więcej niż ERP

Grupy VAT – korzyści z grup VAT, o których musisz wiedzieć

Grupy VAT – korzyści z grup VAT, o których musisz wiedzieć

Zmiany w VAT od 2022 roku, jakie wprowadził Polski Ład, nie pozwalają jeszcze na utworzenie grup VAT – będzie to możliwe jednak od 1 stycznia 2023 r. Kto może należeć do grupy VAT? Jakie są korzyści z takiego rozwiązania? Poznaj najnowsze wyjaśnienia Ministerstwa Finansów.

Spis treści:

Grupy VAT – co to jest i kogo to dotyczy?

Czym jest grupa VAT? Przepisy określają taką grupę jako prawną formę współpracy dla celów VAT. Innymi słowy, jako szczególny rodzaj podatnika, istnieje ona wyłącznie dla celów wspólnego rozliczania podatku VAT. Natomiast każdy z podmiotów wchodzących w skład grupy samodzielnie rozlicza się z podatku CIT.

Jakie podmioty mogą utworzyć grupę VAT?

Według ustawy o VAT do jednej grupy VAT mogą należeć podmioty, które są powiązane:

  • finansowo,
  • ekonomicznie,
  • organizacyjnie.

Co ważne, wszystkie te trzy czynniki muszą wystąpić jednocześnie. Co więcej, główny przedmiot działalności członków grupy VAT powinien mieć taki sam charakter, a działalność gospodarcza prowadzona przez poszczególne podmioty w grupie powinna być w całości lub w dużej mierze wykorzystywana przez pozostałych członków tej grupy.

Dodatkowo, członkami grupy mogą być wyłącznie podatnicy, którzy mają swoją siedzibę na terytorium Polski lub posiadają tu oddział, za pośrednictwem którego prowadzą tu działalność.

Warto pamiętać, że podatnik VAT może być członkiem tylko jednej grupy VAT, a grupa VAT nie może być członkiem innej grupy VAT.

Kogo dotyczy wejście w życie grup VAT?

Warto sobie uświadomić, że choć tylko część firm będzie członkami grup VAT, nowelizacja VAT do pewnego stopnia będzie dotyczyć wszystkich firm – zarówno członków grup VAT, jak i podmiotów, które w grupie nie są. Wyjaśnia to poniższy przykład.

PRZYKŁAD: Jeżeli jako firma, która nie jest członkiem grupy VAT, wejdziesz w transakcję z członkiem takiej grupy, to na fakturach, jako dane kontrahenta będą dane grupy. Jest tak, bo dokumenty wystawiane przez i dla członków grupy VAT muszą zawierać dane grupy VAT – jej nazwę i NIP. Oznacza to więc, że w wykazie podatników VAT trzeba zweryfikować grupę VAT, a nie podmiot, z którym Twoja firma zawarła transakcję. 

Powyższy przykład pokazuje więc, że nie tylko członkowie grup VAT, ale także pozostałe firmy będą potrzebować systemu ERP, który pozwoli na obsługę grup VAT.

Grupy VAT – od kiedy wejdą w życie? 

Choć pierwotnie planowano, że zmiana ustawy o VAT wprowadzająca przepisy o grupach VAT zacznie obowiązywać jeszcze w 2022 r., wejdzie w życie 1 stycznia 2023 r. Dało to przedsiębiorcom więcej czasu na to, by ocenić, czy takie zmiany w VAT będą dla nich korzystne i czy chcą utworzyć grupę VAT.

Korzyści z grup VAT

Jakie są korzyści założenia grupy VAT? Przepisy o podatku od towarów i usług stanowią, że podmioty wchodzące w skład grupy VAT będą stanowiły jednego podatnika VAT. Członkostwo w grupie VAT umożliwi więc neutralne rozliczanie podatku od towarów i usług wśród członków danej grupy. Przełoży się to na mniej obowiązków administracyjnych i efektywniejsze przepływy pieniężne.

Mniej obowiązków administracyjnych dla członków grupy VAT

Po pierwsze, zmiana ustawy o VAT pozwala członkom grupy VAT na nierozliczanie się na podstawie faktur VAT. Nie trzeba więc odprowadzać podatku VAT od transakcji, które dotyczą wyłącznie podatników, będących członkami tej grupy. Przestaje również obowiązywać konieczność stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment), czy weryfikacji kontrahenta w wykazie podatników.

