Co to jest i na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Wyjaśniamy na przykładach. Sprawdź, w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów może usprawnić pracę w Twoim biznesie.
Spis treści:
- Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?
- Elektroniczny obieg dokumentów – zalety i wady
- Stwórz system elektronicznego obiegu dokumentów z enova365
Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?
Elektroniczny obieg dokumentów to z definicji „potoczne określenie systemu informatycznego do zarządzania obiegiem zadań oraz dokumentów, działającego w oparciu o mechanizmy typu workflow”.
Na czym więc polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Zacznijmy od tego, że każda firma zarządza ogromnymi ilościami dokumentów. Współpracując z klientami, partnerami czy podwykonawcami oraz zarządzając ludźmi, tworzy, otrzymuje, archiwizuje i przetwarza liczne dokumenty – na przykład faktury, umowy, dokumentację pracowniczą, zamówienia czy pisma urzędowe.
O elektronicznym obiegu dokumentów mówimy, kiedy te dokumenty przepływają między pracownikami w wersji elektronicznej i według ściśle określonych procedur. Innymi słowy, są nie tylko ewidencjonowane i przechowywane, ale także przypisane do poszczególnych osób i przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego w z góry zaplanowanym porządku. Niezbędny jest do tego program do elektronicznego obiegu dokumentów, który umożliwia zarządzanie dokumentami, ale też pozwala obsłużyć mechanizm workflow. Obieg dokumentów cyfrowych w firmie dobrze ilustrują poniższe przykłady.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykład procesu aneksowania umowy o pracę
Przykładem elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może być proces aneksowania umowy o pracę. Na początku tego procesu kierownik i pracownik ustalają warunki aneksu do umowy, na przykład określając kwotę podwyżki. Następnie dział HR przygotowuje projekt e-dokumentu, a kiedy jest on gotowy, trafia (za pośrednictwem systemu informatycznego) do dyrektora, który zatwierdza lub proponuje zmianę ustalonych warunków aneksowanej umowy o pracę. W kolejnym kroku dział HR zaprasza pracownika do odbioru i podpisu aneksu. Kiedy zostanie on już podpisany – zarówno przez pracownika, jak i osobę reprezentującą firmę – dokument jest skanowany i umieszczany w e-teczce pracowniczej.
Co ważne, istnieje także możliwość podpięcia podpisu elektronicznego (lub zastosowanie innych metod uwierzytelnienia pracowników) – co pozwala całkowicie wyeliminować papierowe umowy i dokumenty.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – przykład z działu księgowości
Także proces dekretacji i akceptacji faktur zakupowych może się odbywać wyłącznie drogą elektroniczną. W tym wypadku system elektronicznego obiegu dokumentów zaczyna się od otrzymania faktury. Jeżeli jest ona w wersji papierowej, najpierw jest skanowana, a kiedy jest już w systemie, zostaje automatycznie wysłana do osoby odpowiedzialnej za jej zatwierdzenie. Zaraz po tym, kiedy ta osoba ją zatwierdzi, następuje automatyczna dekretacja faktury i automatyczna wysyłka przelewu. Księgowa może uruchomić także mechanizm, dzięki któremu poszczególne pozycje faktury zostaną przyporządkowane do konkretnych pozycji kosztowych.
Sprawdź, jak po wdrożeniu enova365 przebiega elektroniczny obieg dokumentów w firmie Balcerzak
Jak może wyglądać elektroniczny przepływ wniosków pracowniczych – przykład
Jak tylko pracownik złoży w Pulpicie Pracownika e-wniosek o delegację, urlop czy odbiór nadgodzin, natychmiast widzi go w Pulpicie Kierownika jego przełożony. Nawet jeżeli znajduje się on aktualnie w podróży służbowej, widzi wniosek na swoim laptopie, tablecie czy smartfonie. Jeżeli go zaakceptuje, pracownik otrzyma smsa z potwierdzeniem, że jego wniosek został przyjęty, a pracownik HR informacje potrzebne do rozliczenia delegacji czy urlopu.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety i wady
Skoro wiesz już, na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie, poniżej podsumujemy skutki przejścia na elektroniczny obieg dokumentów. Zalety i wady pracy z elektroniczną dokumentacją przedstawiamy poniżej.
6 korzyści, jakie zapewni Ci elektroniczny obieg dokumentów w firmie
- Płynny przepływ informacji w zespole
Korzystanie z systemów informatycznych, które umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów, powoduje, że osoby, które są częścią danego procesu, mają dostęp do najaktualniejszych wersji dokumentów oraz najświeższych informacji. I nie muszą w tym celu przebywać w firmie. Nowoczesny program do elektronicznego obiegu dokumentów daje uprawnionym osobom dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, z każdego miejsca na świecie. Nie pozwala na to natomiast tradycyjny obieg dokumentów.
