Harmonogram i integracja
Projekt realizowano etapami, minimalizując wpływ na bieżącą działalność firmy:
- Grudzień 2023: wdrożenie podstawowego modułu Kadry i Płace – automatyzacja naliczania wynagrodzeń, deklaracji ZUS/PIT/GUS.
- Styczeń 2025: uruchomienie Czasu Pracy (ewidencja wielozmianowa, RCP), Eksportów Dekretów List Płac i Importów/Eksportów Księgowych
- Listopad 2025: Dodanie Pulpitu Pracownika (trzy języki: PL/EN/UA), Pulpitu Kierownika i modułu Delegacje Służbowe domknęło pełną automatyzację.
Integracja zapewnia dwukierunkowy przepływ danych między kadrami, płacami, delegacjami i księgowością, z zachowaniem zgodności z polskimi przepisami (ZUS, PIT, GUS) oraz obsługą delegacji zagranicznych – w tym przeliczaniem kosztów według właściwych kursów walut.
Do głównych wyzwań wdrożenia należała migracja danych historycznych ze starego do nowego systemu oraz konfiguracja tabel, diet, limitów i schematów księgowych. Ryzyka regulacyjne, takie jak zmiany w prawie pracy, podatkach czy zasadach rozliczania delegacji, zostały ograniczone dzięki parametryzowalnym tabelom stawek, kursów walut i reguł rozliczeniowych oraz możliwości szybkiej aktualizacji systemu enova365.
Opis wdrożenia enova365 w ELSTEEL-Poland Sp. z o.o.
Wdrożenie systemu enova365 Kadry i Płace w ELSTEEL-Poland Sp. z o.o. realizowane przez partnera wdrożeniowego Edat.pl było wieloetapowym projektem transformacji procesów HR, który zastąpił ręczne rozliczenia kompleksową automatyzacją kadrowo-płacową, ewidencją czasu pracy, delegacjami służbowymi i integracją z księgowością.
Pani Ewa Ficoń pełniła kluczową rolę partnera wdrożeniowego, dostarczając specjalistyczną wiedzę w zakresie systemów ERP enova365 dostosowanych do firm produkcyjnych z międzynarodową strukturą organizacyjną. Zespół Edat.pl odpowiadał za:
Analizę przedwdrożeniową: identyfikację procesów kadrowo-płacowych, mapowanie wymagań (wielozmianowa produkcja, delegacje, zgodność ZUS/PIT) i projektowanie konfiguracji systemu. Edat.pl opracował harmonogram i plan wprowadzania zmian, w tym szkolenia dla pracowników HR/IT.
Dobór i konfigurację modułów: wdrożenie Kadry i Płace + dodatków (Czas Pracy, Importy/Eksporty Księgowe, Eksporty Dekretów, Delegacje Służbowe, Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika) z parametryzacją tabel, diet, schematów księgowych i wielowalutowości.
Migrację danych: Przeniesienie historycznych danych ze starego systemu informatycznego do enova365, w tym ewidencji pracowników, list płac i rozliczeń delegacyjnych.
Integracje i testy: Dwukierunkowe połączenia z Programem Płatnik, księgowością (TXT/XML/EDI) oraz testy akceptacyjne użytkowników : działu HR i finansów.
Dzięki doświadczeniu Edat.pl wdrożenie uwzględniało lokalne uwarunkowania prawne oraz specyfikę międzynarodowej grupy kapitałowej. Partner zapewnił nie tylko instalację systemu, ale kompleksowe doradztwo w optymalizacji procesów HR, co przełożyło się na mierzalne oszczędności czasu (naliczanie płac, delegacje) i redukcję błędów.
Efekty wdrożenia:
Wdrożenie enova365 przyniosło natychmiastowe usprawnienia w codziennych procesach HR, mierzone konkretnymi wskaźnikami:
- Skrócenie czasu naliczania list płac z kilku dni roboczych do kilku minut: dzięki automatyzacji listy płac nalicza się bardzo szybko z możliwością wielokrotnego przeliczania i eliminacją żmudnych, ręcznych korekt.
- Redukcja błędów: Spadek liczby błędów w rozliczeniach o 80-90%, szczególnie przy nadgodzinach, delegacjach wielowalutowych i ZUS ( mniej kar i nad-/niedopłat).
- Automatyzacja delegacji i wniosków: pracownicy samodzielnie składają wnioski urlopowe/delegacyjne przez Pulpit Pracownika (dostępny w jeżykach PL/EN/UA), kierownicy akceptują online – 75% mniej czasu potrzeba na obieg dokumentów
- Firma zyskała też możliwość dokładnej analizy kosztów osobowych i delegacji według pracowników, krajów i rodzajów wyjazdów. To ułatwia pilnowanie wydatków, planowanie budżetów i szybsze zamykanie okresów finansowych, a w efekcie przynosi znaczące oszczędności pieniędzy.
