Case study automatyzacji księgowości w UHY ECA Outsourcing

Sprawdź, jak enova365 i Datio wyeliminowały wyzwania, stojące na drodze UHY – lidera w branży outsourcingu usług księgowych w Polsce – do przeniesienia obsługi klienta na wyższy poziom.

Case study automatyzacji księgowości w UHY ECA Outsourcing

Outsourcing procesów finansowo-księgowych wiąże się z wieloma wyzwaniami. Żeby świadczyć wysokiej jakości usługi w zakresie audytu finansowego, księgowości oraz doradztwa prawno-podatkowego konieczne jest zarządzanie dużą ilością danych, automatyzacja powtarzalnych czynności i nadążanie za przepisami. Nie da się tego zrobić bez nowoczesnego systemu ERP.

Import dokumentów z różnych systemów księgowych, obsługa kadrowo-płacowa oraz księgowa dużej liczby firm to setki tysięcy dokumentów i księgowań miesięcznie. Szybkie i bezbłędne wykonywanie tych czynności jest dużym wyzwaniem. Jest nim także:

  • zaoferowanie klientom łatwego wglądu w dane finansowe online, przy jednoczesnym zapewnieniu im bezpieczeństwa
  • dostosowywanie się do regulacji prawnych, kiedy tylko wchodzą one w życie.

Nowoczesne systemy ERP pozwalają te wyzwania łatwo wyeliminować.

Dlaczego warto automatyzować czasochłonne procesy księgowe?

„Bez automatycznego eksportu dokumentów do systemu księgowego, każda faktura musiałaby być do niego wprowadzana ręcznie. Bez zastosowania schematów księgowych, ręcznie wprowadzony dokument musiałby być ręcznie księgowany na odpowiednich kontach. Taki sposób pracy nie tylko zwiększa ryzyko wystąpienia błędów, ale także jest czasochłonny” – mówi Tomasz Ojrzyński, prezes Datio – Autoryzowanego Partnera enova365, który od 13 lat specjalizuje się we wdrożeniach systemów ERP w branży outsourcingu procesów księgowych.

„Niestety, wiele firm z branży outsourcingu finansowo-księgowego korzysta z pudełkowych rozwiązań, które słabo integrują się z systemami klientów. Praca na takich systemach, zamiast zwiększać wydajność, często jeszcze potęguje ich problemy. Żeby zyskać przewagę konkurencyjną w tej branży potrzebna jest pełna automatyzacja procesów, jaką zapewnia system ERP enova365” – dodaje.

Automatyzacja procesów księgowych przenosi UHY ECA Outsourcing na wyższy poziom w 4 obszarach

UHY ECA Outsourcing od 16 lat wspiera rozwój firm, świadcząc usługi audytorskie, finansowo-księgowe i doradcze. Co więcej, od lat plasuje się w pierwszej dziesiątce prestiżowego rankingu firm audytorskich w Polsce przygotowanego przez dziennik Rzeczpospolita. Za sukcesem Grupy stoi zespół ponad 200 ekspertów w 7 biurach w Polsce.

UHY ECA Outsourcing powierzyła Datio wsparcie w automatyzacji procesów finansowo-księgowych w oparciu o rozwiązania enova365, żeby lepiej sprostać rosnącym wymaganiom klientów.

enova365 i jej Autoryzowany Partner – firma Datio – pomogły usprawnić działalność UHY w czterech kluczowych obszarach.

1. Większa wydajność dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań

„Po wdrożeniu enova365 pracujemy efektywniej, bo wiele czynności zostało zautomatyzowanych” – mówi Barbara Jędrzejek, Partner UHY ECA Outsourcing, CFO i biegły rewident.

System ERP enova365 pozwala na zautomatyzowanie niewymagających specjalistycznej wiedzy obowiązków. Może to obejmować procesy księgowe, w tym, na przykład, automatyzację obsługi faktur, ale także „samoobsługę” pracowników, którzy sami ewidencjonują swój czas pracy. Zmniejsza to nakład pracy.

Dzięki usprawnieniom pracownicy działów kadr nie muszą wprowadzać ręcznie nieobecności ani generować pasków płacowych.

System ERP enova365 ma możliwość prowadzenia elektronicznych akt osobowych poprzez skanowanie i zapisywanie dokumentów bezpośrednio w programie. Dzięki takim rozwiązaniom mamy wszystko w jednym miejscu. Nawet jeśli pracujemy zdalnie, wgląd do akt osobowych pracownika nie stanowi żadnego problemu”- wyjaśnia Ewelina Ściechura HR and Payroll Manager UHY ECA Outsourcing.

Możemy szybko i łatwo eksportować dane z enova365 do Excela, albo importować dane z innych systemów do enova365. Pracę księgowych przyspiesza też zastosowanie schematów księgowych” – wyjaśnia Barbara Jędrzejek.

Import i eksport danych w enova365
Funkcje importu/ eksportu na dowolnej liście programu enova365

W jaki sposób schematy księgowe usprawniają pracę wyjaśnia Sandra Malczyk, Senior Accountant UHY ECA Outsourcing.

