Usprawnienie ofertowania, łatwiejsze planowanie produkcji i zarządzanie gospodarką magazynową to wyzwania, jakie firma Sail Service postawiła przed enova365 i jej Autoryzowanym Partnerem – firmą XLE. Żeby je przezwyciężyć, XLE nie tylko wdrożyła wybrane moduły enova365, ale też dostosowała je do potrzeb producenta żagli.
Spis treści:
- Wyzwania, które firma Sail Service postawiła przed enova365 i XLE
- Rozwinięcie modułu handlowo-magazynowego w Sail Service
- Jakie rezultaty w firmie Sail Service przyniosło wdrożenie enova365? Jakie są efekty wdrożenia dedykowanego rozwiązania?
Wyzwania, które firma Sail Service postawiła przed enova365 i XLE
Sail Service to żaglownia, której doświadczenie sięga lat 50-tych, gdy funkcjonowała jako dział Stoczni Jachtowej im. J. Conrada. W 1987 r. powstała firma Sail Service. Od początku jej podstawową działalnością było projektowanie i szycie żagli. Obecnie firma szyje żagle do żaglowców z całego świata – w tym największych jachtów wyprawowych i jednostek regatowych – oraz pokrowce do jachtów żaglowych i motorowych.
Priorytetem Sail Service jest dostarczanie indywidualnych, przemyślanych rozwiązań oraz wsparcie klienta zarówno na etapie projektowania żagli i pokrowców do jachtów, jak i realizacji zamówień. Sail Service to jednak nie tylko firma produkcyjna. To także dystrybutor osprzętu jachtowego i akcesoriów. Są one dostępne zarówno w sprzedaży stacjonarnej, jak i internetowej.
Wraz ze wzrostem firmy, coraz bardziej wymagające stawało się ofertowanie, planowanie produkcji czy zarządzanie gospodarką magazynową, a brak automatyzacji niektórych czynności zaczął sprawiać problemy. Ponieważ Sail Service korzystała już z trzech modułów systemu ERP enova365 – Księgowość Kadry Płace oraz Handel i magazyn – zgłosiła się do XLE – Autoryzowanego Partnera enova365. W kolejnym kroku XLE określiła najważniejsze potrzeby Sail Service, które zaspokoić miała rozbudowa oprogramowania.
Usprawnienie procesu sprzedażowego i łatwiejsze budżetowanie projektu
Jednym z wyzwań w firmie Sail Service było budżetowanie projektu wykonania żagla i proces ofertowania. Firma chciała zyskać możliwość szybkiej kalkulacji ceny żagla z zadanymi parametrami oraz dać klientom możliwość zamówienia żagla, który zostanie wykonany z kilku rodzajów tkanin. Z punktu widzenia Sail Service istotna była także możliwość automatycznego określania czasu produkcji, w celu oszacowania czasochłonności zamówienia.
Podniesienie wydajności produkcji
Nowe oprogramowanie miało odwzorowywać proces produkcji, by usprawnić zarządzanie nim, w tym umożliwiać:
- analizę zapotrzebowania na materiały produkcyjne – wybór spośród około 600 rodzajów tkanin do produkcji żagli i pokrowców;
- ustawianie priorytetów czynności produkcyjnych, w tym możliwość zmiany danych w trakcie realizacji i przeliczenia obłożenia produkcji przez wskazanych użytkowników systemu;
- zbieranie informacji powstałych na etapie produkcji, takich jak czas realizacji zadania i osoby je wykonujące.
Skuteczniejsze zarządzanie magazynem
Z punktu widzenia zarządzania magazynem ważna dla Sail Service była możliwość śledzenia przejść zasobów, głównie tkanin, między magazynami.
Optymalizacja procesu zamówień i dostaw
W związku z rosnącą liczbą klientów oraz kanałów sprzedaży menedżerowie w firmie Sail Service zauważyli potrzebę usprawnienia ewidencji zamówień na żagle i pokrowce. Konieczna do tego była, między innymi, integracja magazynu ze sklepem internetowym oraz optymalizacja ewidencji zleceń remontów i reklamacji.
Żeby zwiększyć efektywność kompletacji zamówienia ważną potrzebą była także możliwość otrzymania zamówienia w jednej przesyłce przy zmiennych czasach realizacji różnych procesów produkcyjnych (synchronizacja zadań).
Z powyższego wynika jasno, że Sail Service potrzebowała jednego źródła danych dla produkcji, magazynu i działu sprzedaży, żeby usprawnić wszystkie te obszary.
Jesteś ciekaw jak moduły enova365 – program do planowania produkcji, program handlowo-magazynowy oraz do zarządzania projektami enova365 poradziły sobie z wyzwaniem w rękach dobrego integratora?
Rozwinięcie modułu handlowo-magazynowego w Sail Service
Specjaliści z XLE Sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera enova365 przeprowadzili analizę funkcjonalności oprogramowania w stosunku do zdefiniowanych potrzeb. Następnie zaproponowali poprawę możliwości wykorzystania wcześniej wdrożonego w organizacji modułu Handel i Magazyn oraz wdrożenie modułów: Projekty, DMS oraz CRM. Każdy z tych modułów służy do usprawnienia innego obszaru działania firmy.
- Handel i magazyn enova365 zapewnia obsługę firmy w zakresie automatyzacji wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu z możliwością indywidualnego dostosowania obrotu magazynowego do potrzeb przedsiębiorstwa. Moduł zapewnia również bieżącą kontrolę stanu należności i zobowiązań.
