więcej niż ERP

Rejestracja czasu pracy – jak to działa w enova365?

Rejestracja czasu pracy – jak to działa w enova365?

Rejestracja czasu pracy jest prowadzona zwykle w dwóch celach. Po pierwsze, żeby mierzyć efektywność pracowników i lepiej planować ich pracę. Po drugie, żeby wywiązać się z obowiązku, jakim jest dla firm ewidencja czasu pracy. Program enova365 wychodzi naprzeciw tym potrzebom.

Spis treści:

Obowiązkowa rejestracja czasu pracy – czy jest obowiązkowa?

Zacznijmy od tego, że wszyscy pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jak to zrobić? Na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy czytamy: 

Ewidencję czasu pracy należy tak wypełnić, aby prawidłowo wypłacić wynagrodzenie za pracę. W tym celu liczba rubryk w ewidencji czasu pracy powinna odpowiadać zapotrzebowaniu na ustalenie liczby godzin pracy, w tym szczególnie wyróżnione powinny być te godziny, których przepracowanie daje pracownikowi prawo do dodatkowego wynagrodzenia lub czasu wolnego od pracy oraz których rekompensata polega na konieczności oddania dnia wolnego od pracy w innym terminie (praca w niedziele, święta, czy dni wolne od pracy, wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)”.

Dane o tym, o której godzinie pracownicy rozpoczynają pracę i o której ją kończą muszą być więc rejestrowane i przetwarzane przez dział kadr i płac. 

Z drugiej strony, kierownicy projektów, menadżerowie wyższego szczebla czy zarząd chcą wiedzieć, ile czasu pracownicy poświęcają na wykonanie konkretnych zadań, żeby móc:

  • lepiej planować pracę zespołów,
  • monitorować efektywność,
  • ułatwić ewentualne rozliczenia z klientami. 

enova365 umożliwia rejestrowanie czasu pracy we wszystkich tych celach – to system RCP i aplikacja do liczenia godzin pracy zadaniowej w jednym. I nie ma tutaj znaczenia, czy pracownicy wykonują swoje obowiązki zdalnie z domu, z biura, w trasie, u klienta, czy w sposób mieszany.

RCP online w enova365 – dostosuj ją do potrzeb firmy

enova365 pozwala na rejestrację czasu pracy (RCP) online przez wszystkich pracowników. Jej działanie jest oparte o ustawienia i parametry, które wprowadzane są w systemie na etapie wdrożeniowym i mogą być modyfikowane według potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości tworzenia wielu definicji i przypisywania do nich wielu pracowników, sposób, w jaki działa system RCP można spersonalizować. Można go dostosować, na przykład, do pozycji zajmowanej przez daną osobę w strukturach firmy. 

Dodatkowo, zastosowane weryfikatory wprowadzanych danych zabezpieczają przed nieprawidłowym rejestrowaniem czasu pracy. 

Rejestracja czasy pracy online odbywa się w enova365 w module Praca Hybrydowa oraz w Pulpitach Pracownika i Kierownika

Jak zarejestrować czas pracy w enova365 przy pomocy formularza Rejestracja czasu pracy?

Pulpity Pracownika i Kierownika enova365 są wygodnym narzędziem przeznaczonym do samoobsługi pracowniczej. Spełniają wiele funkcji, w tym służą jako aplikacja do liczenia godzin pracy, z której można korzystać z dowolnego miejsca, także z urządzeń mobilnych. 

Przy pomocy formularza Rejestracja czasu pracy, zalogowany pracownik może zarejestrować informacje związane z czasem pracy oraz sprawdzić dokonane rejestracje.

 Rejestracja czasu pracy w enova365

Formularz jest podzielony na trzy części. Pierwsza z nich dotyczy ustawień związanych z czasem i normą pracy, które są przyjęte w firmie. Prezentuje czasy skonfigurowane w module Kadry i Płace, dlatego wyświetlanie w niej informacji jest uzależnione od posiadanej licencji oraz odpowiedniej konfiguracji.

Formularz rejestracji czasu pracy – ustawienia normy i czasu pracy

W drugiej części formularza umieszczone są przyciski, dzięki którym możliwa jest ewidencja czasu pracy. Program pozwala pracownikom na: 

  • wprowadzenie czasu rozpoczęcia pracy,
  • odnotowanie wyjść służbowych (czas rozpoczęcia i zakończenia),
  • odnotowanie wyjść prywatnych (czas rozpoczęcia i zakończenia),
  • wprowadzenie czasu zakończenia pracy.