„Dzięki zaszytym w enova365 schematom księgowym, po eksporcie dokumentu z zewnętrznego obiegu, dokument jest automatycznie wprowadzany na odpowiednie konta” – mówi. „Wspomniane przeze mnie schematy można ustawić dla każdego typu księgowanego przeze mnie dokumentu, więc księgowanie faktur sprowadza się do zaplanowania tego w systemie” – dodaje.

Zautomatyzowane procesy umożliwiają zespołowi księgowemu:

  • skrócenie procesu zamknięcia ksiąg,
  • szybkie przygotowywanie raportów na potrzeby sprawozdawczości finansowej czy kontrolingowej,
  • wyeliminowanie błędów.

2. Podniesienie jakości obsługi klienta

„Odpowiednio zaprezentowane dane finansowe, dostępne online dla obsługiwanych przez firmy księgowe przedsiębiorstw oraz zwinne i elastyczne procesy to jeden ze sposobów budowania przewagi konkurencyjnej” – mówi Barbara Jędrzejek.

Takie funkcje oferuje enova365.

„enova365 pozwala na wspólną pracę na jednej bazie z naszymi klientami. Jest to szczególnie ważne w przypadku klientów prowadzących działalność handlową czy produkcyjną. W takiej sytuacji klient prowadzi gospodarkę magazynową oraz zajmuje się fakturowaniem, natomiast procesy z zakresu księgi głównej, sprawozdawczości podatkowej czy finansowej może powierzyć firmie outsourcingowej” – wyjaśnia Barbara Jędrzejek.

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego w enova365
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego w enova365

Do wymiany informacji z klientami UHY ECA Outsourcing wykorzystuje Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, dostępny przez przeglądarkę internetową. Korzystając z tego narzędzia, klienci mogą wystawiać własne faktury, które po zatwierdzeniu trafiają do bazy Klienta. Mogą też:

  • szybko przekazywać dokumenty kosztowe, np. jako paczkę plików PDF,
  • przeglądać zestawienia, raporty i ewidencje.

Po wdrożeniu enova365 nasi Klienci mają wszystkie istotne dla siebie informacje w jednym miejscu” – podsumowuje Barbara Jędrzejek.

Wdrożenie enova365 pozwoliło także na usprawnienie interakcji z pracownikami Klientów. UHY ECA Outsourcing wspiera je Pulpitem Pracownika oraz Pulpitem Kierownika.

3. Zapewnienie bezpieczeństwa danych

Ponieważ UHY ECA Outsourcing zarządza dużą ilością poufnych danych, ważne jest zapewnienie ich bezpieczeństwa. W tym celu, UHY ECA Outsourcing:

  • pracuje z klientami na jednej, wspólnej bazie danych,
  • daje pracownikom odpowiednie, potrzebne im uprawnienia,
  • korzysta z silnych mechanizmów bezpieczeństwa systemu ERP enova365.

Należą do nich:

  • mocne algorytmy szyfrowania newralgicznych danych (AES-256, najsilniejszy znany algorytm szyfrujący),
  • metody dynamicznego generowania kluczy szyfrujących, wymuszania bezpieczeństwa haseł, blokowania użytkowników,
  • bezpieczne skróty / sumy kontrolne SHA-256,
  • infrastruktura uwzględniająca szyfrowane połączenia między warstwami systemu (baza danych / serwer / Klient).

4. Zgodność z przepisami

System ERP enova365 jest zawsze zgodny z przepisami i umożliwia bezproblemowe dostosowanie się do wprowadzanych zmian.

„Gdy zmieniają się regulacje prawne, enova365 szybko dostosowuje wnioski czy formularze do wymogów wynikających z nowych przepisów. Aktualizacje są udostępniane z odpowiednim wyprzedzeniem. Umożliwia to zapoznanie się z wprowadzonymi zmianami w odpowiednim czasie” – mówi Barbara Jędrzejek.

Automatyzacja procesów biznesowych to konieczność dla dużych biur rachunkowych

„Jeżeli duże firmy księgowe chcą oferować konkurencyjne rozwiązania muszą być otwarte na wdrożenie w pracy biura rachunkowego nowych technologii” – mówi Tomasz Ojrzyński z Datio.

„Duże biura rachunkowe, które nie zaoferują klientom dostępu do danych online i nie zautomatyzują kluczowych procesów wkrótce poczują, że zostały w tyle. Wybierając system ERP enova365 i partnera wdrożeniowego, takiego jak Datio, mogą zautomatyzować powtarzalne procesy księgowe, zmniejszyć obciążenie swojego działu księgowości i sprawniej radzić sobie z kompleksowymi zagadnieniami w tej szybko ewoluującej branży” – podsumowuje Patryk Steidten, Associate Partner UHY ECA.

Chcesz przenieść obsługę klienta na wyższy poziom?

Zautomatyzuj procesy księgowe z enova365

Testuj bezpłatnie

ikona demo systemu ERP enova365
Wersja demo systemu enova365

Przetestuj produkt enova365 i poznaj jego możliwości

prezentacja
Umów bezpłatną prezentację

Spotkaj się z Autoryzowanym Partnerem enova365