- Projekty enova365 to moduł służący do planowania i kontroli realizacji budżetów projektów. Automatyzuje proces przypisywania dokumentów i zasobów ludzkich do projektów oraz daje możliwość śledzenia planów oraz ich realizacji w czasie, raportowania i analizowania.
- CRM enova365 ułatwia zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami oraz podtrzymywanie ich. Zapewnia łatwy dostęp do informacji oraz pozwala na usprawnienie procesu sprzedażowego, dzięki temu, że w systemie odwzorowany jest cały proces sprzedaży. Od odnotowania szansy sprzedaży po ofertowanie, negocjowanie czy fakturowanie zakupów, m.in. dzięki funkcjonalności lejka sprzedażowego.
- Moduł DMS (Document Management System) enova365 to moduł o charakterze ewidencyjnym, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach oraz ewidencjonowanie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. W Sail Service jest to narzędzie służące do przechowywania i podglądu załączników wprowadzanych do systemu.
- enova365 Harmonogram zadań to część systemu, dzięki której akcje dotychczas wykonywane przez ludzi są automatycznie inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie. Harmonogram zadań cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania, wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane.
Czytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów – co to jest i na czym polega?
Dla sukcesu wdrożenia kluczowe było jednak nie tylko wdrożenie samych wymienionych wyżej modułów systemu ERP enova365, ale także dostosowanie rozwiązania do potrzeb firmy Sail Service. W tym celu XLE wykonało następujące działania.
- Stworzenie repozytorium dokumentów dotyczących ofertowanych produktów. Dane z repozytorium automatycznie podpinane są do ofert. Umożliwiono też powiązanie ofert z datą realizacji zamówienia, czyli informacją o dacie wysyłki produktu do odbiorcy.
- Odzwierciedlenie procesów magazynowych w systemie. Trzy magazyny – główny, żaglownia i ploter – zostały odzwierciedlone w systemie informatycznym. Umożliwiono też śledzenie przejść zasobów (tkanin) między magazynami oraz zdefiniowano minimalne stany magazynowe.
- „Podpięcie” do projektu produktu wszystkich danych i dokumentów, związanych z realizacją danego zamówienia – od planowania, które obejmuje określenie zapotrzebowania na tkaniny po opisie zamówienia, terminu realizacji, osób zaangażowanych w proces i ich listy zadań, przez realizację, czyli poszczególne elementy produkcji (plotowanie, krojenie, szycie, wykończenie, zużycie materiału), aż po elementy związane z wysyłką i rozliczeniem (w tym dokumentu wydania produktu).
- Integracja sklepu internetowego z modułem magazynowym enova365. Sail Service prowadzi internetowy sklep żeglarski na platformie ClickShop. Został on zintegrowany z enova365 za pomocą integratora iVend, firmy KOMPAX, która to rozwiązanie wdrożyła we współpracy z XLE.
Czytaj także: Omnichannel i centralne zarządzanie danymi produktowymi – co mają wspólnego
Jakie rezultaty w firmie Sail Service przyniosło wdrożenie enova365? Jakie są efekty wdrożenia dedykowanego rozwiązania?
Firma Sail Service zdecydowała się na wdrożenie oprogramowania klasy ERP, żeby usprawnić procesy magazynowe, produkcyjne oraz z zakresu obsługi klienta. Inwestycja przyniosła spodziewane efekty.
“Dzięki współpracy z firmą XLE zwiększyliśmy zakres korzystania z systemu enova365 w obszarze handlowym i produkcyjnym, co usprawniło w firmie Sail Service realizację zleceń produkcji oraz dostaw żagli i pokrowców” – mówi Wojciech Wróblewski, Prezes Zarządu Sail Service Sp. z o. o.
Łatwiejsze i bardziej precyzyjne ofertowanie. Proces generowania wyspecyfikowanych ofert oraz dokumentów został w dużej mierze zautomatyzowany.
Lepszy przepływ informacji między działami.
- Dział sprzedaży ma wgląd w zadania realizowane przez dział produkcji, dzięki czemu może śledzić status realizacji zamówień.
- Wszystkie dane i dokumenty dotyczące konkretnego projektu znajdują się w jednym miejscu. Eliminuje to ryzyko przeoczenia zleceń oraz umożliwia priorytetyzowanie zadań.
- W proces realizacji zleceń wgląd mają zarząd, handlowcy i menedżerowie produkcji, którzy mogą także zmienić dane zlecenia w trakcie realizacji.
Efektywniejsze zarządzanie procesem produkcji. Po zakończeniu prac wdrożeniowych przydzielanie zadań dla osób, biorących udział w produkcji odbywa się za pośrednictwem systemu, a produkcja przeliczana jest automatycznie i ma odbicie w danych magazynowych. Istnieje możliwość synchronizacji różnych elementów zlecenia w celu skompletowania go w jednej przesyłce.
Optymalizacja procesów magazynowych. Dane między magazynami przesyłane są automatycznie, a generowanie zapotrzebowania na zasoby jest zintegrowane z produkcją.
Lepszy wgląd w dane o efektywności. Oprogramowanie umożliwia łatwe generowanie raportów i analizę wydajności produkcji poszczególnych typów żagli.
Chcesz usprawnić procesy handlowo-magazynowe i planowanie produkcji w swojej firmie? Wybierz program handlowo-magazynowy i program do zarządzania projektami tak, jak to zrobiła firma Sail Service i ponad 18 000 innych biznesów, które wdrożyły enova365. Jeszcze dziś przetestuj bezpłatnie demo systemu.
