System kadrowo-płacowy enova365 i elektroniczny obieg dokumentów wdrożony w firmie Balcerzak usprawniły rozliczanie wynagrodzeń, w tym nadgodzin, do pewnego stopnia zdigitalizowały system ocen pracowniczych oraz umożliwiły samoobsługę pracowniczą.
Spis treści:
- Wyzwania, które firma Balcerzak postawiła przed enova365
- Program kadrowo-płacowy i elektroniczny obieg dokumentów w firmie Balcerzak – jak wyglądało ich wdrożenie?
- Jakie rezultaty w firmie Balcerzak przyniósł system informatyczny enova365?
- Jakie są efekty wdrożenia dedykowanego rozwiązania?
- Korzyści z wdrożenia enova365 – czyli, jakie problemy firmy Balcerzak rozwiązano
Wyzwania, które firma Balcerzak postawiła przed enova365
Firma Balcerzak, specjalizująca się w wyrobie produktów mięsnych, powstała w 1996 roku i w szybkim czasie została jednym z liderów branży mięsnej w Polsce. Obecnie, zatrudnia około 500 osób, produkuje do 80 ton mięsa na dobę i posiada asortyment ponad 120 różnych produktów. Głównymi odbiorcami firmy są hurtownie, sklepy detaliczne, supermarkety, hipermarkety, a także sieci dyskontowe w Polsce oraz Unii Europejskiej.
Firma znacząco inwestuje w rozwój własnej infrastruktury i parku maszynowego oraz wdraża dobre praktyki – posiada na przykład certyfikat zarządzania jakością International Food Standard.
Żeby stworzyć podstawy do dalszej dynamicznej ekspansji, producent wyrobów mięsnych postanowił wdrożyć system kadrowo-płacowy, który pozwoli łatwo dostosowywać się do zmieniających się przepisów i zredukować czasochłonne czynności przez automatyzację powtarzalnych zadań.
System kadrowo-płacowy, który nie nadążał za zmianami
Poprzednio używany system kadrowo-płacowy w firmie przestał nadążać za zmieniającymi się przepisami oraz otoczeniem biznesowym. Był to jeden z głównych powodów, warunkujących konieczność zmiany oprogramowania wspomagającego procesy kadrowo-płacowe i zapewniającego ich zgodność z aktualnymi przepisami.
Automatyzacja wybranych procesów kadrowo-płacowych
W dziale kadrowo-płacowym zauważono potrzebę usprawnienia procesu naliczania list płac, bo przed wdrożeniem enova365 firma Balcerzak korzystała z różnych systemów do kadr i płac. W efekcie naliczanie płac i ewidencjonowanie pracowników odbywało się oddzielnie, co nie tylko było pracochłonne, ale też stwarzało ryzyko popełnienia błędów. Konieczne było na przykład ręczne wpisywanie podatków, składek ZUS-owych i dodatkowych wynagrodzeń dla blisko 500 pracowników.
Firma chciała także zautomatyzować wybrane procesy w następujących obszarach:
- rozliczanie czasu pracy i nadgodzin – w sposób zgodny z polityką firmy,
- przyporządkowanie płac do miejsc powstawania kosztów,
- usprawnienie obiegu dokumentów na linii pracownik-dział kadr i odwrotnie, w tym obiegu wniosków urlopowych i innych wniosków pracowniczych,
- powiadamianie o kończących się umowach, badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP,
- rejestracja szkoleń w systemie,
- proces obiegu dokumentów związanych z ocenami pracowniczymi.
Program kadrowo-płacowy i elektroniczny obieg dokumentów w firmie Balcerzak – jak wyglądało ich wdrożenie?
Ekspert Systemy Informatyczne to renomowana firma wdrożeniowa ze Szczecina, która poznała potrzeby firmy Balcerzak i zarekomendowała jej program kadrowo-płacowy enova365. Następnie wdrożyła moduły Kadry Płace, Workflow oraz Pulpity Pracownika i Kierownika, odpowiednio dopasowując je do potrzeb klienta i uzupełniając autorskimi rozwiązaniami.
„Rekomendowaliśmy wdrożenie systemu enova365 firmy Soneta w wersji platynowej, ponieważ spełnia on wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS” – mówi Marcin Borowski, specjalista ds. wdrożeń kadrowo-płacowych w firmie Ekspert Systemy Informatyczne.
„Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów oraz wymagań klienta i w większości przypadków może być realizowana samodzielnie przez użytkownika. Duża elastyczność rozwiązania w wersji platynowej pozwoliła na dostosowanie go do potrzeb firmy Balcerzak, co zaowocowało podniesieniem jakości obsługi procesów kadrowo-płacowych oraz zwiększeniem jej efektywności” – dodaje.
Jakie rezultaty w firmie Balcerzak przyniósł system informatyczny enova365?
