Przebieg wdrożenia:

W ramach wdrożenia systemu enova365 zaimplementowano szereg modułów i rozszerzeń, które usprawniły kluczowe procesy kadrowo-płacowe oraz obieg dokumentów w organizacji. Rozwiązanie to umożliwiło automatyzację i optymalizację operacji związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz procesami administracyjnymi. 

Moduł Kadry i Płace. Moduł ten został wdrożony w celu usprawnienia procesów związanych z zarządzaniem personelem i naliczaniem wynagrodzeń. Kluczowe elementy konfiguracji obejmowały:

- Definiowanie i konfigurację elementów wynagrodzenia, w tym dodatków automatycznych, wyliczanych za pomocą zdefiniowanych algorytmów.

- Zautomatyzowane mechanizmy importu danych o nieobecnościach pracowników bezpośrednio z systemu PUE ZUS, co znacznie usprawniło proces zarządzania absencjami.

- Ewidencję danych kadrowych, obejmującą kompleksowe zarządzanie danymi personalnymi.

- Automatyzację naliczania wynagrodzeń zapewniającą zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi.

Dodatek do modułu Kadry i Płace – „Pracownicy Eksportowi” Wdrożony dodatek umożliwił kompleksową obsługę pracowników delegowanych za granicę poprzez:

- Konfigurację dodatkowych elementów wynagrodzenia oraz diet, dostosowanych do przepisów dotyczących delegacji międzynarodowych.

- Automatyczne naliczanie wynagrodzeń dla pracowników oddelegowanych, zgodnie z wymaganiami podatkowymi i ubezpieczeniowymi obowiązującymi w kraju delegowania.

Dzięki zastosowanym rozwiązaniom system enova365 w znacznym stopniu usprawnił zarządzanie procesami kadrowymi oraz obiegiem dokumentów w organizacji. Automatyzacja kluczowych operacji pozwoliła na zwiększenie efektywności, eliminację błędów oraz poprawę komfortu pracy zarówno dla działu HR, jak i dla pracowników oraz kadry menedżerskiej.

Pulpity Pracownika i Kierownika. Zaimplementowanie tego modułu pozwoliło na cyfryzację i optymalizację procesów obiegu wniosków pracowniczych oraz usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami, kadrą kierowniczą oraz działem HR. Wdrożone funkcjonalności obejmowały:

- Konfigurację e-wniosków pracowniczych, w tym wniosków urlopowych, delegacyjnych oraz wniosków o premie i inne dodatki płacowe.

- Zdefiniowanie oczekiwanego obiegu dokumentów w systemie zgodnie z wewnętrzną strukturą organizacyjną firmy, co zapewniło płynność akceptacji i rozpatrywania wniosków.

Wykorzystane dedykowane rozwiązania autorstwa Tradiss

Dzięki wdrożonym rozwiązaniom firma uzyskała znaczne usprawnienia w zarządzaniu procesami kadrowymi, minimalizując ryzyko błędów i poprawiając efektywność działania systemu enova365.

Moduł Kadry i Płace

- Autorskie rozszerzenia usprawniające kontrolę wprowadzanych danych przez kierowników.

- Mechanizm szczegółowego podziału kosztów według projektów.

- Dodatkowe raporty wynagrodzeń wymagane do wyliczenia podatków zagranicznych.

- Algorytmy automatycznie rozliczające czas pracy zgodnie z regulacjami obowiązującymi w krajach delegowania pracowników.

- Dodatkowe limity urlopowe i nieobecności zagraniczne wraz z powiązanymi elementami wynagrodzenia oraz algorytmami naliczającymi te limity w sposób automatyczny.

Pulpity Pracownika i Kierownika

- Rozszerzone zestawienie czasu pracy umożliwiające precyzyjną ewidencję i kontrolę czasu pracy, nadgodzin, projektów oraz wybranych nieobecności przez kierowników.

- Dodatkowe listy umożliwiające wprowadzanie diet bezpośrednio z poziomu Pulpitu Kierownika.

- Dodatkowe e-wnioski grupowe dotyczące dodatków i premii z wielostopniowym procesem akceptacji.

- Zestawienie szacunkowych kosztów według projektów, które umożliwia kierownikom precyzyjną kontrolę wydatków.

- E-wnioski obsługujące zagraniczne nieobecności na Pulpicie Pracownika.

Efekty wdrożenia 

• Redukcja kosztów przesyłek pocztowych

Dzięki wdrożeniu modułów Pulpitu Pracownika i Pulpitu Kierownika firma znacznie ograniczyła wydatki związane z tradycyjną korespondencją. Proces wymiany informacji między kierownikami budów a działem Kadr i Płac został w większości zdigitalizowany, co usprawniło komunikację i skróciło czas obiegu dokumentów.

• Większa kontrola ewidencji czasu pracy

System enova365 pozwolił na dokładniejsze monitorowanie czasu pracy pracowników. Dodatkowo umożliwił rozliczanie kosztów według poszczególnych projektów, co poprawiło przejrzystość finansową i ułatwiło planowanie zasobów.

• Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Dzięki wdrożeniu enova365 wiele rutynowych czynności zostało zautomatyzowanych, co pozwoliło zminimalizować ryzyko błędów oraz skrócić czas realizacji kluczowych zadań administracyjnych. Efektem jest szybsza obsługa pracowników i większa efektywność działania całego działu kadr.

• Optymalizacja kosztów utrzymania systemu

Nowe rozwiązanie pozwoliło znacząco zmniejszyć koszty obsługi systemu IT. Jednocześnie enova365 gwarantuje pełną zgodność z obowiązującymi w Polsce przepisami, co eliminuje ryzyko opóźnień czy problemów związanych z aktualizacją prawa.

• Zwiększenie efektywności organizacji

Wdrożenie enova365 przyniosło nie tylko oszczędności finansowe, ale również poprawiło komfort pracy zespołu i usprawniło zarządzanie kapitałem ludzkim. Firma zyskała nowoczesne narzędzie, które wspiera dalszy rozwój i umożliwia szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe.