Nota uznaniowa występuje przy transakcjach, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Jej wzór nie został określony w prawie, jednak musi ona spełniać pewne wymagania. Dowiedz się więcej na temat tej noty i okoliczności, w jakich można jej użyć.
Spis treści:
- Nota uznaniowa – co to jest?
- Kiedy można wystawić notę uznaniową?
- Nota uznaniowa a obciążeniowa – kto je wystawia?
- Jak wystawić notę uznaniową?
- Nota uznaniowa – księgowanie
- Nota uznaniowa a VAT
- Nota uznaniowa – podsumowanie najważniejszych informacji
Nota uznaniowa – co to jest?
Zanim przejdziemy do wyjaśnienia co to jest nota uznaniowa wyjaśnimy pojęcie noty księgowej, bo nota uznaniowa jest notą księgową – podobnie jak nota obciążeniowa czy nota obciążeniowo-uznaniowa.
Nota księgowa jest dowodem księgowym służącym dokumentowaniu operacji, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji. Stronom biorącym udział w operacji gospodarczej umożliwia na przykład obciążenie kontrahenta, a także uznanie obciążenia. Ponieważ stanowi dowód księgowy może stanowić podstawę zapisów księgowych. Nota księgowa nie jest jednak dokumentem sformalizowanym tak, jak na przykład faktura VAT, a celem jej wystawienia jest dokumentowanie zdarzeń gospodarczych, niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.
Nota uznaniowa jest dokumentem księgowym wystawianym wtedy, gdy zachodzi potrzeba udokumentowania transakcji, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Co do zasady notę księgową wystawia ta strona, która jest inicjatorem transakcji, np. obciążenia kosztami drugiej strony. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby strony umówiły się inaczej.
W związku z tym, że nota uznaniowa nie ma narzuconego z góry wzoru, to dla tego dokumentu stosowane są różne formy graficzne. Popularnym wzorem jest tabelka z kolumną „obciążyliśmy” po lewej stronie i „uznaliśmy” po stronie prawej. Taki wzór może zawierać też nagłówek z hasłem nota uznaniowa. Treść takiego dokumentu znajduje się pomiędzy dwoma skrajnymi kolumnami.
Kiedy można wystawić notę uznaniową?
Wiesz już, że nota uznaniowa jest stosowana do udokumentowania zdarzeń gospodarczych, które zgodnie z przepisami nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Ale kiedy można ją wystawić? Przykłady transakcji, w których można zastosować notę uznaniową to między innymi:
- umorzenie naliczonych odsetek,
- umorzenie naliczonych kar umownych,
- zmniejszenie wysokości odszkodowania,
- anulowanie obciążenia kosztami niepodlegającymi opodatkowaniu,
- wzajemne rozliczenia podmiotów powiązanych w sektorze publicznym.
Nota uznaniowa a obciążeniowa – kto je wystawia?
Najbardziej uniwersalną notą księgową jest nota obciążeniowo-uznaniowa. Jest tak dlatego, że stosując ten sam wzór dokumentu można zarówno obciążyć, jak i uznać kontrahenta. Uznanie oznacza, że wystawca noty ma do uregulowania należność względem odbiorcy noty. Natomiast obciążenie oznacza, że to odbiorca noty powinien zapłacić wystawcy kwotę wskazaną w dokumencie.
W związku z tym notę wystawia ta strona, która jest inicjatorem transakcji opisanej w tym dokumencie. Należy przy tym pamiętać, że chociaż na nocie uznaniowej lub obciążeniowej może być pozostawione miejsce na podpis wystawcy i odbiorcy noty, to jednak podpis na tym dokumencie nie jest wymagany. Wynika to z tego, że zarówno nota uznaniowa, jak i obciążeniowa nie poświadcza o zmianie stanu aktywów i nie jest też dowodem zastępczym.
Jak wystawić notę uznaniową?
W żadnych przepisach nie ma określonego wzoru noty uznaniowej. Jednak musi ona spełniać wymagania określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym artykułem nota uznaniowa jak dokument księgowy musi posiadać określenie rodzaju dowodu oraz numer identyfikacyjny. Powinna też wskazywać strony danej transakcji gospodarczej. Takie określenie stron to nie tylko nazwy obu podmiotów, ale również ich adresy, które powinna zawierać nota uznaniowa.
Treść noty to kolejny element obowiązkowy. Niezbędny jest opis operacji wraz z podaniem jej wartości. Przepisy mówią też, że o ile jest to możliwe, to wartość powinna być określona także w jednostkach naturalnych. Ostatnim elementem wskazanym w przepisach jest data dokonania operacji. Jeżeli nota została sporządzona pod inną datą niż data operacji, to powinna zawierać również datę sporządzenia dowodu.