Wszystkie dane kadrowo-płacowe w jednym systemie
System wynagrodzeń w firmie Balcerzak był szczególnie złożony, bo był uzależniony od wielu czynników, takich jak na przykład elastyczny czas pracy, zmianowość, oceny pracownicze. Przy okazji wdrożenia uproszczono go i zoptymalizowano.
Specjaliści z firmy wdrożeniowej Ekspert Systemy Informatyczne zastąpili systemy kadrowo-płacowe, wykorzystywane wcześniej przez firmę Balcerzak jednym zintegrowanym rozwiązaniem dedykowanym dla obszaru kadrowo-płacowego. Odpowiednio zdefiniowane mechanizmy płacowe pozwoliły na rozbicie płac pracowników zgodnie z ich źródłami finansowania, co znacząco usprawniło pracę działu.
Prawidłowe rozliczanie czasów pracy
By prawidłowo rozliczać i kontrolować czas pracy specjaliści Grupy Ekspert zaimportowali do enova365 dane z odrębnego systemu RCP, używanego w firmie Balcerzak. Użyli do tego mechanizmów opartych o weryfikatory, pozwalające na zaokrąglenie importowanego czasu pracy według schematów dotychczas używanych w firmie. Możliwe stało się również stworzenie mechanizmu, który wcześniej nie funkcjonował.
Stworzyli także wzorce czasów pracy z podziałem na różne grupy (m.in. dla tych pracujących w systemie zmianowym, zaczynających pracę o określonej godzinie lub bez określania tej godziny). Nowe rozwiązanie przeprowadzało dodatkowe weryfikacje i automatycznie wysyłało notyfikację do działu kadr, np. w sytuacji braku odnotowania godziny wejścia albo wyjścia pracownika. Tym samym, bez dużego wzrostu obciążeń w dziale kadr, zautomatyzowano ewidencję norm oraz rozliczeń czasu pracy dla wielu pracowników jednocześnie.
Samoobsługa pracownicza – Pulpit Kierownika i Pracownika
W celu usprawnienia oraz uproszczenia komunikacji pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem kadr została uruchomiona obsługa Pulpitu Pracownika i Pulpitu Kierownika. Rozwiązanie zostało odpowiednio skonfigurowane oraz wzbogacone o dodatkowe zestawienia czasu pracy, urlopów oraz odpowiednie wydruki.
Korzyści dla pracowników
Od momentu wdrożenia pracownicy mogą monitorować swój czas pracy czy wymiar urlopów. Mogą także ewidencjonować wnioski urlopowe, składać wnioski o delegacje służbowe, sprawdzać pasek wypłaty oraz kartę wynagrodzeń pracowniczych.
Korzyści dla menedżerów
Z punktu widzenia kierowników platforma zapewnia szybki podgląd obecności pracowników czy możliwość akceptacji odpowiednich wniosków. Daje również wgląd w planowane nieobecności i pozwala na organizację czasu pracy oraz ustalanie zastępstw.
Definiowanie zestawienia czasu pracy zostało zaprojektowane z myślą o ergonomicznym wprowadzaniu rzeczywistego czasu pracy dla wielu pracowników. Kierownik może te dane modyfikować zarówno pojedynczo dla konkretnego pracownika, jak i dla grupy pracowników. Dostęp do statystyk pozwala na łatwą i intuicyjną kontrolę nadgodzin.
Oceny pracownicze i szkolenia z jakości
Firma Balcerzak posiada swój własny, indywidualny system oceny pracownika oraz kontroli obowiązkowych szkoleń z zakresu jakości, które w formie testu musi przejść każdy nowozatrudniony pracownik. Proces ten został przeniesiony z osobnych arkuszy Excel do modułu Kadry Płace systemu enova365. Dzięki temu poprawiono spójność danych i ich dostępność oraz ułatwiono prowadzenie analiz.
Jak działa system ocen pracowniczych po wdrożeniu?
Specjaliści z firmy Ekspert Systemy Informatyczne przygotowali mechanizm generujący arkusze ocen dla pracownika, który dokonuje samooceny, oraz jego przełożonego. Arkusze są obecnie dostępne z poziomu pulpitów pracowniczych. Po ich wypełnieniu przez pracownika i przełożonego oraz zatwierdzeniu automatycznie zostaje wyliczona ocena na podstawie zdobytych punktów.
Jak działają szkolenia z jakości?
Szkolenia z jakości dostępne są w formie testu zbudowanego na podstawie arkuszy ocen. Po zatrudnieniu pracownika system automatycznie utworzy odpowiedni arkusz do uzupełnienia przez pracownika z poziomu Pulpitu. Po jego prawidłowym wypełnieniu status zmieni się na „zaliczony” lub w przypadku nieprawidłowych odpowiedzi na „błędny”.