Co więcej, choć członkowie grupy VAT są zobowiązani do prowadzenia ewidencji transakcji wewnątrz grupy, mogą wystawiać sobie wzajemnie dokumenty w ogóle bez VAT (np. noty księgowe lub inne rodzaje dokumentów). Ustawodawca nie określił na razie sposobu prowadzenia tej ewidencji. 

Do redukcji liczby obowiązków członków grup VAT przyczyni się także to, że podatnikiem jest grupa VAT jako całość. Za grupę składany jest więc jeden zbiorczy plik JPK_VAT, zamiast odrębnych plików JPK dla każdego podmiotu.

Poprawa płynności finansowej

Członkowie grupy VAT będą mogli elastycznie zarządzać podatkiem naliczonym, co może pozytywnie wpłynąć na ich cash-flow. Na przykładzie wyjaśnia to Ministerstwo Finansów.

Jeśli dany podmiot przed przystąpieniem do grupy VAT regularnie miał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, to wówczas musiał oczekiwać na zwrot VAT – standardowo do 60 dni. Gdy firma ta wejdzie do grupy, która jako całość wykazuje nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym, to wówczas ten podatek wykazywany wcześniej jako VAT do zwrotu będzie „na bieżąco” uwzględniany w rozliczeniach grupy. W efekcie, podmioty działając jako grupa VAT per saldo efektywniej „wykorzystują” VAT naliczony i żaden z podmiotów nie czeka na zwrot VAT. “

Ministerstwo Finansów zaznacza też, że

 „rozwiązanie jest również korzystne dla podmiotów, które przed wejściem do grupy nie miały prawa do odliczenia podatku naliczonego, z uwagi na wykonywanie świadczeń wykluczających to prawo (np. zwolnionych z VAT usług finansowych)”.

Członkostwo w grupie VAT – na jakich zasadach? 

Umowa o utworzeniu grupy VAT

Nowelizowana ustawa o podatku od towarów i usług reguluje także kwestię umowy o utworzeniu grupy VAT. Niezbędna do uznania grupy VAT za podatnika jest pisemna umowa. Taka umowa powinna zawierać:

  • dokładną nazwę grupy VAT z oznaczeniem GV lub grupa VAT,
  • dane identyfikacyjne podmiotów, które prowadzą działalność gospodarczą w ramach grupy,
  • informacje o wysokości kapitału zakładowego każdego z podmiotów,
  • określenie kto jest przedstawicielem grupy VAT,
  • dane pozwalające na identyfikację tych akcjonariuszy lub udziałowców, którzy posiadają ponad 50% akcji (udziałów),
  • informacje o czasie, na jaki grupa została powołana.

Rejestracja grupy VAT 

Przepisy stanowią, że w umowie o utworzeniu grupy VAT należy wskazać dzień, od którego rozpocznie ona działalność. Jednak są pewne ograniczenia z tym związane, bo w celu utworzenia grupy VAT przedstawiciel tej grupy musi dokonać zgłoszenia rejestracyjnego.

Do zgłoszenia ma on obowiązek dołączyć zawartą umowę. Te dokumenty przedkłada naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na siedzibę przedstawiciela grupy. Dopiero po przeanalizowaniu dostarczonych dokumentów, o ile spełnione zostały wymagania zawarte w ustawie, naczelnik rejestruje nową grupę VAT, jednocześnie wykreślając z rejestru VAT poszczególnych podatników, wchodzących w skład grupy VAT.

Od kiedy grupa VAT staje się czynnym podatnikiem VAT, a czynnymi podatnikami VAT przestają być jej poszczególni członkowie? Ma to miejsce, gdy grupie VAT zostaje nadany NIP, a członkowie posługują się nim na gruncie VAT.

Na jak długo można utworzyć grupę VAT?