Ze względu na to, że nota uznaniowa nie dokumentuje żadnej zmiany stanów aktywów ani nie jest też dowodem zastępczym, to nie ma potrzeby składania na niej podpisów wystawcy i odbiorcy. W tym wypadku wystarczą znaki zapewniające ustalenie danych osób odpowiedzialnych za wystawienie dokumentu.
Notę uznaniową można wystawić korzystając z bezpłatnych wzorów zamieszczonych w Internecie. Wypełniając gotowy szablon warto pamiętać, żeby usunąć słowa „nota uznaniowa – wzór”, jeśli taki nagłówek występuje w tym dokumencie. Szablon noty uznaniowej można też stworzyć we własnym zakresie korzystając z edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego. Jednak znacznie lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z gotowych szablonów dostępnych w module Księgowość systemu enova365.
Notę uznaniową trzeba wystawić w dwóch egzemplarzach. Oryginał tego dokumentu jest przeznaczony dla odbiorcy. U wystawcy dowodu pozostaje kopia noty.
Nota uznaniowa – księgowanie
Wymagania wynikające z przepisów prawa musi spełniać każdy dowód księgowy, w tym również nota uznaniowa. Księgowanie tego dokumentu wymaga jednak czegoś więcej. Niezbędne jest wykonanie czynności wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
Przepis ten mówi, że niezbędne jest stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Następuje to poprzez wskazanie miesiąca, w jakim ma zostać zaksięgowana nota uznaniowa. Treść tego dokumentu decyduje o sposobie ujęcia jej w księgach rachunkowych, czyli o dekretacji. Konieczny jest także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Warto zaznaczyć, że w zależności od przeznaczenia danej noty księgowej może ona występować pod różnymi nazwami, takimi jak nota uznaniowa, nota obciążeniowo-uznaniowa czy nota obciążeniowa. Bez względu na nazwę, musi być ona ujęta w księgach rachunkowych lub KPiR, jeśli dana firma nie prowadzi pełnej księgowości.
Przy księgowaniu noty uznaniowej wszystkie wartości w walutach obcych muszą być przeliczone na polskie złote według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Dodatkowo jeśli nota jest sporządzona w języku obcym, to na żądanie biegłego rewidenta, który jest zobowiązany do kontroli ksiąg rachunkowych firmy lub na żądanie innych organów kontroli należy zapewnić wiarygodne tłumaczenie takich dokumentów na język polski.
Nota uznaniowa a VAT
Zarówno przy nocie uznaniowej, jak i nocie obciążeniowej nie występuje podatek VAT. Wszystkie transakcje, które są objęte podatkiem VAT muszą być dokumentowane fakturami. Dotyczy to również sytuacji, w których występuje stawka VAT 0% oraz zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe.
Trzeba przy tym pamiętać, że wszystkie korekty faktur VAT muszą być dokonywane, w zależności od tego, czego dotyczy korekta, poprzez faktury korygujące albo noty korygujące. W tym wypadku nie znajdzie zastosowanie nota uznaniowa lub obciążeniowa. Jest tak z tego względu, że z założenia jest to dokument, przy którym podatek VAT nie występuje.
Noty obciążeniowo-uznaniowe stosowane są w sytuacjach, kiedy trzeba udokumentować transakcje niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. Do takich zdarzeń można zaliczyć:
- obciążenie dłużnika odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań;
- obciążenie kontrahentów karą umowną wynikającą z zapisów umowy,
- dokumentowanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela,
- sprostowanie pomyłek we wcześniejszych dowodach księgowych,
- przenoszenie na nabywcę kosztów, takich jak opłaty skarbowe.
Chociaż wymienione wyżej sytuacje nie zdarzają się zbyt często, to warto wiedzieć o możliwościach, jakie daje wystawienie noty księgowej.
Nota uznaniowa – podsumowanie najważniejszych informacji
Co warto zapamiętać o nocie uznaniowej? Oto zbiór najważniejszych informacji:
- Noty uznaniowe oraz obciążeniowo-uznaniowe to dokumenty księgowe.
- Dokument, na którym można uznać kontrahenta to nota uznaniowa.
- Wzór noty uznaniowej nie został określony w przepisach.
- Taką notę należy wystawić w 2 egzemplarzach.
- Księgowanie noty uznaniowej nie różni się od księgowania innych dokumentów księgowych.
- Nota uznaniowa występuje jedynie przy tych transakcjach, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.
Notę uznaniową najszybciej wystawisz przy pomocy programu księgowego. Przetestuj moduł Księgowość enova365 i zobacz, jak bardzo ułatwia on pracę, nie tylko z notami księgowymi. Sprawnie działający system do rachunkowości pozwoli Ci zarówno wystawiać, jak i księgować noty uznaniowo-obciążeniowe.
