentów, ale też podpowiada pracownikom kolejne kroki, zgodnie z ustalonymi procedurami,
- szybszy przebieg procesów – system obiegu dokumentów angażuje osoby decyzyjne na tych etapach procesu, na których jest to wymagane wewnętrznymi przepisami firmy, co minimalizuje czas oczekiwania na akceptację dokumentów i przyspiesza ich obieg,
- redukcję kosztów – automatyzacja zmniejsza pracochłonność poszczególnych czynności, co uwalnia czas pracowników, a digitalizacja dokumentów przekłada się na niższe koszty papieru i archiwizacji,
- większą przejrzystość – wszystkie wprowadzone dokumenty mają swoje odzwierciedlenie w systemie, dlatego elektroniczny obieg dokumentów w firmie zapewnia szybki wgląd w status każdej sprawy i etap, na którym znajduje się każdy z dokumentów; pomaga to zidentyfikować wąskie gardła i zoptymalizować procesy,
- łatwiejszą implementację procedur – swobodny przepływ informacji oraz możliwość wglądu w status danego dokumentu na każdym etapie jego przetwarzania, wraz z pełną ewidencją operacji już wykonanych, ułatwia wdrażanie nowych procedur.
Podsumowując, jeżeli wdrożysz system obiegu dokumentów, sformalizujesz i zoptymalizujesz procedury, a dzięki automatyzacji wielu czynności, wyeliminujesz błędy i przeoczenia oraz zwiększysz wydajność. Jaki jest więc najlepszy sposób na wdrożenie EOD w biurze rachunkowym?
Jakie narzędzia usprawnią obieg dokumentów w biurze rachunkowym?
Narzędzia, stworzone specjalnie po to, żeby usprawnić obieg dokumentów w firmie to przede wszystkim DMS (Document Management System) wraz z narzędziem OCR oraz Workflow. Podsumujmy ich najważniejsze funkcje, które wspierają elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów w biurze rachunkowym.
Zarządzanie dokumentami
Narzędzia DMS wspierają najważniejsze dla każdego biura rachunkowego kwestie, takie jak:
- dodawanie do systemu dokumentów (wprowadzanie danych),
- przechowywanie,
- porządkowanie,
- archiwizowanie.
Moduł DMS – część systemu ERP enova365 – ma wszystkie wspomniane wyżej funkcje. DMS enova365 oferuje również funkcjonalność OCR (Optical Character Recognition) czyli oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków oraz całych tekstów plików graficznych i plików PDF. Przyspiesza to wprowadzanie danych do systemu.
Czytaj także: System DMS – co to jest i jakie ma zastosowanie?
Zarządzanie procesami w obszarze przepływu dokumentów
DMS enova365, jako część systemu ERP, może być wspierany przez moduł Workflow w kwestii definiowania i realizacji ustalonych procesów w obszarze przetwarzania dokumentów, którym podlegają dokumenty DMS. Pozwala to usprawnić obieg dokumentów w firmie także dzięki temu, że:
- część działań jest automatyzowana na podstawie wewnętrznych procedur,
- system przypomina pracownikom o kolejnych krokach, jakie trzeba podjąć w ramach danego zadania,
- osoby decyzyjne są angażowane na tych etapach procesu, na których jest to konieczne.
Śledzenie dokumentów
Ta funkcja pozwala pracownikom biura rachunkowego prześledzić dokładną drogę, jaką przebył każdy dokument, w tym sprawdzić, kiedy wprowadzono zmiany, kto je wprowadził i co dokładnie uległo zmianie.
Wyszukiwanie dokumentów
Bazowym nośnikiem danych w DMS jest dokument podstawowy. Księgowy może jednak szukać dokumentów nie tylko według nazwy pliku, ale także według treści, formatu, czy słowa kluczowego.
Kontrola dostępu do danych
Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają regulować dostęp do poszczególnych danych w zależności od roli danego pracownika i jego obowiązków.
Jak może przebiegać elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym z enova365?
Jak wspomniane wyżej narzędzia działają w praktyce? To zależy, bo przebieg procesów w biurze rachunkowym zależy od specyfiki danej firmy oraz warunków ustalonych w umowach z klientami. Poniżej wyjaśniamy, jak elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów może działać w biurze rachunkowym, które korzysta z narzędzi enova365.
Przykład I
Obieg dokumentów przy pomocy Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego i systemu DMS
- Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego za pośrednictwem Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365 pozwala klientom na przekazywanie biurom rachunkowym dokumentów kosztowych w formie elektronicznej (pliki PDF, zdjęcia, skany). Mogą też oni wystawiać własne faktury sprzedaży, które za pośrednictwem Pulpitu docierają do opiekuna księgowego w biurze rachunkowym.
Jeżeli klient ma także licencję na moduł DMS oraz dodatek Praca na wielu bazach, dokumenty przekazane z poziomu Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, takie jak faktury czy inne dokumenty do zaksięgowania, zostaną dodane do odpowiedniej bazy klienta. Operację tę klient może wykonać za pomocą przycisku „Dodaj dokumenty DMS” dostępnego z Panelu użytkownika.
- Weryfikacja i przekazanie dokumentów do księgowania
Po przekazaniu dokumentu, kolejne etapy procesu obejmują uzupełnienie danych oraz weryfikację i przygotowanie dokumentów do księgowania.
W momencie przekazania załącznika dodawany jest do rejestru DMS nowy dokument podstawowy (BR – Pismo Kosztowe) oraz dokument dodatkowy (BR – Pismo Kosztowe), który służy do przygotowania dokumentu ewidencji.
Taki dokument pracownik biura rachunkowego może przesłać do poprawy do Pulpitu KBR, usunąć albo wysłać do księgowania. Następny krok obsługuje księgowy, który może ten dokument zaksięgować lub odrzucić.
- Przekazanie klientom rozliczeń i zestawień
Użytkownicy Pulpitu, czyli właściciel firmy, lub jego pracownicy, mają za jego pośrednictwem podgląd on-line informacji o podstawowych rozliczeniach księgowo-podatkowych, związanych ze swoją działalnością.
Księgowi z biura zamieszczają tam sumaryczne wartości dotyczące podatków oraz rozliczeń ZUS do zapłaty za wskazany okres. Ponadto, widoczne są podstawowe wskaźniki dotyczące struktury wiekowej należności i zobowiązań oraz prognozowanego salda gotówki.
Jeżeli biuro obsługuje kilka firm dla klienta, informacje w Pulpicie są prezentowane dla każdej firmy oddzielnie.
Przykład II
Import dokumentów kosztowych przy pomocy EDI i obieg dokumentów przy pomocy DMS
Biuro rachunkowe może także importować pliki z fakturami przy pomocy elektronicznej wymiany danych (EDI). Taka wymiana danych (EDI) odbywa się bezpośrednio między komputerami, bez udziału człowieka, zastępując nie tylko pocztę tradycyjną, ale także e-mail.
Takie pliki mogą być automatycznie pobierane, a następnie automatycznie wczytywane do systemu wraz z danymi identyfikacyjnymi. W kolejnym kroku dodawane są do rejestru DMS, weryfikowane i przygotowywane do księgowania.
Czytaj także: Czym jest EDI?
Przykład III
Proces wspierający obsługę KSeF w biurze rachunkowym
System KSeF działa na podobnej zasadzie jak EDI, a enova365 wspiera obsługę KSeF w biurach rachunkowych bez dodatkowych opłat.
Model 1
Biuro wysyła faktury sprzedaży klienta i pobiera jego faktury zakupu.
Model 2
Klient wysyła faktury sprzedaży, pobiera swoje faktury zakupu i oznacza je dla biura.
Model 3
Choć możliwe są obydwa poprzednie warianty, bardziej naturalny wydaje się taki, w którym pobieranie i procesowanie faktur zakupu spoczywa na Kliencie.
EOD to must have w biurze rachunkowym
Mam nadzieję, że ten artykuł pokazał, że w biurze rachunkowym warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, szczególnie w obliczu wejścia w życie KSeF 1 lipca 2024 r.
Warto wiedzieć, że jeżeli wybierzesz narzędzia enova365 takie wdrożenie może przebiec szybko, bo program zawiera standardowe elementy, gotowe do uruchomienia.
Zrób pierwszy krok w kierunku wdrożenia automatyzacji EOD, żeby ułatwić życie nie tylko sobie i swoim pracownikom, ale też klientom biur rachunkowym i jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację.