Minimalny czas, na jaki można powołać grupę VAT to 3 lata. Jednak okres funkcjonowania grupy VAT można przedłużyć. W tym celu niezbędna jest nowa umowa. Podmiot, który jest przedstawicielem grupy, musi ją złożyć u naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej do 30 dni przed datą wygaśnięcia aktualnie obowiązującej umowy.

Kontynuacja działalności grupy jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy nie wiąże się to ze zmianą podmiotów należących do grupy. Jeśli skład grupy miałby się zmienić, to konieczne jest rozwiązanie dotychczasowej grupy, a następnie powołanie nowej grupy VAT. 

Czy można utracić status grupy VAT jako podatnika?

Okazuje się, że tak. W przypadku pojawienia się zmian skutkujących naruszeniem warunków uznania grupy VAT za podatnika VAT, przedstawiciel takiej grupy ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do naczelnika urzędu skarbowego. Termin na zgłoszenie to 14 dni od daty wystąpienia zmian.

Będzie się to wiązało ze złożeniem deklaracji VAT przez poszczególne podmioty tworzące daną grupę za okres rozliczeniowy, w którym grupa utraciła swój status.

Jeśli wystąpi kwota nadwyżki VAT, to będzie ona do zwrotu na rzecz przedstawiciela danej grupy lub będzie można ją odliczyć w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Natomiast w przypadku, gdy wystąpi niedopłata podatku VAT, to poszczególni członkowie grupy będą solidarnie odpowiadać za zobowiązania tej grupy z tytułu podatku VAT.

Po utracie przez grupę statusu podatnika, jej przedstawiciel będzie uprawniony do dokonania korekt rozliczeń podatku za te okresy rozliczeniowe, w których podatnikiem była dana grupa VAT.

Przepisy przewidują taką możliwość, co świadczy o tym, że ustawodawca liczy się z tym, że część grup może przestać funkcjonować przed upływem 3 lat określonych, jako minimalny czas istnienia grupy.

Grupa VAT a status Podatkowej Grupy Kapitałowej

W pierwotnych propozycjach Ministerstwa Finansów zmiany VAT dotyczące wprowadzenia grup VAT miały być ściśle powiązane z koniecznością posiadania statusu Podatkowej Grupy Kapitałowej na gruncie podatku CIT.

Jednak, takie rozwiązanie ograniczyłoby możliwość skorzystania z przepisów, które wprowadziła nowelizacja VAT, do bardzo wąskiej grupy podmiotów. Na szczęście, ostateczne zmiany w VAT nie zawierają takich obostrzeń, dzięki czemu więcej podatników będzie mogło utworzyć grupy VAT.

Zmiany VAT – jak się przygotować?

Zmiany w VAT od 2022 roku, jakie wprowadził Polski Ład nie pozwalają na utworzenie grup VAT jeszcze w tym roku. Warto jednak przygotować się już na styczeń 2023 r., kiedy wejdzie w życie nowelizacja VAT i zaczną funkcjonować grupy VAT. Jak możesz to zrobić?

  1. Sprawdź, czy możesz zostać członkiem grupy VAT. 

Skorzystaj przy tym z porad prawników lub doradców podatkowych, którzy pomogą Ci w analizie charakteru głównej działalności członków grupy, co jest jedną z przesłanek do utworzenia nowego podatnika na gruncie podatku VAT.

  1. Zadbaj o odpowiednią infrastrukturę informatyczną. 

Upewnij się, że korzystasz z systemu finansowo-księgowego, który ułatwi dostosowanie się do nowych przepisów, takiego jak system ERP enova365. Już od grudnia 2022 r. enova365 będzie oferować funkcje, które ułatwią dostosowanie się do przepisów o grupach VAT. 

  1. Uporządkuj procesy wewnątrz grupy VAT

W szczególności warto przyjrzeć się przepływom pieniężnym. Zwróć też uwagę na inne istotne kwestie organizacyjne.

Grupy VAT występują na terenie całej Unii Europejskiej. Z tego rozwiązania skorzystało tam już wiele firm. Można więc wnioskować, że również w Polsce wiele biznesów postanowi utworzyć grupy VAT. Warto już teraz oszacować korzyści z dołączenia do grupy VAT i dobrze przygotować się na wejście w życie przepisów, także testując moduł Finanse i Księgowość enova365.