Prowadzenie biznesu wymaga specjalistycznej wiedzy w wielu obszarach. Jednym z nich jest rachunkowość, która ze względu na kluczowe znaczenie, musi być prowadzona przez osoby dokładnie zaznajomione z przepisami prawa. Dlatego coraz więcej firm w Polsce decyduje się na outsourcing księgowy. Na czym polega i jakie ma zalety?
Spis treści:
- Outsourcing księgowy – na czym polega?
- Jakie działania są prowadzone w ramach outsourcingu księgowego?
- Outsourcing księgowy – zalety
- Komu powierzyć prowadzenie księgowości?
Outsourcing księgowy – na czym polega?
Outsourcing księgowy to nic innego jak realizacja działań związanych z prowadzeniem rachunkowości firmowej przez zewnętrzne, wyspecjalizowane w tej dziedzinie podmioty. Oznacza to, że zamiast budować własny dział księgowości – a tym samym prowadzić żmudne rekrutacje, inwestować w odpowiednie narzędzia i regularne szkolenia dla pracowników – możesz skorzystać z usług firmy, która tego typu działaniami zajmuje się na co dzień.
Jakie działania są prowadzone w ramach outsourcingu księgowego?
Outsourcing księgowy to – mówiąc najprościej – usługa księgowa, którą zlecasz poza strukturami własnej organizacji. Nawiązując współpracę z wybranym biurem, zlecasz mu wszelkie działania prowadzone w klasycznym modelu przez księgowych. Należą do nich m.in.:
- typowe usługi księgowe związane z rozliczaniem faktur zakupowych i sprzedażowych,
- rozliczanie podatków oraz obsługa deklaracji podatkowych (jak i deklaracji ZUS pracowników),
- przygotowywanie sprawozdań finansowych zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa,
- przygotowywanie raportów finansowych dla zarządu,
- nadzór księgowy nad procesami wewnętrznymi firmy,
- przegląd dokumentacji księgowej za poprzednie okresy rozliczeniowe,
- archiwizacja dokumentów księgowych,
- przeprowadzanie analiz finansowych,
- organizacja i projektowanie procesów rachunkowych w firmie oraz pomiar ich efektywności.
Outsourcing finansowo-księgowy obejmuje więc pełen zakres działań – od zwykłego księgowania faktur i wyliczania wysokości należnych podatków, przez obsługę dokumentacji podatkowej, aż po zaawansowane analizy i organizację przepływów finansowych. Wystarczy jedynie znaleźć firmę, która będzie w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom. Zanim przejdziemy do tego, jak poszukiwać odpowiedniej firmy, sprawdźmy jakie korzyści przyniesie outsourcing usług księgowych.
Outsourcing księgowy – zalety
Niższe koszty księgowości
Zatrudnienie doświadczonego księgowego (lub całego zespołu) jest nie tylko kosztowne, ale również wymaga mnóstwa czasu poświęconego na rekrutację. Outsourcing finansowo-księgowy w tym przypadku jest znacznie tańszym rozwiązaniem. W ramach comiesięcznego abonamentu zyskujesz bowiem dostęp do stale podnoszących swoje kwalifikacje specjalistów, pracujących na odpowiednio dobranych narzędziach.
Nie musisz więc inwestować w budowanie wewnętrznego działu, co oznacza brak wydatków na pensje, zakup komputerów i odpowiedniego oprogramowania. Dzięki współpracy z biurem rachunkowym nie musisz również pamiętać o regularnej aktualizacji aplikacji księgowych – a przecież to również może generować spore koszty księgowości.
Profesjonalna wiedza
Biura rachunkowe, które oferują outsourcing księgowy, zatrudniają wyłącznie specjalistów w swojej dziedzinie. Co więcej, dobre biuro posiada również budżet na regularne szkolenia pracowników, aby zapewnić im dostęp do aktualnej wiedzy finansowej. Z racji stale zmieniających się przepisów – jest to niezwykle ważne.
Możliwość skoncentrowania się na swojej działalności
Budowanie wewnętrznego działu księgowości wymaga od właściciela firmy osobistego zaangażowania w poprawność jego działania czy budowę odpowiednich procesów i struktur. Outsourcing usług księgowych pozwala Ci skupić się na tym, co najważniejsze – na działaniach biznesowych prowadzących do regularnego zwiększania zysków.