Domyślnie w momencie rozpoczynania pracy aktywne są trzy przyciski: 

  • Rozpoczęcie Pracy, 
  • Rozpoczęcie wyjścia służbowego, 
  • Rozpoczęcie wyjścia prywatnego.

Rozpoczęcie dnia pracy od kliknięcia przycisku Rozpoczęcie pracy spowoduje, że będzie on już nieaktywny, natomiast w jego miejsce zostanie aktywowany przycisk Zakończenie pracy. Kliknięcie Rozpoczęcia wyjścia służbowego lub Rozpoczęcia wyjścia prywatnego spowoduje, że jedynym aktywnym przyciskiem będzie odpowiednik kończący zainicjowany fakt czyli Zakończenie wyjścia służbowego lub Zakończenie wyjścia prywatnego. Domyślna konfiguracja działania przycisków może być zmodyfikowana.

Przyciski do rejestracji czasu pracy

Po kliknięciu wybranego przycisku otworzy się okno parametrów Rejestracja czasu pracy. Pracownik może wprowadzić uwagi dotyczące rejestrowanych zdarzeń, przykładowo o spóźnieniu wynikającym z przyczyn losowych lub o spotkaniu z klientem poza miejscem pracy.

Informacje te są przechowywane w systemie i są dostępne do wglądu przez pracowników kadrowo-płacowych. 

Okno parametrów rejestracji czasu pracy w enova365

Po zapisaniu rejestrowanego czasu pracy pojawi się on w trzeciej części okna – na liście zarejestrowanych aktywności.

Lista zalogowanych czasów pracy w enova365

Wprowadzone w powyższy sposób dane mogą być wykorzystywane w procesach kadrowo-płacowych. Czytaj więcej: Jak analizować dane w HR?

Rejestracja czasu pracy w module Praca Hybrydowa – instrukcja

Co to jest praca hybrydowa? 

Co to znaczy, że ktoś pracuje hybrydowo? To model pracy, który łączy w sobie elementy pracy biurowej oraz pracy zdalnej. Często występuje w formie stałego podziału pracowników na dwie grupy lub opiera się na rotacji pracowników, w której pracownik przez kilka dni pracuje w biurze, a przez kilka zdalnie. Praca hybrydowa to także wykonywanie części działań poza biurem, ale niekoniecznie w domu – tak pracują np. firmy handlowe, usługowe czy ubezpieczeniowe.

Niezależnie od profilu działalności, by prowadzić efektywne zarządzanie czasem pracy, przedsiębiorstwa potrzebują odpowiednich narzędzi. Jako integralną część swojego systemu, która może być łączona z innymi modułami, oferuje je enova365. 

RCP online a funkcje modułu Praca Hybrydowa

Moduł Praca Hybrydowa enova365 wspiera firmy w dwóch wymiarach: formalnym i operacyjnym. Pierwszy z nich realizowany jest dzięki zaimplementowanemu rozwiązaniu RCP. Pozwala odnotować fakty związane z obecnością pracownika w pracy. Wprowadzone przez pracownika dane następnie mogą być przetwarzane przez dział kadr. Wymiar operacyjny jest realizowany, dzięki możliwości planowania czasu potrzebnego na wykonanie zadania oraz rejestrowania czasu pracy, jaki faktycznie poświęcono na jego realizację. Pozwala to na bieżącą kontrolę realizowanych projektów.

Rejestracja  czasu pracy to jedna z podstawowych funkcjonalności modułu Praca Hybrydowa. Co to znaczy, że czas można rejestrować przy pomocy dwóch narzędzi: stopera albo formularza rejestrowania pracy hybrydowej, który dodawany jest ręcznie?

Przeczytaj poniżej.

Rejestrowanie czasu pracy przy pomocy stopera

W module Praca Hybrydowa na pasku narzędziowym dostępny jest stoper, który może być uruchomiony z dowolnego miejsca w systemie. Umożliwia zarejestrowanie czasów pracy nad zadaniami, przypisanych do obszaru, w którym aktualnie pracuje dana osoba. Przy czym, jako obszar należy rozumieć część systemu np.:

  • CRM, 
  • Kadry i Płace, 
  • Produkcja, 
  • Projekty, 
  • Handel, 
  • Ewidencja środków pieniężnych. 

