Biura rachunkowe muszą automatyzować pracę, żeby sprostać konkurencji i oczekiwaniom klientów. Wie o tym Poltax – biuro księgowe, które zdecydowało się na automatyzację comiesięcznych rozliczeń z klientami. Dowiedz się, jak przebiega ten proces po wdrożeniu rozwiązania.
Spis treści:
- O firmie Poltax i potrzebie automatyzacji rozliczeń
- Przegląd procesów przed automatyzacją
- Wybór narzędzi i technologii do automatyzacji
- Jak przebiega automatyczne rozliczanie klientów w Poltax po wdrożeniu rozwiązania?
- Efekty automatyzacji dla Poltax i klientów
Najważniejsze informacje
Wyzwanie
- Potrzeba automatyzacji comiesięcznych rozliczeń biura rachunkowego z klientami, które polegały na manualnym wprowadzaniu zmiennych, ich przeliczaniu przez księgowych z biura i wysyłaniu dokumentów każdemu klientowi z osobna.
Rozwiązanie
- Wdrożenie modułów Faktury i Praca na wielu bazach enova365 oraz autorskiego dodatku firmy Blacksoft.
Efekty
- Automatyzacja procesu rozliczeń z klientami – obecnie sprowadza się on dla księgowych Poltax tylko do 3 następujących kliknięć: przelicz fakturę, rozliczenie, wyślij rozliczenie.
- 4 zautomatyzowane procesy: wyliczanie kwot należnych za pracę biura rachunkowego, wysyłanie maili z kwotami rozliczeń i dokumentami do klientów oraz wprowadzanie faktur do ewidencji klientów i ich predekretacja.
Korzyści
- Oszczędność czasu.
- Brak błędów w rozliczeniach z klientami.
- Usprawnienie rozliczeń z klientami o dowolnej specyfice.
O firmie Poltax i potrzebie automatyzacji rozliczeń
Poltax Sp. z o.o. to nowoczesne biuro rachunkowe z Torunia. Oferta Poltax obejmuje szeroki zakres usług rachunkowych i kadrowo-płacowych, w tym prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, kompleksową księgowość oraz obsługę spraw kadrowych. Usługi obejmują także pomoc w zakładaniu firm, co gwarantuje kompleksowe wsparcie na każdym etapie działalności.
Biuro rachunkowe specjalizuje się w obsłudze organizacji o różnym statusie prawnym oraz różnych formach prawnych prowadzonej działalności gospodarczej.
Ważnym elementem pracy księgowych z biura rachunkowego jest comiesięczne rozliczanie klientów, zgodnie z zawartymi umowami. Kwota wynagrodzenia należnego za obsługę firmy w wielu wypadkach zależy od zmieniających się czynników – na przykład liczby osób zatrudnionych w organizacji klienta w danym okresie sprawozdawczym. Przed wdrożeniem automatyzacji w Poltax, wymagało to manualnego sprawdzania i przeliczania, co nie tylko było pracochłonne, ale też wiązało się z ryzykiem popełnienia błędów.
Przegląd procesów przed automatyzacją
Przed wdrożeniem automatycznego rozliczania klientów, comiesięczny proces rozliczeń wymagał dużego nakładu pracy księgowych z biura rachunkowego.
Faktury były wystawiane przez kopiowanie z dokumentów handlowych z poprzedniego miesiąca. Aby prawidłowo rozliczyć obsługę kadrowo-płacową klienta, księgowe w biurze Poltax musiały pamiętać między innymi o tym, ile osób zatrudnionych jest w danej firmie oraz uwzględnić inne elementy składające się na końcową wartość faktury.
Przy samym rozliczaniu księgowe sprawdzały także, ile dany klient ma wprowadzonych dokumentów w bazie. Następnie faktura za usługi rachunkowe i kadrowo-płacowe była księgowana. Po przeliczeniu deklaracji, pracownicy zapisywali lokalnie wydruki księgowe. Wydruki były następnie ręcznie dołączane w formie załączników do wiadomości mailowej, która, po wpisaniu kwoty do zapłaty, była wysyłana do klienta.
Wybór narzędzi i technologii do automatyzacji
Automatyzację procesu rozliczeń klientów biuro rachunkowe Poltax zleciło firmie Blacksoft, która jest Autoryzowanym Partnerem enova365. Blacksoft specjalizuje się w kompleksowym wdrażaniu i integracji systemów ERP oraz w tworzeniu aplikacji. Obszary specjalizacji firmy to szczególnie handel, e-commerce, produkcja oraz automatyzacja procesów księgowych. Firma nie tylko wdraża i dostosowuje systemy ERP do indywidualnych potrzeb klientów, ale także zapewnia związaną z tym kompleksową obsługę.
Żeby umożliwić firmie Poltax automatyczne rozliczanie klientów, Blacksoft wdrożył moduły systemu ERP enova365 – Faktury i Praca na wielu bazach – oraz własny, autorski dodatek stworzony specjalnie z myślą o firmie Poltax.
Moduł Faktury enova365 usprawnia proces wystawiania faktur. Przechowuje informacje o kontrahentach, bankach i urzędach, daje możliwość ustalania cen sprzedaży i sposobu ich wyliczania oraz wystawiania faktur, w tym faktur cyklicznych. Pozwala także na generowanie zestawień i raportów.
Moduł Praca na wielu bazach enova635 usprawnia działanie na wielu bazach, przy czym jako bazę rozumiemy przestrzeń w systemie informatycznym, na której pracuje biuro rachunkowe i która jest dedykowana danemu klientowi biura. Największą zaletą tego rozwiązania jest to, że odrębne bazy klientów otrzymują łącznik, który pozwala na jednoczesne zarządzanie tymi bazami. Innymi słowy, w jednym miejscu można wykonywać czynności, które są wspólne dla wielu baz.
