Przebieg wdrożenia
1. Kadry i Płace – optymalizacja procesów
Giax.Enova.Palium
Wspólna baza księgowo-kadrowa została rozszerzona o:
- kalendarze z obsługą niestandardowych typów pracowników i ich czasów pracy, np. pielęgniarki i lekarze pracujący w dyżurach
- wdrożenie nowych stref czasu pracy oraz mechanizmów do ich właściwego oznaczania
- dedykowane wydruki dla danych kadrowych i płacowych np. związanych z niestandardowym czasem pracy części pracowników Stowarzyszenia,
- podział płatności na deklaracjach podatkowych oraz deklaracji rozliczeniowych do ZUS ze względu na złożoną strukturę stowarzyszenia (licencja wielofirmowa),
- możliwość ewidencjonowania umów cywilnoprawnych z uwzględnieniem różnych stawek wynagrodzenia ze względu na różny rodzaj oraz miejsce świadczenia usług przez pracowników stowarzyszenia,
- Konfiguracja dedykowanych elementów wynagrodzenia związanych ze specyfiką funkcjonowania jednostek medycznych ,
- Możliwość ewidencjonowania pracowników zewnętrznych i rozliczania ich z różnymi stawkami wynagrodzenia ze względu na różny rodzaj oraz miejsce świadczenia usług przez pracowników jednostek medycznych,
- Dedykowane taski umożliwiające informowanie o kończących się dokumentach związanych z funkcjonowaniem pracownikach w jednostce medycznej np. prawo wykonywania zawodu czy Ubezpieczenie OC pracowników zewnętrznych,
- Wdrożeniowe sposoby rozliczenia uwzględniając specyfikę rozliczania ze względu na złożoną strukturę organizacyjną Stowarzyszenia: oddzielnie Stowarzyszenia oraz zakładu Centrum Opieki Paliatywnej.
2.Księgowość
Dla podmiotu leczniczego został wdrożony dedykowany plan kont, w pełni zgodny z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Zdrowia. Plan kont uwzględniał specyfikę działalności medycznej, w tym rozdzielenie kosztów działalności leczniczej, pomocniczej oraz administracyjnej.
Zaprojektowano podzielnik listy płac uwzględniający podział na jednostki organizacyjne, takie jak oddziały pielęgniarskie czy administrację. Podzielnik obejmował również szczegółowe składniki wynagrodzeń, w tym wynagrodzenia świąteczne, dodatki nocne i dyżury, co umożliwiło prawidłowe księgowanie.
W ramach projektu opracowano algorytm matrycy na dokumentach do automatycznego rozksięgowywania not obciążeniowych wg podzielnika na odpowiednie konta księgowe.
Opracowano dedykowane definicje wraz ze schematem księgowym, poleceń księgowania listy płac, przeznaczone do obsługi szczególnych przypadków przeksięgowań wynagrodzenia. Dodatkowo w tym wdrożono PK pochodne obejmujące podatek oraz składki ZUS. Mechanizm ten umożliwił uporządkowanie rozliczeń pomiędzy jednostkami organizacyjnymi.
Stworzono dedykowany worker generujący specjalne polecenia księgowania dla darowizn widocznych na wyciągach bankowych. Mechanizm rozpoznaje darowizny na podstawie zdefiniowanych słów kluczowych w opisie operacji bankowej oraz automatycznie rozlicza PK z odpowiednim wyciągiem bankowym, eliminując konieczność ręcznej identyfikacji wpłat. Rozwiązanie umożliwia automatyczne księgowanie przychodów z tytułu darowizn oraz identyfikację osób dokonujących wpłat, co pozwala na dalsze wykorzystanie tych danych w raportach.
3.Handel
Dostosowano moduł handlowy do specyfiki rozliczeń sprzedażowych realizowanych na rzecz Narodowego Funduszu Zdrowia. W ramach prac uwzględniono odmienny charakter faktur NFZ.
4.Księga Inwentarzowa
W księdze inwentarzowej opracowano dedykowany podzielnik uwzględniający lokale jednostki leczniczej. Zastosowanie takiego rozwiązania umożliwiło prawidłowe i automatyczne naliczanie amortyzacji z przypisaniem kosztów do właściwych centrów kosztów i kont księgowych podczas dekretacji dokumentu w ewidencji dokumentów.
Dostosowano kartotekę środka trwałego w taki sposób, aby jednoznacznie identyfikowała, czy dany składnik majątku został sfinansowany z dotacji. Informacja ta została uwzględniona na poziomie danych podstawowych środka trwałego, co umożliwiło dalsze automatyczne wykorzystanie jej w procesach księgowych. Dzięki temu ro
Efekty wdrożenia:
Operacyjne:
- skrócenie czasu procesowania dokumentów oraz danych kadrowo-płacowych,
- redukcja błędów wynikających z ręcznej pracy,
- szybsze rozliczenia i większa przejrzystość operacji płatniczych,
- połączenie systemu ERP z aplikacjami zewnętrznymi,
- licencja wielofirmowa pozwala na dostęp z jednego miejsca zarówno do Olsztyńskiego Stowarzyszenia Hospicyjnego Palium oraz zakładu leczniczego Centrum Opieki Paliatywnej oraz wprowadzanie i analizę danych dla tych podmiotów i zakładów leczniczych.
Strategiczne:
- obsługa procesów kadrowo-płacowo-księgowych w ramach jednego systemu ERP,
- pełna kontrola nad danymi finansowanymi dzięki przechowywaniu danych w jednej aplikacji,
- możliwość efektywniejszego wykorzystania czasu pracy pracowników,
- przygotowanie klienta na dalszy rozwój.
Długoterminowe:
- mniejsza zależność od działań manualnych i mniejsze ryzyko błędów ludzkich,
- stabilny fundament do automatyzacji kolejnych procesów oraz kolejnych modułów w systemie ERP takich jak np. pulpit kierownika i pracownika,
- elastyczność we wprowadzaniu nowych źródeł sprzedaży i typów dokumentów.
