Przebieg wdrożenia
Projekt rozpoczął się od szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, w trakcie której:
- zmapowano istniejące procesy kadrowo-płacowe,
- określono docelowy model organizacyjny,
- zdefiniowano strukturę uprawnień i centrów kosztów,
- ustalono harmonogram przejęcia obsługi od biura rachunkowego.
Wdrożenie zostało zaplanowane w modelu równoległym – w okresie przejściowym wynagrodzenia były naliczane zarówno w dotychczasowym systemie, jak i w enova365. Pozwoliło to na bezpieczne przejęcie procesu i weryfikację poprawności naliczeń.
Start produkcyjny systemu zaplanowano na I kwartał 2025 roku,
Wdrożenie objęło moduł Kadry i Płace systemu enova365 w wersji platynowej dla trzech spółek funkcjonujących w jednej bazie systemowej.
Zakres funkcjonalny obejmował:
- pełną ewidencję danych kadrowych,
- obsługę umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz współpracowników B2B,
- naliczanie list płac (etatowych, cywilnoprawnych i dodatkowych),
- ewidencję czasu pracy i nieobecności,
- obsługę PPK,
- generowanie deklaracji ZUS i PIT,
- obsługę wypłat wynagrodzeń wraz z eksportem przelewów do banku,
- migrację danych kadrowych z systemu zewnętrznego,
- szkolenia użytkowników końcowych.
Efekty wdrożenia:
Po wdrożeniu enova365 klient uzyskał:
- pełną kontrolę nad procesami kadrowo-płacowymi wewnątrz organizacji,
- jedno, spójne źródło danych dla HR i finansów,
- automatyczne naliczanie wynagrodzeń i deklaracji,
- możliwość obsługi wielu spółek i form zatrudnienia w jednym systemie,
- uporządkowaną strukturę kosztową pod rozliczenia projektowe,
- przygotowaną platformę do dalszego rozwoju funkcji HR.
Wdrożenie stało się fundamentem do dalszej digitalizacji procesów personalnych w grupie kapitałowej.
W ramach wdrożenia skonfigurowano również automatyczne naliczanie wybranych składników wynagrodzeń w oparciu o standardowe algorytmy systemowe, m.in. ryczałtów samochodowych, rozliczeń pracy zdalnej oraz benefitów pozapłacowych.
Wdrożenie zostało zrealizowane głównie w oparciu o standardową funkcjonalność systemu, z minimalną ingerencją w istniejące procesy biznesowe klienta.