Czytaj także: Obsługa wielu klientów biura rachunkowego, czyli praca z wieloma bazami danych
Autorski, dedykowany dodatek – żeby zautomatyzować rozliczanie klientów Poltax w sposób dopasowany do potrzeb tego biura rachunkowego, wdrożeniowcy z firmy Blacksoft zaprojektowali i stworzyli dedykowane rozwiązanie, które szczegółowo opisujemy poniżej.
Jak przebiega automatyczne rozliczanie klientów w Poltax po wdrożeniu rozwiązania?
W bazie klienta pracownik Poltax tworzy umowę cykliczną, w której zawarte są warunki rozliczenia. Warunki mają postać cech, a w relacji do umowy cyklicznej tworzona jest faktura. Na fakturze, w pasku menu, dostępne są trzy przyciski:
- przelicz fakturę,
- rozliczenie,
- wyślij rozliczenie.
Przyciski ułożone są w sekwencji działania dodatku.
Jak działa worker Przelicz fakturę?
Worker Przelicz fakturę na samym początku wprowadza na pozycji dokumentu „usługi rachunkowe” i ustawia wartość zgodną z tą podaną na umowie cyklicznej.
Następnie zlicza, ilu pracowników w firmie klienta otrzymało wypłatę w fakturowanym aktualnie okresie i na podstawie tej informacji dodaje kolejną pozycję do dokumentu „usługi kadrowo-płacowe”, których wartość równa się pomnożeniu liczby zatrudnionych pracowników przez kwotę za rozliczenie jednego pracownika.
Dalej, dodatek sprawdza liczbę dokumentów w bazie klienta i porównuje ją z limitem dokumentów, jakie klient może dostarczyć, zdefiniowanym w umowie cyklicznej. Jeżeli limit został przekroczony, liczba dokumentów nadmiarowych zostaje pomnożona o koszt za jeden dodatkowy dokument.
Na samym końcu sprawdzana jest terminowość dostarczania dokumentów przez klienta. Dodatek porównuje datę dostarczenia dokumentów, wprowadzoną przez księgowe, z ostateczną datą dostarczenia dokumentów i na podstawie tych informacji może doliczyć dodatkowe opłaty za niedostarczenie dokumentów w terminie.
Jak działa worker Rozliczenie?
Worker Rozliczenie obsługuje cztery operacje na fakturze oraz w bazie klienta:
- generowanie wydruków,
- przygotować e-mail,
- wprowadzić ewidencję,
- wyślij rozliczenie.
Generowanie wydruków dodaje do załączników na fakturze aktualnie wystawianą fakturę biura rachunkowego, wydruk zaliczek stosownie do formy opodatkowania klienta oraz ewentualne deklaracje VAT-7, VAT-9M czy VAT UE.
Operacja Przygotować e-mail dotyczy wygenerowania gotowej wiadomości e-mailowej do klienta, wraz ze stosownymi załącznikami. Do tej operacji przystosowana jest zakładka EMAIL Rozliczenie, znajdująca się na fakturze. Na zakładce dostępny jest podgląd wiadomości w wersji HTML z możliwością jego edycji. Sekcja Odbiorcy automatycznie wypełniana jest adresem e-mail klienta, a do ukrytej wiadomości dodawany jest adres e-mailowy biura rachunkowego.
W temacie wiadomości uzupełnia się data rozliczenia, a treść e-maila generowana jest zgodnie z narzuconym przez biuro szablonem. W treści zawarte są kwoty zaliczek, kwota ZUS oraz, w zależności od klienta, kwota VAT.
Operacja Wprowadzić ewidencję obejmuje kroki przeprowadzane na bazie danych klienta. Dodatek wprowadza wystawioną fakturę, jako zakup do ewidencji dokumentów klienta i predekretuje dokument. W zależności od tego czy klient podlega stawce VAT, dodatek przelicza odpowiednie deklaracje.
Ostatni worker – Wyślij rozliczenie – wysyła wiadomość mailową do klienta. Wiadomość opatrzona jest załącznikami, dodanymi przy wykonaniu wcześniejszej operacji Generowanie wydruków.
Efekty automatyzacji dla Poltax i klientów
Bezpośrednim następstwem wdrożenia rozwiązania Blacksoft, które bazuje na oprogramowaniu enova365, jest sprowadzenie całego procesu rozliczeń klientów do kilku kliknięć. Oszczędza to czas zarówno księgowych z biura rachunkowego, jak i klientów.
Ponieważ proces przebiega w dużej mierze automatycznie, wdrożenie rozwiązania eliminuje ryzyko popełnienia błędów, które mogłyby występować przy ręcznym wprowadzaniu danych. Wszystkie wprowadzane informacje są spójne i precyzyjne. Ponieważ rozwiązanie jest elastyczne, dostosowuje się do różnych form opodatkowania, dzięki czemu można je stosować do automatyzacji rozliczeń z klientami biura o różnej specyfice.
„Procesy rozliczeniowe przebiegają teraz znacznie szybciej i precyzyjniej, co pozwala zaoszczędzić nam wiele czasu. Możliwość automatycznego monitorowania liczby dokumentów oraz terminowości ich dostarczenia przez klientów uszczelniła cały proces rozliczeń. Dzięki temu jesteśmy w stanie zapewnić jeszcze wyższą jakość usług oraz zachować pełną zgodność z obowiązującymi przepisami” – podsumowuje Magdalena Gąsiorowska, Dyrektor w POLTAX Sp. z o.o.
Twoje biuro rachunkowe również chciałoby wdrożyć automatyczne rozliczanie klientów? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną konsultację i powiedz nam o swoich potrzebach.