- Bezpieczeństwo danych
Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje, że wszystkie dokumenty, które trafiają do Twojej firmy, są odpowiednio chronione. Po pierwsze, nie dochodzi do sytuacji, w których jakiś dokument ginie w czyjejś szufladzie i zostaje zarejestrowany w systemie już po terminie podatkowym. Po drugie, dostęp do dokumentów mają wyłącznie osoby upoważnione, a systemy do zarządzania dokumentami pozwalają prześledzić trasę, jaką przeszła dana faktura czy umowa od momentu, w którym trafiła do firmy. Możesz łatwo sprawdzić, kiedy i jakie zmiany wprowadzały w danym dokumencie poszczególne osoby.
- Możliwość łatwego wyszukiwania dokumentów
Wiele systemów do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie, na przykład enova365, ma funkcję filtrowania dokumentów według określonych kryteriów, także wyszukiwania według treści. Każdy dokument znajduje się więc w zasięgu kilku kliknięć.
- Wysoka wydajność
Korzystanie z systemu do zarządzania dokumentami powoduje, że nikt w zespole nie traci czasu na szukanie dokumentów w licznych plikach, aplikacjach czy komputerach. To przekłada się na oszczędność czasu i lepszą organizację pracy. Każdy, komu potrzebny jest dokument i ma do tego odpowiednie uprawnienia, może go szybko znaleźć. Co więcej, zadania są uporządkowane i przypisane do konkretnych osób, które są powiadamiane zawsze, gdy nadchodzi etap procesu, w którym wymagane jest ich działanie. Dzięki temu firma działa szybciej i sprawniej.
- Niższe koszty
Korzystanie z elektronicznych dokumentów pozwala zmniejszyć wydatki, związane z przechowywaniem dokumentów papierowych i samym zakupem papieru. Nie potrzebujesz już szaf, pudeł czy pojemników. Zyskujesz natomiast przestrzeń biurową.
- Łatwiejsze dostosowanie się do przepisów
Niektóre przepisy, na przykład rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) oraz polska ustawa o ochronie danych osobowych, są dość restrykcyjne, a niedostosowanie się do nich może skutkować wysoką grzywną. Przejście na elektroniczną dokumentację i korzystanie z systemów DMS oraz modułów workflow umożliwia zaprojektowanie procesów związanych z obsługą dokumentów w taki sposób, żeby wymuszały na użytkownikach dostosowanie się do przepisów.
Czytaj także: System DMS – co to jest i jakie ma zastosowanie?
Wady przejścia na elektroniczny system obiegu dokumentów
Cyfryzacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie nie zawsze wiąże się z wadami. Zdarza się, jednak, że niektóre firmy obserwują u siebie, że pracownicy niepotrzebnie drukują dokumenty w celu ich przeczytania. Rzadko pojawiają się też błędy na etapie katalogowania dokumentów.
Stwórz system elektronicznego obiegu dokumentów z enova 365
Jak wdrożyć w firmie elektroniczny obieg dokumentów? Przede wszystkim potrzebny Ci program do zarządzania dokumentami (DMS) oraz moduł Workflow, który umożliwi zautomatyzowanie procesów obiegu dokumentów, w sposób zgodny ze strukturą Twojej firmy. Takim programem jest na przykład system ERP enova365, który usprawnia już takie procesy w ponad 18 000 firm. Oferuje wszystkie funkcje, jakie umożliwiają wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.
Workflow
Program do elektronicznego obiegu dokumentów to jeden z modułów systemu ERP enova365, który pomaga odzwierciedlić strukturę organizacyjną i zaprojektować sposoby postępowania z różnymi dokumentami. Możesz zaprojektować przejrzystą „trasę” obiegu dokumentów i przypisać do poszczególnych uczestników procesu zadania w taki sposób, żeby były automatycznie powiadamiane o konieczności podjęcia decyzji. Częścią modułu workflow jest program do zarządzania dokumentami (DMS).
DMS (Document Management System)
Program do zarządzania dokumentami odpowiada za ewidencjonowanie dokumentów, ich przechowywanie, porządkowanie i archiwizowanie. Umożliwia też przyporządkowanie dokumentów do osób oraz wyszukiwanie dokumentów, także według treści. Tą ostatnią możliwość daje funkcja OCR, czyli oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów plików (graficznych czy PDF).
Integrator OCR
Umożliwia szybkie skanowanie nawet dużych ilości papierowych faktur, umów czy dokumentów pracowniczych oraz automatyczne wprowadzanie ich do systemu. Koniec z ręcznym wklepywaniem danych.
Narzędzie EDI
Umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów pomiędzy podmiotami, posługującymi się różnymi systemami informatycznymi. Dzięki temu, współpracując z kontrahentami, nie musisz wprowadzać dokumentów do systemu, bo potrzebne dokumenty zostaną zaimportowane do systemu automatycznie. Ciekawy przykład zastosowania EDI do skrócenia czasu potrzebnego na obsługę klienta w biurze rachunkowym znajdziesz tutaj.
Stwórz elektroniczny system obiegu dokumentów, który podniesie wydajność Twojej firmy
Chcesz usprawnić przepływ informacji, zredukować koszty, poprawić bezpieczeństwo danych i przyspieszyć pracę? Przejdź na elektroniczny system obiegu dokumentów, wdrażając moduły Workflow oraz DMS systemu enova365.