Dla przykładu, w momencie pracy w obszarze kadry i płace, podczas uruchomienia stopera zostanie wyświetlona lista zadań zalogowanego użytkownika, które zostały przypisane do tego obszaru. Ułatwia to i przyśpiesza rejestrowanie czasów pracy w kontekście zadań. Dodatkowo, użytkownik zyskuje na bieżąco podgląd czasu, jaki poświęcił na ich realizację.

Stoper na pasku narzędziowym w module Praca hybrydowa enova365

Jak zarejestrować czasy pracy nad zadaniami?

Będąc w dowolnym obszarze modułu Praca hybrydowa, można uruchomić stoper. Jeśli użytkownik posiada zadania przypisane do obszaru, w którym się znajduje, wówczas wyświetli się lista je zawierająca, a użytkownik musi wskazać zadanie, nad którym pracuje. Z tego poziomu można dodać także nowe zadanie, do którego zostanie automatycznie przypisany obszar, który będzie zgodny z tym, w którym pracuje użytkownik.

 Zadania przypisane do obszaru

Jeśli użytkownik nie posiada zadania w obszarze, z którego poziomu uruchomił stoper, zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem o utworzenie takiego zadania.

Komunikat z pytaniem o utworzenie nowego zadania w module Praca hybrydowa enova365

Po wybraniu w powyższym komunikacie opcji 'Tak’ otworzy się formularz dodawania nowego Zadania, do którego od razu zostanie przypisany obszar.

Formularz nowego zadania w module Praca hybrydowa enova365

Jeśli wybierzemy opcję 'Nie’, wówczas wyświetli się lista wszystkich zadań przypisanych do użytkownika.

Lista wszystkich zadań zalogowanego użytkownika

Po wybraniu zadania stoper zacznie zliczać czas. Kliknięcie w ikonę stopera sprawi, że wyświetlony zostanie formularz Zadania, dla którego rejestrowany jest czas pracy.

Formularz zadania z uruchomionym stoperem

Po rozwinięciu menu dostępnego na stoperze można uzyskać podgląd trzech ostatnich zadań, których czas pracy rejestrowano. Funkcjonalność ta pozwala na wznowienie pracy stopera dla przerwanego zadania, bez potrzeby jego wyszukiwania.

Lista trzech ostatnich zadań, dla których rejestrowano czas

Logowanie czasu pracy przy pomocy formularza Rejestracja pracy hybrydowej

Stoper jest wygodnym narzędziem do rejestrowania czasu pracy z zadaniem, ale nie jedynym. W razie potrzeby użytkownik systemu może zaewidencjonować czas pracy ręcznie, przy pomocy formularza Rejestracja pracy hybrydowej. Formularz ten powinien zostać wykorzystany w razie potrzeby odnotowania czasu pracy, który nie wiąże się z żadnym zadaniem, a powinien zostać odnotowany w module Pracy Hybrydowej. 

Formularz „Dodaj czas realizacji”

Rejestracja czasu pracy z enova365 – korzyści

Zastosowane przez nas podejście do czasu pracy dostarcza narzędzia, które z jednej strony pozwalają zbudować spójny system RCP, dzięki czemu w łatwy i przyjazny dla użytkownika sposób zapewniamy obsługę kadrowo-płacową. Z drugiej strony, zyskujemy wgląd w stopień realizacji prowadzonych przedsięwzięć. Dzięki rejestrowaniu czasu pracy do zadań, trzymamy cały czas rękę na pulsie i reagujemy stosownie do sytuacji zaistniałej w prowadzonych projektach”- wyjaśnia Wojciech Smagło, zastępca kierownika projektu CRM enova365

Intuicyjność rozwiązań enova365 – w tym modułu Praca Hybrydowa, Pulpitów Pracownika i Kierownika – sprawia, że synchronizacja danych płynących z wielu, nawet pozornie niepowiązanych ze sobą obszarów firmy, działów lub grup pracowników jest bezproblemowa. Innymi słowy, wszystko odbywa się niemalże automatycznie i bez angażowania czasu pracowników, zarówno ewidencja czasu realizacji zadań, jak i obliczanie godzin pracy. 

Program enova365 dopasowuje się do wymagań klienta, a nie klient do wymagań systemu. Na tym polega wyjątkowość naszego narzędzia” – podsumowuje Wojciech Smagło.