Oszczędność czasu
Nawet dobre biuro księgowe nie wykluczy Cię zupełnie z działań związanych z finansami, ale pomoże Ci nad nimi czuwać, a także będzie stale optymalizować swoje działania, aby skuteczniej wywiązywać się z zawartych w umowie działań.
Wiesz już, że outsourcing może znacznie obniżyć koszt prowadzenia pełnej księgowości. Abonament w biurze rachunkowym wciąż jednak oznacza dla Ciebie pewne koszty. By dobrze wydać te pieniądze, musisz znaleźć odpowiednią firmę. W jaki sposób to zrobić?
Komu powierzyć prowadzenie księgowości?
Na rynku istnieją dziesiątki biur rachunkowych, a wybór tego najlepszego często jest trudny. Na co zwrócić uwagę, szukając zewnętrznej firmy księgowej?
- bezpieczeństwo powierzonej dokumentacji, a zwłaszcza zabezpieczenia, jakie stosują w swojej infrastrukturze informatycznej, aby chronić dane klientów przed wyciekiem,
- zakres świadczonych usług, który określa, w jakich dziedzinach możesz wykorzystać outsourcing księgowy – czy wybrana firma będzie w stanie zapewnić Ci dostęp do pełnego, wymaganego przez Ciebie pakietu usług,
- referencje, które pokażą, z jakimi firmami współpracowało biuro i jak owa współpraca się układała,
- specjalizacja w Twojej branży – jest to duży plus, gdy wybrane biuro obsługuje klientów działających w tej samej branży, w której działasz również Ty, co oznacza, że ma wypracowane metody i procedury dopasowane do specyfiki Twojego biznesu,
- sposób wykonywania pracy, czyli narzędzia, których używają, aby zapewnić prawidłowy obieg dokumentów i informacji na linii klient-biuro (może to być np. system do przesyłania e-faktur),
- poziom doświadczenia pracowników – czy pracownicy biura rachunkowego są ekspertami w swoich dziedzinach oraz jak biuro dba o aktualizację ich wiedzy,
- wielkość zespołu, dzięki czemu zyskasz pewność, że w razie nieobecności księgowych przypisanych do Twojej firmy, będziesz mógł liczyć na ich zastępstwo,
- odpowiedzialność biura rachunkowego wyrażona m.in. w posiadaniu przez nie stosowanego ubezpieczenia OC na wypadek ewentualnych pomyłek,
- dostęp do odpowiednich narzędzi, czyli systemów księgowych, dzięki którym biuro będzie w stanie skutecznie wspierać Twoją firmę.
Biorąc pod uwagę ostatni punkt, warto rozejrzeć się za outsourcingiem księgowym korzystającym z najnowszych rozwiązań informatycznych, np. systemu ERP enova365. System ten w wersji dedykowanej biurom rachunkowym posiada szereg opcji, dzięki którym współpraca z Twoją firmą będzie sprawna i efektywna.
W wersji chmurowej enova365 oferuje szereg zabezpieczeń dla Twoich danych, dzięki czemu masz pewność, że serwery, na których je przechowujesz, spełniają najwyższe możliwe standardy bezpieczeństwa. Co więcej, w wersji dedykowanej biurom rachunkowym dostępne jest narzędzie Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365, w którym znajdziesz wszelkie informacje dotyczące Twojej firmy, bez potrzeby regularnych kontaktów z księgowymi, czy przesyłania tych informacji mailem.
Nie bez znaczenia jest też fakt, że program dla biura rachunkowego enova365 automatyzuje wiele czynności księgowych. Na przykład pozwala księgowym z biura na przeprowadzanie operacji na wielu bazach danych jednocześnie. Dzięki tej opcji Twój opiekun księgowy może generować e-Deklaracje, JPK, konta i schematy dla wielu klientów biura rachunkowego równocześnie, przez co pracuje szybciej i wydajniej. Ponieważ Twój księgowy nie musi poświęcać czasu na rutynowe czynności, może skupić się na weryfikacji poprawności zapisów i innych bardziej wymagających zadaniach, a ty możesz mieć pewność, że Twoja księgowość i finanse są w dobrych rękach.
Chcesz poznać możliwości enova365 i sprawdzić, jak ten system może współpracować z systemem Twojego biura rachunkowego? Skontaktuj się z nami z nami.