Możliwe jest również, po pomyślnym ukończeniu szkolenia wstępnego, automatyczne dopisanie kolejnych szkoleń wraz z terminami ich wykonania. Bardzo cenioną funkcją okazała się możliwość załączania materiałów szkoleniowych.
Powiadomienia o terminach upływu szkoleń
Firma Balcerzak dysponuje informacjami o liczbie ukończonych szkoleń, badań lekarskich i kursów ponad 500 pracowników. Przy tak dużej liczbie osób ręczna weryfikacja np. daty końca obowiązywania szkoleń BHP była bardzo pracochłonna.
Specjaliści z Ekspert Systemy Informatyczne wprowadzili specjalne alerty wyświetlane w formie dodatkowego okna w systemie. W ten sposób, z odpowiednim, określonym wyprzedzeniem automatycznie informują o upływającej dacie ważności danego szkolenia lub kursu.
Jakie są efekty wdrożenia dedykowanego rozwiązania?
Firma Balcerzak ma bardzo elastyczny system rozliczania nadgodzin umożliwiający pracownikom ich odbieranie w formie dni wolnych lub dodatkowej wypłaty. Tworzone rozwiązanie musiało więc uwzględniać tę elastyczność. W systemie, w standardowej konfiguracji nie było możliwości wnioskowania o dni wolne za wypracowane nadgodziny. Specjaliści z Ekspert Systemy Informatyczne stworzyli zatem dodatkowy mechanizm, który pozwala po wyborze dnia wolnego, wskazać z listy wypracowane i nierozliczone nadgodziny oraz powiązać je z dniem wolnym lub oznaczyć jako nadgodziny do wypłaty. Dodatkowo stworzyli funkcję, która pozwala na sprawdzenie aktualnych sald:
- nadgodzin,
- nadgodzin wypracowanych,
- nadgodzin wypłaconych,
- nadgodzin rozliczonych.
Korzyści z wdrożenia enova365 – czyli, jakie problemy firmy Balcerzak rozwiązano
Wdrożenie systemu enova365 pozwoliło na osiągnięcie wielu korzyści. Nie tylko w szeroko pojętym obszarze kadrowo-płacowym, ale również w firmie jako całości. Najważniejsze z nich są następujące:
- gwarancja zgodności ze wszystkimi, zmieniającymi się przepisami kadrowo-płacowymi,
- wprowadzenie automatyzacji w zakresie przygotowywania list płac oraz rozliczania pensji pracowniczych,
- uproszczenie procedur rozliczania urlopów i dni wolnych pracowników,
- szybki i intuicyjny dostęp do pełnej informacji o pracowniku, dzięki czemu można łatwo prześledzić całą historię osób, zatrudnionych w firmie,
- umożliwienie samoobsługi pracowniczej, dzięki czemu przepływ informacji między działem HR a pracownikami jest płynny, a pracownicy mogą przeglądać swoje dane osobowe oraz informacje płacowe, czy składać wnioski pracownicze – a wszystko bez konieczności wizyty w dziale kadr,
- elastyczna obsługa systemu wynagrodzeń – enova365 pozwoliła na odwzorowanie bardzo złożonego systemu wynagrodzeń oraz jego ewentualną modyfikację, np. przez dodanie jednego składnika wynagrodzeń do wielu osób, czy możliwość wklejania premii ad hoc prosto z Excela,
- łatwa, intuicyjna i dwukierunkowa (kopiowanie i wklejanie) współpraca z arkuszem Excel co pozwoliło zastąpić wiele wcześniejszych raportów, jak również analizowanie danych przy pomocy tego popularnego narzędzia. Obsługa importu z Excela w wielu przypadkach dała możliwość samodzielnej realizacji zadań przez dział HR bez potrzeby angażowania działu IT.
„Nasza firma ma bardzo rozbudowany system wynagradzania i premiowania. Wdrożenie systemu ERP enova365 znacznie usprawniło proces obliczania miesięcznych wynagrodzeń i sporządzania list płac. To, co dla nas niezwykle istotne to odejście od papierowego obiegu dokumentów. Pulpit Pracownika i Kierownika znacząco zautomatyzował aspekty związane z urlopami oraz nadgodzinami. Przyczyniło się do oszczędności czasu i wyeliminowania błędów mogących wystąpić przy ręcznym wpisywaniu danych, czy powstających na skutek złego przepływu informacji” – mówi Wioletta Lisiewicz, Kierownik Działu Kadr.
Chcesz usprawnić procesy kadrowo-płacowe w swojej firmie? Wybierz program kadrowo-płacowy enova365 i postaw na elektroniczny obieg dokumentów tak, jak to zrobiła firma Balcerzak i ponad 18 000 innych biznesów, które wdrożyły enova365. Jeszcze dziś przetestuj bezpłatnie demo systemu.
