Przebieg wdrożenia:

I. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemu

Realizacja projektu przebiegała w kilku uporządkowanych etapach. Na początku przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb klienta, której celem była identyfikacja kluczowych procesów oraz oczekiwań poszczególnych działów firmy. Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu.

II. Szkolenia i współpraca zespołów

Równolegle z konfiguracją systemu prowadzono szkolenia dla użytkowników końcowych, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie.

III. Testy i uruchomienie produkcyjne

Po zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne  poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem.

Efekty wdrożenia 

• Usprawnienie zarządzania czasem pracy. 

Przed wdrożeniem dane dotyczące obecności pracowników były co prawda pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały one postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był intuicyjny ani wygodny, co wpływało na czasochłonność i zwiększało ryzyko pomyłek przy interpretacji danych.

• Minimalizacja błędów administracyjnych.

Zautomatyzowanie procesu przesyłania i przetwarzania danych przyniosło szereg korzyści. Wyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów. Bezpośrednim efektem tej zmiany była poprawa jakości i dokładności danych kadrowo-płacowych, a tym samym wzrost ich spójności i wiarygodności.

• Przejrzysty proces planowania. 

Automatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Dział kadr zyskał natychmiastowy dostęp do rzetelnych, aktualnych danych w bardziej przyjaznym i intuicyjnym środowisku, co znacząco ułatwiło podejmowanie decyzji oraz prowadzenie ewidencji. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy.

• Wzrost efektywności działu HR. 

Najbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy. zarówno pracowników etatowych jak i agencyjnych. Ta oszczędność przełożyła się na zwiększenie efektywności pracy całego działu HR, pozwalając zespołowi skupić się na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji.

Korzyści z integracji:

• Dwukierunkowy przepływ danych – informacje o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP.
• Znaczne skrócenie czasu rozliczeń – proces ewidencjonowania obecności został istotnie skrócony.
• Automatyczne rozliczanie czasu pracy – dane z Systemu Kontroli Dostępu są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych.
• Większa dokładność danych – automatyczne przesyłanie informacji minimalizuje ryzyko pomyłek.
• Lepsza kontrola nad zasobami ludzkimi – kadra kierownicza uzyskała dostęp do aktualnych informacji o czasie pracy zespołów.

Wdrożenie systemu enova365 przyniosło firmie Martex Logistics szereg wymiernych korzyści operacyjnych. Przede wszystkim zwiększyło się tempo obsługi procesów kadrowo-płacowych, co pozwoliło na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich. Automatyzacja ograniczyła liczbę błędów, a integracja z systemem rejestracji czasu pracy pozwoliła na sprawniejsze rozliczanie godzin zarówno pracowników etatowych jak i agencyjnych.  Z perspektywy strategicznej firma zyskała narzędzie, które umożliwia szybki dostęp do precyzyjnych danych, wspierając proces podejmowania decyzji. Dzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności firmy na rynku.