Przebieg wdrożenia:
PHU Elkor rozważał kilka systemów ERP dostępnych na rynku. Kluczowymi kryteriami wyboru były:
- zgodność z Pakietem Mobilności,
- możliwość integracji z używanym już w firmie systemem 4Trans,
- elastyczność konfiguracji oraz wsparcie ze strony dostawcy.
Ostateczny wybór padł na system enova365, rekomendowany przez Autoryzowanego Partnera –
firmę Tradiss Piotrowski-Iwaniuk Spółka Jawna.Przed decyzją o wdrożeniu Tradiss przeprowadził dokładną analizę potrzeb PHU Elkor oraz zaprezentował pełne możliwości systemu podczas dedykowanej prezentacji funkcjonalności systemu.
Proces wdrożenia systemu enova365 rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej. Celem analizy było zidentyfikowanie krytycznych obszarów działalności oraz potrzeb specyficznych dla branży transportowej. W kolejnym etapie zaprezentowano możliwości systemu enova365, a następnie przygotowano plan wdrożenia podzielony na kilka etapów.
Zakres wdrożenia objął kluczowe moduły:
- Kadry i Płace – umożliwiające kompleksowe zarządzanie wynagrodzeniami,
- Pracownicy Eksportowi – służący do rozliczania kierowców pracujących za granicą,
- Czas Pracy (XML) – do automatycznego importu danych z urządzeń tachograficznych,
- 4Trans (Tachoscan) – dla zapewnienia zgodności z czasem jazdy i odpoczynku,
- Eksporty Dekretów List Płac – dla płynnej integracji z księgowością zewnętrzną,
- Pakiet Mobilności – odpowiadający na wymagania wynikające z prawa unijnego.
Każdy z zaproponowanych oraz wdrożonych modułów odpowiadał na konkretną potrzebę klienta – np. moduł 4Trans pozwolił na automatyzację przetwarzania danych z tachografów, co wcześniej wykonywano ręcznie.
Proces wdrożenia trwał łącznie około trzech miesięcy i przebiegał etapami:
1.Etap przygotowawczy– analiza procesów, migracja danych kadrowych i płacowych.
2.Etap implementacji – konfiguracja modułów: Kadry i Płace, Pracownicy Eksportowi, Czas Pracy (import danych z plików XML), 4Trans (Tachoscan), Eksporty Dekretów List Płac oraz Pakiet Mobilności.
3.Etap testów i szkoleń – testowanie integracji, szkolenia dla użytkowników końcowych.
4.Start produkcyjny – uruchomienie systemu i bieżące wsparcie.
Firma Tradiss zapewniała pełne wsparcie merytoryczne i techniczne Klientowi, a także przygotowała zestaw raportów i mechanizmów dostosowanych do specyfiki Elkoru, m.in. rejestr wydań odzieży roboczej z przypisaniem ryczałtów czy niestandardowe algorytmy wynagrodzeń dla kierowców pracujących w różnych systemach czasu pracy.
Efekty wdrożenia
Wdrożenie systemu enova365 przyniosło firmie PHU Elkor szereg realnych i wymiernych korzyści:
- automatyzacja wielu procesów administracyjnych i kadrowych,
- znaczne ograniczenie błędów ludzkich w dokumentacji i naliczaniu wynagrodzeń,
- zgodność rozliczeń płacowych z aktualnymi przepisami, w tym z wymaganiami Pakietu Mobilności,
- możliwość elastycznego dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb firmy,
- usprawnienie komunikacji między działami oraz zewnętrznymi systemami (np. 4Trans, księgowość).
Dzięki wdrożeniu systemu enova365 firma PHU Elkor zyskała stabilne, elastyczne i zautomatyzowane środowisko pracy.
System zapewnia bezpieczeństwo w zakresie zgodności z przepisami, a jego skalowalność pozwala planować kolejne etapy cyfryzacji.
Firma zamierza dalej rozwijać integracje systemowe oraz optymalizować procesy administracyjne, korzystając z rosnących możliwości enova365.
Dzięki integracji enova365 z programem 4Trans, umożliwiono automatyczne importowanie informacji o dietach, dodatkach i czasie pracy kierowców.
To rozwiązanie:
- znacząco zmniejszyło liczbę błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych,
- przyspieszyło pracę działu kadr i płac,
- zapewniło zgodność z unijnymi przepisami, w tym z Pakietem Mobilności,
- zwiększyło efektywność i bezpieczeństwo procesów kadrowo-płacowych.
