Szczeciński Park Naukowo -Technologiczny Sp. z o.o.
Wdrożenie systemu ERP enova365 w branży budownictwo i nieruchomości

Przebieg wdrożenia:

Wybrano system enova365 wdrożono moduły: Nieruchomości, Handel oraz Księga Handlowa i Księga Inwentarzowa.

W pierwszym etapie poświęcono uwagę obsłudze moduł Nieruchomości oraz Handel, zapewniając pełną ewidencję usług związanych z najmem nieruchomości i szeroko pojętym prowadzeniem nowoczesnego Parku Naukowo-Technologicznego. 

Prowadzenie Parku Naukowo-Technologicznego 

To cały wachlarz funkcjonalności w oparciu o moduły Nieruchomości oraz Handel, do których należą Usługi związane z Najmem:

• Najem powierzchni biurowej, Najem miejsc parkingowych, Najem pomieszczeń magazynowych, Najem pomieszczenia gastronomicznego, Najem szafek odzieżowych, Wynajem sal konferencyjnych, Obsługa liczników mediów, Usługi coworkingu 

oraz obsługa świadczenia zaawansowanych Usług IT:

• Wynajem powierzchni serwerowni, Dzierżawa serwerów wirtualnych oraz fizycznych Usługi dostępu do Internetu, Wynajem sprzętu IT, Usługi kolokacji, Dzierżawa światłowodów, Hosting www, Domeny Internetowe

Oraz inne wymagające zagadnienia świadczonych w kampusie SPNT zaawansowanych usług:

• Usługi biura wirtualnego – wykorzystanie mechanizmu: fakturowanie na podstawie umów cyklicznych, bez powiązania z modułem nieruchomości.
• IOD – Inspektor Ochrony Danych – wykorzystanie mechanizmu: fakturowanie na podstawie umów cyklicznych, bez powiązania z modułem nieruchomości.
• Organizacja Konwentów, Kongresów – fakturowane bez relacji do umów cyklicznych.
• Usługi pozostałe - fakturowane bez relacji do umów cyklicznych.

Korzyści:

SPNT poszukiwało narzędzi do zarządzania oraz obsługi sprzedaży związanej z kilkoma budynkami oraz parkingiem podziemnym i zleciło KOMAKO przygotowanie konfiguracji w enova365 w zakresie:

• prowadzenie rejestru posiadanych nieruchomości: strukturę nieruchomości SPNT w formie drzewa odzwierciedla zbudowana w enova365 struktura nieruchomości; widok pozwala w szybki sposób zidentyfikować zależności między obiektami. Dodatkowo prowadzony jest rejestr obiektów w formie listy, gdzie po zastosowaniu filtrów można wyodrębnić obiekty według typu oraz dostępności.
• przechowywanie pożądanych informacji o obiektach w jednym miejscu - dzięki skonfigurowanym, spersonalizowanym formularzom dla obiektów.
• kontrola dostępności obiektów: najem w enova365 powstaje do konkretnego obiektu w strukturze nieruchomości, blokując jego dostępność w danym okresie.
• możliwość ustalenia, z poziomu widoku struktury nieruchomości, jaki Kontrahent aktualnie wynajmuje dany obiekt.
• możliwość wystawiania faktur sprzedaży dla najmu o zróżnicowanym okresie najmu - w zależności od typu obiektu np. godzina, dzień, miesiąc, pół roku, rok.
• zawieranie umów z różnym okresem obowiązywania: na czas określony i nieokreślony. 
• zadbanie o możliwość wynajęcia przez jednego Najemcę kilku obiektów - potrzeba wystawienia jednej zbiorczej faktury sprzedaży.
• ewidencjonowanie zawartych umów z Najemcami - z możliwością podpięcia załączników, na bazie, których wystawiane są dokumenty rozliczeniowe.
• konfiguracja dedykowanych definicji – dla Najmu, Umów cyklicznych, Umów jednorazowych oraz definicji faktur sprzedaży oraz korekt z zachowaniem specyfiki rozliczeń, właściwej dla danego typu obiektów.
• zadbanie o indywidualne warunki płatności dla umowy - Formularze umów wzbogacono o pola własne – dodano dodatkowy opis oraz informacje dotyczące płatności jak: sposób zapłaty, termin czy rachunek bankowy – gdzie ich zawartość niekoniecznie musi być zgodna z zapisami na karcie Kontrahenta.
• zindywidualizowanie parametrów fakturowania oraz obsłużenia określonych zdarzeń dla zawartych umów cyklicznych
• wysyłka elektroniczna faktur sprzedaży
• rozliczanie mediów znajdujących się na terenie nieruchomości